С точки зрения менеджмента информация это

а) объём экономических данных в символах;

б) снятие неопределенности и однообразия;

в) количество документов;

г) количество знаков.

5. К какой информации относится размер (норматив) налога на прибыль?

1. Как Вы понимаете роль и назначение информации в менеджменте?

2. Какие основные требования предъявляются к информации?

3. Что понимается под экономической информацией?

4. Как подразделяется экономическая информация в зависимости от выполняемых функций?

5. В чем состоит сущность коммуникаций в менеджменте?

6. Какое значение для организации имеют ее внешние коммуникации?

7. Почему возникают неформальные коммуникации в организации?

8. Как Вы понимаете невербальные коммуникации?

9. Какие основные типы невербальной коммуникации Вы знаете?

10. В чем сущность коммуникационных сетей?

11. Какие коммуникационные стили Вы знаете?

12. Какие коммуникационные стили чаще всего проявляются в Вашем повседневном общении?

Тема 13. Деловое общение

Общение как важнейшая форма взаимодействия людей. Роль общения в менеджменте. Коммуникации как связующие процесса управления. Особенности делового общения. Важнейшие категории этики. Принципы этики делового поведения руководителя по отношению к подчиненным. Этические нормы и принципы, используемые подчинённым в деловом общении с руководителем. Принципы этики делового общения между коллегами. Роль делового этикета в деловом общении. Переговоры как форма делового общения. Этапы переговорного процесса. Рекомендации успешных переговоров. Структура выступления. Общение по телефону. Телефонный этикет.

Вопросы для самостоятельной подготовки к занятию

1. Особенности делового общения.

2. Закономерности межличностных взаимоотношений.

3. Характеристика основных средств общения. Значение обратной связи в общении.

4. Понятие этики и её важнейшие категории.

5. Этические формы и принципы этики делового поведения руководителя по отношению к подчиненным, подчиненных к руководителю, между коллегами.

6. Понятие делового этикета и его значение в деловом общении.

7. Тактика делового общения:

Общение по телефону.

Задание 1.Практическое занятие «Составляющие факторы делового общения».

Цель — закрепление студентами ранее изученного теоретического материала «Особенности делового общения».

Внимательно прочтите представленные ниже утверждения. Отметьте неверные утверждения и перефразируйте их так, чтобы получились правильные. Ответы должны сопровождаться примерами.

1. Умение слушать необходимо менеджеру.

2. Целью коммуникаций является передача информации.

3. Получателем информации может быть только индивид (подчиненный, руководитель).

4. Декодирование — процесс восприятия.

5. Социальные барьеры мешают профессиональному росту.

6. Взгляд несет очень большую информацию о человеке.

7. Предмет мысли в пределах одного рассуждения должен оставаться неизменным.

8. В деловом общении следует избегать книжных слов.

9. Если изменить своё поведение, то изменится ситуация и реакция партнёра.

10. Регулярные опоздания руководителя говорят о его уверенности и авторитете.

11. Не надевают в деловой обстановке босоножки.

12. Не следует ожидать, что рабочие будут сообщать о своих ошибках руководству.

13. Без нарушения трудовой дисциплины жить невозможно.

14. Как правило, людям не удается контролировать невербальные средства общения, к которым они прибегают.

15. Причиной недопонимания может быть самовлюбленность работника.

16. Бизнес и этика — понятия несовместимые.

17. Недостаток одних качеств сознательно или бессознательно компенсируется другими.

18. Руководителям свойственно недооценивать подчи ненных.

19. Успех коммуникации может зависеть от канала передачи информации.

20. Искажение смысла информации является результатом громоздкой организационной структуры.

Задание 2. Составьте план публичного выступления по теме, выбранной Вами.

Примерная тематика выступлений может быть такой:

– «Моя профессия — бухгалтер» (возможно — финансист);

– «Образование сегодня и его проблемы»;

– «Успех фирмы и его составляющие» _______________________

Задание 3.Практическое занятие «Учимся убеждать».

Цель — развитие навыков убеждения партнера для достижения собственных целей.

Используя силу слова, убеждения, знания техники ведения переговоров, закономерности делового общения, необходимо набрать как можно большее количество баллов (для удобства восприятия выберем спички).

1. Для проведения занятия необходимо парты в аудитории поставить так, чтобы получился один длинный стол переговоров.

2. Студенты располагаются по обе стороны стола переговоров. Участников должно быть четное количество, чтобы напротив каждого студента располагался его «деловой партнер».

3. Преподаватель каждому студенту дает по 3 спички.

4. По команде преподавателя студенты приступают к переговорам попарно. Время ограничено (максимум одна минута), так как в работе менеджера фактор времени очень важен. Для того чтобы убедить партнера отдать спичку, можно давать обещания о выполнении чего-то в будущем (конспект, помощь в написании реферата, рассказать анекдот и т.д.), заверять о существующей к партнеру симпатии, нападать с обвинениями в чем-либо, договариваться об уступке с вашей стороны в следующий раз.

5. По команде преподавателя переговоры прекращаются. Каждый студент передвигается на одно место за столом переговоров по часовой стрелке и начинает переговоры с другим партнером. Процедура продолжается до тех пор, пока остаются студенты, не встретившиеся за столом переговоров. Команды преподавателя о начале и окончании переговоров внезапны и не подчинены строго времени, таким образом достигается эффект внезапности.

Участники не выбирают себе деловых партнеров, а вступают в переговоры друг с другом поочередно — это связано с тем, что в своей деятельности менеджер вступает в общение, руководствуясь не собственными симпатиями, а необходимостью.

6. Подсчет баллов (спичек) и анализ достигнутого результата. Заполнить таблицу 12.

Таблица 12. Анализ достигнутых результатов

7. Подведение итогов. Оценка находчивости, изобретательности в процессе убеждения.

Задание 4. Деловая игра «Переговоры как часть работы менеджера».

Цель — развитие навыков делового общения, апробирование на практике различных техник ведения переговоров.

Задание. Истекает срок действия контракта с одним из постоянных крупных клиентов. Необходимо договориться с ним о дате и времени проведения переговоров, в ходе которых каждая сторона (и предприятие, и клиент) должна попытаться продлить контракт на максимально выгодных для себя условиях.

Методика выполнения работы

1. Определиться с названием предприятия, с производимым товаром.

2. Определить необходимое для функционирования предприятия количество подразделений, отделов.

3. Между студентами группы распределить роли:

– генерального директора предприятия;

– заместителей генерального директора;

– делового партнера (несколько человек, так как следует основательно подготовиться к переговорам);

– консультантов по проведению деловых переговоров (нейтральная сторона).

4. Пространство аудитории разделить таким образом, чтобы работники предприятия не пересекались со своими партнерами и консультантами.

5. Генеральный директор проводит совещание, на котором определяются специалисты, чьей задачей будет подготовка и проведение переговоров.

6. При подготовке к переговорам и одна, и другая стороны заинтересованы в продлении контракта, но не должны это явно выражать. Обе стороны должны учитывать не только собственные интересы, но и четко представлять поведение, возможную реакцию партнера, предложения, которые могут от него последовать.

7. Обе стороны обращаются за помощью к консультантам.

8. Проведение переговоров. На этом этапе важно соблюсти протокольную часть, применить имеющиеся навыки делового общения, советы психологов. В ходе переговоров уместным будет использование специальных техник, например: техники прерывания, отсрочек, соблюдения точности или широкой натуры. Если же вы понимаете, что переговоры проходят не по вашему сценарию, то необходимо найти предлог для их приостановки и перенесения на другой день.

9. Генеральный директор знакомится с результатами переговоров, они анализируются, и принимается решение о подписании контракта или продлении переговоров.

10. Переговоры, в ходе которых должно быть достигнуто соглашение между сторонами и подписан контракт.

Задание 5. Прочитайте и выберите правильный вариант ответа.

1. Формой делового общения не является …

в) изучение бизнес-плана.

2. Коммуникационный процесс состоит из следующих элементов:

а) сообщение, канал, отправитель, действие, обратная связь;

б) отправитель, сообщение, канал, получатель, обратная связь;

в) отправитель, обращение, получатель, действие, обратная связь.

3. При деловом общении фактор привлекательности заключается в том, что …

а) какие-то качества человека переоцениваются или недооцениваются людьми;

б) люди, хорошо к нам относящиеся, оцениваются нами выше тех, которые к нам относятся плохо;

в) результат переговоров будет лучше, если между партнёрами не возникает антипатии;

4. К невербальным средствам общения относят …

б) словесное обращение;

в) приказ на доске объявлений.

5. К макробарьерам успешной коммуникации относят …

а) перегрузку информационных каналов и искажение информации;

б) отношение адресата к источнику информации;

в) отсутствие обратной связи.

6. Коммуникационная сеть — это …

а) соединение определенным образом участников процесса с помощью информационных потоков;

б) система современных информационных программ по обеспечению процесса управления конфликтами в организации;

в) система взаимосвязей между руководителями.

7. К микробарьерам успешной коммуникации не относится …

а) восприятие получателем смысла многозначных слов;

б) отсутствие обратной связи;

в) возрастание роли иностранных языков.

8. Каналом (способом) передачи информации в организации может быть …

а) строго определенный перечень нормативных документов (приказ, распоряжение и т. д.);

б) общее собрание, совещание;

в) любой способ (приказ, доверительная беседа и т. д.).

9. Источником информации может быть …

а) индивид, организация;

б) индивид (руководитель или работник);

в) индивид, группа индивидов, организация.

Последнее изменение этой страницы: 2017-03-14; Просмотров: 17;

Виды и свойства информации

Основополагающим понятием информатики является понятие «информация». В широком смысле информация – это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами, это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины) в процессе жизнедеятельности и работы.

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов и звуков и т.п.), несущую смысловую нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой последовательности символов увеличивает информационный объем сообщения.

Таким образом, данные – это любые сигналы, получаемые и обрабатываемые либо человеком с помощью органов чувств, либо устройством, а информация – это понимание, смысл, представление, интерпретация, возникающее в аппарате мышления человека после получения им данных, взаимосвязанное с предшествующими знаниями и понятиями.

Информация в менеджменте и ее виды

В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.

Информация о рынке.

цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

доля на рынке и тенденции ее изменения;

рыночная политика и планы;

отношения с потребителями и репутация;

численность и размещение торговых агентов;

каналы, политика и методы сбыта;

Информация о производстве и продукции:

оценка качества и эффективности;

технология и оборудование;

размещение и размер производственных подразделений и складов;

возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

определение лиц, принимающих ключевые решения;

философия лиц, принимающих ключевые решения;

финансовые условия и перспективы;

программы расширения и приобретений;

главные проблемы и возможности;

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;

степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

Виды информации:

· в виде текстов, рисунков, чертежей, фотографий;

· в виде световых или звуковых сигналов;

· в виде радиоволн, электрических и нервных импульсов;

· в виде магнитных записей;

· в виде жестов и мимики;

· в виде запахов и вкусовых ощущений;

· в виде хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов и т.д.

47. Информация и её виды. Значение информации в управлении организацией

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

• по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

• по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

• по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

• по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

• по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

• по степени обновляемости (постоянная, переменная);

• по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

• по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

• по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

• по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

• по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, свойственна низшей ступени управления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Чтобы понять, почему одни менеджеры в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации.

Она делится на 3 категории:

1.Функциональная, передаётся всем или определённой (заинтересованной) в ней группе лиц, для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально или горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, т.к. она передаётся по официальным каналам организации.

2.Координационная, циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По сути, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы.

3.Оценочная, происходит общение, которое имеет отношение к понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнёрами по общению друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за выдающийся вклад в деятельность организации.

Вопросы для закрепления:

1. Какое значение имеет информация в менеджменте?

2. Какие виды информации вы знаете?

3. Для чего менеджеру необходимо уделять большое внимание информации?

Укажите один верный вариант ответа:

1. Информация по времени поступления может быть:

2. Информация по степени деятельности предприятия бывает:

3. Информация по форме отображения бывает:

4. По качеству информация может быть:

5. По источнику возникновения информация бывает:

Информация в менеджменте и её виды

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

— по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

— по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

— по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

— по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

— по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

— по степени обновляемое™ (постоянная, переменная);

— по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

— по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

— по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

— по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

— по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие (ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.

Информация о рынке.

— цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

— объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

— доля на рынке и тенденции ее изменения;

— рыночная политика и планы;

— отношения с потребителями и репутация;

— численность и размещение торговых агентов;

— каналы, политика и методы сбыта;

Информация о производстве и продукции:

— оценка качества и эффективности;

— технология и оборудование;

— размещение и размер производственных подразделений и складов;

— возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

— определение лиц, принимающих ключевые решения;

— философия лиц, принимающих ключевые решения;

— финансовые условия и перспективы;

— программы расширения и приобретений;

— главные проблемы и возможности;

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Интересным представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего наблюдения».

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

— по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;

— степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию.

Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений).

Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

Коммуникативность и её виды

Важнейшими составляющими эффективности деятельности менеджера и предпринимателя являются организаторские и коммуникативные качества.

Психологическое исследование по определению индивидуально-психологических особенностей предпринимательской деятельности было проведено И. В. Ромазаном. Исследование выявило, что предприниматель и менеджер обладают следующими свойствами личности:

— преобладание мотивации «достижения успеха»;

— чутье, самостоятельность, ответственность;

— смелость, адекватная самооценка, развитое чувство собственного достоинства;

— быстрота реакции, способность анализировать ситуацию и извлекать нужную информацию;

— способность к умеренному, взвешенному риску, способность переносить неудачу;

— эвристический стиль мышления, склонность предугадывать события;

— компетенция в области экономики, технологии, юридических прав;

— отсутствие морально сдерживающих стереотипов.

Кроме вышеперечисленных организаторских качеств для менеджера и предпринимателя важны коммуникативные качества — умение общаться, нравиться и убеждать.

Любое общение, в том числе и деловое — это прежде всего коммуникация, т.е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат. communicatio — сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от соттшисо — делаю общим, связываю, общаюсь) обозначает смысловой аспект социального взаимодействия.

Эффективная коммуникация — коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснение следующих вопросов:

— каковы средства коммуникации и как правильно ими пользоваться ь процессе общения;

— как преодолеть коммуникативные барьеры непонимания и сделать коммуникацию успешной.

Коммуникативность — способность к общению.

В менеджменте одним из главных элементов является общение. Общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Общение имеет три стороны проявления: коммуникативную, интерактивную и перцептивную.

Коммуникативная сторона общения проявляется через действия личности, сознательно ориентированные на их смысловое восприятие другими людьми.

Интерактивная сторона общения представляет собой взаимодействие людей друг с другом в процессе межличностных отношений. (Интеракция — это взаимодействие.)

Перцептивная сторона общения проявляется через восприятие и оценку людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами общающиеся, группы, другие социальные общности.

Классификация коммуникационных сообщений:

1. По соотношению вышеназванных функций условно выделяются сообщения: побудительные (убеждение, внушение, приказ, просьба); информативные (передача реальных или вымышленных сведений); экспрессивные (возбуждение эмоционального переживания); фатические (установление и поддержание контакта).

2. По типу отношении между участниками различают: межличностные, публичные, массовые коммуникации.

3. По средствам различают: речевую (письменную и устную); паралингвистическую (жест, мимику, мелодию) и вещественно-знаковую коммуникацию (продукты производства, изобразительного искусства и т.д.).

Если классифицировать управленческие коммуникации, то следует различать: межуровневые коммуникации; коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх; коммуникации между различными подразделениями или отделами; коммуникации между руководителем и рабочей группой, а также неформальные коммуникации.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

В процессе обмена информацией или коммуникативном процессе можно выделить четыре базовых элемента:

— отправитель, т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее

— информацию и передающее ее;

— сообщение, т.е. собственно информация, которая закодирована с. помощью символов;

— канал, т.е. «средство передачи информации;

— получатель, т.е. лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачей является составление сообщения, выбор и использование определенного канала для его передачи таким образом, чтобы его стороны поняли и разделили исходную идею.

Этапы, которые проходят отправитель и получатель, следующие:

— кодирование информации и выбор канала;

— декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

Преграды в организационных коммуникациях и пути их преодоления. В организационных коммуникациях могут возникать определенные преграды.

Искажение сообщений. Оно может быть преднамеренным, когда лицо искажает какое-то сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, т.е. лицо, передающее сообщение, что-то специально утаивает от получателя. Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.

Информационные перегрузки. В этом случае преграды могут возникнуть по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию.

Неудовлетворительная структура организации. Проблемой многих современных предприятии является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается или неправильно трактуется.

Неудовлетворительный кадровый состав.

Неудовлетворительный состав рабочих групп.

Неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

Конфликты между различными группами или подразделениями. Если есть преграды в коммуникативном процессе, значит, должны существовать пути их преодоления. Таких путей существует несколько (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может владеть своими собственными секретами преодоления преград):

— регулирование информационных потоков. Именно это направление вызвало необходимость создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы knowledge -менеджмента (управление знаниями);

— управленческие действия. Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль;

— системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе;

— системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах;

— информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информационному менеджменту, или knowiege -менеджм енту.

— современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, установка Internet и Intranet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п.

Последнее изменение этой страницы: 2016-06-26; Нарушение авторского права страницы

34. Информация в менеджменте и ее свойства. Классификация информации.

Информация – это новые знания, факты, осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации, которые признаются полезными для принятия управленческого решения. Информацию можно характеризовать по сл. Признакам: 1. Целенаправленность информации (характеризуется ценностью — определяется влиянием решений принятых на основе данной информации на результаты деятельности организации. Есть 4 уровня ценности: нулевой – не влияет на прибыль, средний – прибыль возрастает на 50%, высокий – от 50 до 100%, сверхвысокий – более 100%, достоверностью (валидностью)- это объем сведений, адекватно отражающий действительность, открытостью – это возможность ее предоставлять различным категориям людей. Есть 3 группы информации – секретная — связана со стратегией развития, конфиденциальная – владеет определенный круг людей и публичная.) 2. Качество информации: характеризуется насыщенностью (это соотношение полезной информации к фоновой. Бывает 3 уровня- высокий- 80-100%, средний 50-80%,низкий менее 50%), точностью, степенью новизны. В зависимости от характера и направлений реализации всю необходимую для менеджмента информацию можно условно разделить на следующие виды: ознакомительная, справочная, целевая, ситуационная, расчетная, учетная, контрольная, аналитическая, планирующая, руководящая. Ознакомительная информация служит для сообщения сведений общего характера. Получение ее не влечет за собой принятия каких-либо немедленных Справочная информация также не требует непосредственной реакции менеджера. От ознакомительной она отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам или по результатам последней переписи населения, правовые акты и т. п. Целевая информация ориентирована на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера. Например, информация о падении цен или о сбоях в поступлении электроэнергии. В ряде случаев реакция менеджера на такую информацию может быть заранее предусмотрена, например, при сообщении о пожаре, выходе техники из строя и т. п. Ситуационная информация определяется обстановкой, в которой действует организация. Примерами такой информации могут служить сведения, необходимые организации для заключения сделки, выхода на новый рынок, подготовки к годовому отчету. Расчетная информация необходима для осуществления определенных вычислений. Например, для определения показателей работы предприятия, проведения кредитных операций и т. д. Учетная информация требуется для ведения учета в организации. Она используется при составлении отчетов, сведений для налоговых органов и т. п.

Контрольная информация нужна для постоянного или эпизодического контроля внешних подразделений организации, например дочерних предприятий, филиалов, а также для отслеживания проводимых мероприятий, например реализации контрактов. Аналитическая информация поступает в организацию, как правило, по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений. Это, например, аналитические обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты, прогнозы цен и т. п. Планирующая информация – это данные, необходимые для планирования деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные документы и т. д.

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Калькулятор

Сервис бесплатной оценки стоимости работы

1. Заполните заявку. Специалисты рассчитают стоимость вашей работы
2. Расчет стоимости придет на почту и по СМС

Номер вашей заявки

Прямо сейчас на почту придет автоматическое письмо-подтверждение с информацией о заявке.

1.2. Управленческая информация: ее виды и свойства

В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией. Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их

Рис. 1.1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

работы, подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе. Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать. С одной стороны, информация – это предмет труда управленческих работников, т.е. это то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п. С другой стороны, результат труда работников управления также представлен в виде информации. Так, в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.

Процесс обмена информацией настолько важен для жизни организации, что с позиции теории информации все управление организацией как раз и является непрерывным процессом ее сбора, обработки, хранения и распределения.

В самом общем виде можно дать следующее определение информации.

Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

В науке и практике современности нет другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения как по поводу понятия «информация».

Можно выделить три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.

Первая концепция – количественно-информационный подход (концепция К. Шеннона) отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.

Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано па утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.

Третья концепция – логико-семантичекий подход (семантика – изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация – это действующая, полезная, работающая часть знаний [1] .

Таким образом, существуют разные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека наиболее приемлем логико-семантический подход. То есть для управления организациями информацией является «действующая», «полезная», «работающая» часть знаний.

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.

Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери [2] , информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:

• – информирующего характера;
• – инструктирующего характера;
• – мотивирующего характера.

В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Рассмотрим характеристики управленческой информации (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность.

Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из «сырой» информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается [3] . Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает степень риска.

Недостаток информации часто создается искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях.

• • обоснованное или необоснованное засекречивание части необходимых сведений;
• • стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Решение проблемы недостатка информации может состоять в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе всех заинтересованных лиц к интересующей их информации через различные каналы.

Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.

• 2. Достоверность. В некоторых случаях достоверность зависит от порядка документооборота. Обычно, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Следует также учитывать, что об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. В то же время достоверность зависит от времени прохождения информации. Например, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к получателю слишком поздно, может стать ложной из-за произошедшего изменения ситуации.
• 3. Стоимость информации. Характеризуется уровнем затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она квалифицирует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
• 4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (деловой) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может включать шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.
• 5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления различным категориям работников. Существует три уровня открытости информации:
  • • секретная (государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства и имеет ограничения на использование;
  • • конфиденциальная (для служебного пользования) – выражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относятся сведения о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
  • • публичная (открытая) – отображает потребности и интересы общества. Не имеет ограничений на использование.
• 6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека ши организации.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.

Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

• – кто готовит информацию;
• – какое количество времени имеется для ее обработки;
• – какова степень ее полноты;
• – по каким критериям она оценивается;
• – как и кем используется;
• – какими техническими средствами передается и перерабатывается;
• – насколько подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию [4] .

Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.

• [1] См.: Основы менеджмента: компьютеризированный учебник / под ред. Э. М. Короткова. С. 31.
• [2] См.: Акофф Р., Эмери Ф. О целеустремленных системах.
• [3] См.: Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. С. 42.
• [4]Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2002. С. 184.

ИНФОРМАЦИЯ КАК ОСНОВА ИССЛЕДОВАНИЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Понятие информации в управлении

Понятие информации сложное и многоаспектное ввиду того, что трактуется с различных точек зрения и с позиций разных теорий. Первоначальное значение слова «информация» можно определить как сведения вообще о чем-либо: о природе, об экономике, об окружающем мире, об организации и т.д. или обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему.

С позиций кибернетики, науке о системах управления, информация — это совокупность знаний, полученных в результате ее исследования, т.е. анализа и синтеза системы и ее системных объектов.

Философское трактование информации определяет ее как универсальное свойство материи, связанное с понятием отражения — познавательной деятельности, адекватно представляющей мироздание.

С точки зрения теории информации — это средство уменьшения разнообразия состояний системы (неопределенности) путем упорядочения материального мира.

С понятием неопределенности тесно связано понятие энтропии, которое представляет собой количественную меру этой неопределенности. Для оценки энтропии пользуются двумя методами.

• 1. В технических приложениях используют Н = logM, где М — общее число возможных случайных состояний системы. Обычно используется логарифм по основанию 2: благодаря чему энтропия случайной величины, значения которой есть любые числа, имеющие в двоичной записи длину не более п символов, оказывается равной п.
• 2. В теоретических исследованиях систем управления предпочтительно применение следующей формулы:

где Р(х) — вероятности значений х. Если все значения х равновероятны, Р(х) = 1/М, то Н = Н,, вообще же Н