С точки зрения системного подхода проект рассматривается как

Управление проектами

Считается, что слово «проект» (project) происходит от латинского projacere — продвигать что-то вперед (pro — заранее; jacere — продвигать, бросать вперед).

Под проектом в российском менеджменте понимается совокупность, комплекс задач и действий, имеющих следующие отличительные признаки: четкие конечные цели, взаимосвязи задач и ресурсов, определенные сроки начала и окончания проекта, известная степень новизны целей и условий реализации, неизбежность различных конфликтных ситуаций вокруг и внутри проекта.

Наиболее популярное определение, данное американским Институтом проектного управления и содержащееся в руководстве по основам проектного управления (PMBOK® Guide), трактует проект следующим образом.

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Из этого определения можно сделать вывод о том, что всем проектам присущи три важные характеристики.

1. Наличие дат начала и завершения (у каждого проекта обязательно есть начало и конец, этим проектная деятельность отличается от операционной, рутинной деятельности предприятия).
2. Результат каждого проекта — уникальный продукт или услуга. Этим проектная деятельность также отличается от операционной. Так, разработка нового лекарства является проектом, а его серийный выпуск будет составлять предмет операционной деятельности предприятия. При этом степень уникальности результата проекта может значительно варьироваться от одного проекта к другому.
3. Направленность проекта на достижение определенных целей. Как правило, причиной появления проекта является некоторая проблема, требующая решения, либо благоприятная ситуация, требующая усилий для того, чтобы предприятие могло опередить конкурентов. Успешным считается проект, который с учетом ресурсных ограничений позволяет полностью реализовать поставленные цели.

Исходя из определения проекта, можно сформулировать, что такое управление проектами. Это область управления, охватывающая те сферы деятельности компании, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях, касающихся сроков, бюджета и характеристик ожидаемого результата.

Исходя из определения Института проектного управления:

управление проектами означает применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований.

Управление проектами отличается от менеджмента в классическом понимании этого слова.

Обычно менеджмент понимается как координация действий, ориентированных на достижение определенных целей при одновременно экономном расходовании средств. Это процесс планирования, организации, руководства и контроля работы членов организации и использование всех имеющихся организационных ресурсов для достижения определенных организацией целей. Менеджмент имеет циклический, повторяющийся характер, что и позволяет совершенствовать управленческие воздействия и добиваться роста эффективности функционирования организации.

Проект же — уникальное предприятие, характеризующееся динамичным развитием и ограниченностью по времени и ресурсам. Следовательно, управление проектами использует уникальные методы и инструменты для повышения эффективности реализации проектов.

Управление проектом достигается путем итеративного применения процессов управления проектами. Наибольшее внимание обычно уделяется процессам управления проектами в следующих функцио нальных областях.

1. Управление предметной областью проекта (содержанием и границами) — определение целей, результатов и критериев оценки успешности проекта (в сфере информационных и коммуникационных технологий, особенно в области разработки программных продуктов, эту деятельность называют управлением конфигурацией).
2. Управление проектом по временным параметрам — разбиение проекта на группы работ и отдельные работы; определение последовательности выполнения работ, продолжительности и расписания работ — календарного плана проекта; контроль изменений календарного плана проекта.
3. Управление стоимостью проекта — определение видов и количества ресурсов, необходимых для осуществления проекта; определение стоимости ресурсов и работ; учет и контроль расходов и доходов, а также изменений бюджета.
4. Управление качеством — определение стандартов качества, относящихся к проекту, способов достижения требуемого уровня качества и мероприятий по обеспечению качества; контроль качества.
5. Управление персоналом — распределение полномочий, ответственности и отношений координации и субординации персо нала проекта; построение организационных и ресурсных диаграмм; подбор проектной команды и персонала, задействованного в реализации проекта; совершенствование проектной команды.
6. Управление коммуникациями — определение источников и потребителей информации внутри и вне проекта, сроков и периодичности предоставления информации, способов доставки информации; описание видов распространяемой информации; управление процедурами распространения информации в ходе реализации проекта.
7. Управление проектными отклонениями:
   • управление рисками — выявление факторов, которые могут повлиять на проект; определение зависимостей возможных результатов проекта от наступления ситу аций риска; разработка методов и стратегий управления рисками; планирование, реализация и контроль противорисковых мероприятий;
   • управление проблемами — выявление возникающих вопросов (технических, функцио нальных, влияющих на основной бизнес и др.), их анализ, принятие и исполнение решений, формальное закрытие и мониторинг проблем проекта;
   • управление изменениями — выявление изменений ранее согласованных параметров, их анализ, принятие и исполнение решений, формальное закрытие и мониторинг изменений проекта.
8. Управление контрактами — определение требуемых товаров и услуг, потенциальных поставщиков; поддержание формализованных отношений с поставщиками.

РАЗДЕЛ I. ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
ГЛАВА 1. КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
1.1. Что такое проект и управление проектами

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, основные из них таковы:

— направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

— координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

— ограниченная протяженность во времени с определенным началом и концом.

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект — однократная, не циклическая деятельность. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами, однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство (например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода исходя из заданного бюджета или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки).

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Вот некоторые из них.

В самом общем виде проект (англ. — project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

В «Кодексе знаний об управлении проектами» [6, 7] проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения. Проект включает замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Основные элементы проекта

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/доход, материально-вещественным результатом — новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

В том случае, когда результат реализации проекта — некоторый физический объект (здание, сооружение, производственный комплекс), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: «Проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению».

Итак, в современном понимании проекты — это то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона — это все проекты.

Сравните такое толкование с принятым до недавнего времени у нас: проект — это документально оформленный план сооружения или конструкции. Нужно знать, что для обозначения этого понятия на Западе используют термин «design» (англ.).

В ряде отраслей, таких как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты настолько сложны, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе программ, которые можно определить как совокупность проектов или как проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и/или методов управления его осуществлением. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями.

В настоящее время в Российской Федерации разработан и реализуется ряд программ развития: топлива и энергетики, продовольствия, транспорта и связи, жилья, машиностроения и некоторые другие. Заметим, что действующие с 2006 г. так называемые национальные проекты — «Здоровье», «Образование», «Доступное и комфортное жилье — гражданам России», «Развитие агропромышленного комплекса» — представляют собой, по существу, федеральные программы, состоящие из комплекса инвестиционных, образовательных и других проектов.

В число приоритетных федеральных программ вошли также программы энергоснабжения, электрификации и газификации сельских районов, повышения безопасности атомной энергетики, использования нетрадиционных источников энергии, освоения газовых месторождений полуострова Ямал, развития Канско-Ачинского топливноэнергетического комплекса.

Концептуально важным является понятие системы, которое может быть определено так: «Система — это группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии взаимодействовать как единое целое для достижения определенных целей» (см. рис. 2.6, гл. 2). В качестве примеров таких систем можно привести компанию «Аэрофлот», систему спутникового телевидения и т.д. Соответственно программы — подсистемы первого уровня (нетрудно привести примеры программ «Аэрофлота» и др.), а проекты представляют собой часть программ.

Немного об истории управления проектами (УП). Любой проект проходит ряд фаз (этапов, стадий), о которых мы поговорим позже. Взаимосвязь фаз, функций и подсистем УП показана на рис. 2.1 (гл. 2, п. 2.1).

Разумеется, для того чтобы провести проект через все фазы (этапы, стадии), им нужно как-то управлять. В этом смысле управляли уже такими знаменитыми проектами, как строительство египетских пирамид или Великой Китайской стены. Управляли, и небезуспешно (если оценивать успешность только по своевременности завершения или по техническим результатам), проектами в оборонной, топливноэнергетической и некоторых других отраслях промышленности бывшего Советского Союза.

Необходимость в самостоятельной дисциплине «Управление проектами» была осознана в развитых странах Запада с рыночной экономикой в 1950-х гг. Это было вызвано массовым ростом масштабов проектов, а также тем, что понятие их успешности стало измеряться в первую очередь соответствием их окончательной стоимости объему выделенных ассигнований, величиной экономии и размерами прибыли. Последнее зависело от комплексности (системности) решения задач, составляющих в совокупности предмет управления (рис. 1.3).

В числе первых методов УП в конце 1950-х гг. были разработаны методы сетевого планирования и управления (методы СРМ и PERT). Впервые они были использованы для управления ракетной программой «Атлас» и при строительстве крупного завода синтетического волокна. В середине 1960-х гг. эти методы стали активно изучаться и (в меньшей степени) внедряться в практику капитального строительства СССР.

Рис. 1.3. Типовая ситуация со степенью решенности ключевых задач управления

Здесь следует отметить, что еще в конце 1930-х гг. советскими учеными были разработаны теоретические основы и практические методы календарного планирования и поточного строительства с использованием диаграмм Гантта и так называемых циклограмм, что во многом можно считать фундаментом созданного позднее аппарата УП.

В 1970-х гг. большое число крупных компаний на Западе в связи с растущими масштабами и сложностью их деятельности в условиях жесткой конкуренции стало развивать и использовать методы УП. Ускорению этого процесса способствовало широкое внедрение компьютерных систем обработки информации (табл. 1.1).

Управление проектами с позиций системного подхода

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное при наличии ряда огра­ничений и механизмов (см. рис. 1.3), а управление проектом представляет собой открытую динамическую систе­му, которая состоит из связанных между собой работ, взаимодействует с окружающей средой, получая от нее необходимые ресурсы и предостав­ляя ей полученные результаты, а также находится под воздействием раз­личных факторов риска (см. рис. 1.4). Таким образом, можно выделить четыре базовых элемента управления любым проектом:

Эти базовые элементы можно назвать основными объектами управления проектом.

Работы – это трудовые процессы, направленные на достижение результа­тов и требующие необходимых затрат времени и ресурсов. К работам сле­дует относить деятельность по созданию материальных объектов (произ­водственные работы), интеллектуально-информационной продукции (науч­но-исследовательские работы), деятельность по выработке и передаче уп­равляющих воздействий и обратной связи (решения и отчеты), деятельность по перемещению материальных объектов, например ресурсов (поставки).

Под ресурсами следует понимать совокупность объектов, необходимых для выполнения работ. Существуют три основные группы ресурсов, ис­пользуемых в управлении проектом:

1) человеческие ресурсы– субъекты деятельности, объединенные в си­стемы взаимодействия друг с другом и другими ресурсами. По отноше­нию друг к другу человеческие ресурсы могут являться и объектами деятельности. С экономической точки зрения человеческие ресурсы переносят свою стоимость на результаты труда постепенно, создавая при этом добавленную стоимость. К человеческим ресурсам относят руководителей и работников;

2) материальные ресурсы– средства и предметы деятельности, исполь­зуемые для выполнения работ. Средства деятельности переносят свою стоимость на результаты в ходе выполнения работ постепенно. Пред­меты деятельности полностью переносят свою стоимость на результа­ты работ, как правило, изменяя свою натуральную форму и материаль­но присутствуя в результатах работ. К средствам деятельности относят машины и механизмы (активные средства), здания и сооружения (пас­сивные средства). К предметам деятельности относят материалы и ком­плектующие;

3) информационные ресурсы– управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты деятельности, определяющие цели и результаты работ. Информационные ресурсы выступают одновре­менно и как средства, и как предметы управленческой деятельности. К информационным ресурсам следует отнести проектные решения, мо­дели, управляющие команды (приказы, распоряжения, задания), отчет­ную документацию и пр.

Результаты – это продукты деятельности (работ), воплощающие в себе ранее поставленные цели. Результаты могут быть:

1) материальные (продук­ция, изделия) и нематериальные (информационные – документы, соци­альный эффект);

2) прямые и косвенные;

3) промежуточные и окончательные.

Кроме того, окружающая среда, так же как и внутренняя, является источ­ником различного рода возмущений, прямым или косвенным образом воздействующих на проект в целом и на его отдельные составляющие. Потенциальные последствия этих возмущений можно обобщенно опреде­лить как риски. Этот базовый элемент управления проектом по большому счету не является объектом управления. Но термин «управление риска­ми» используется, хотя его не следует понимать буквально. Управление рисками нужно рассматривать как деятельность по управлению взаимо­действием проекта и факторов риска, имеющую своей целью минимизиро­вать отклонения от ранее принятых решений. В силу этого риски, опреде­ляемые как совокупность вероятностных взаимодействий проекта с неза­висимыми факторами окружающей и внутренней среды, можно обозна­чить как базовый элемент управления проектом.

Все четыре базовых элемента управления проектом находятся во взаимо­действии друг с другом. Ресурсы используются при выполнении работ, в ходе выполнения работ создаются результаты, в результатах со­держатся материальные и экономические субстраты ресурсов. Риски воз­действуют на ресурсы, на работы, на результаты. Проект воздействует на окружающую среду и на риски.

43. Системный подход

Системный подход — направление методологии научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объекта как системы: целостного комплекса взаимосвязанных элементов (И. В. Блауберг, В. Н. Садовский, Э. Г. Юдин); совокупности взаимодействующих объектов (Л. фон Берталанфи); совокупности сущностей и отношений (Холл А. Д., Фейджин Р. И., поздний Берталанфи)

Говоря о системном подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач. Как говорится, «Правильно заданный вопрос — половина ответа». Это качественно более высокий, нежели просто предметный, способ познания.

Основные принципы системного подхода

Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Системность, свойство объекта обладать всеми признаками системы.

Особенности системного подхода

Системный подход — это подход, при котором любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход представляет собой форму приложения теории познания и диалектики к исследованию процессов, происходящих в природе, обществе, мышлении. Его сущность состоит в реализации требований общей теории систем, согласно которой каждый объект в процессе его исследования должен рассматриваться как большая и сложная система и одновременно как элемент более общей системы.

Развёрнутое определение системного подхода включает также обязательность изучения и практического использования следующих восьми его аспектов:

— системно-элементного или системно-комплексного, состоящего в выявлении элементов, составляющих данную систему. Во всех социальных системах можно обнаружить вещные компоненты (средства производства и предметы потребления), процессы (экономические, социальные, политические, духовные и т. д.) и идеи, научно-осознанные интересы людей и их общностей;

— системно-структурного, заключающегося в выяснении внутренних связей и зависимостей между элементами данной системы и позволяющего получить представление о внутренней организации (строении) исследуемой системы;

— системно-функционального, предполагающего выявление функций, для выполнения которых созданы и существуют соответствующие системы;

системно-целевого, означающего необходимость научного определения целей и подцелей системы, их взаимной увязки между собой;

— системно-ресурсного, заключающегося в тщательном выявлении ресурсов, требующихся для функционирования системы, для решения системой той или иной проблемы;

— системно-интеграционного, состоящего в определении совокупности качественных свойств системы, обеспечивающих её целостность и особенность;

— системно-коммуникационного, означающего необходимость выявления внешних связей данной системы с другими, то есть её связей с окружающей средой;

— системно-исторического, позволяющего выяснить условия во времени возникновения исследуемой системы, пройденные ею этапы, современное состояние, а также возможные перспективы развития.

Практически все современные науки построены по системному принципу. Важным аспектом системного подхода является выработка нового принципа его использования — создание нового, единого и более оптимального подхода (общей методологии) к познанию, для применения его к любому познаваемому материалу, с гарантированной целью получить наиболее полное и целостное представление об этом материале.

Системный подход к проектной деятельности

УДК 65.001.63
ББК 65.291.217

Цель. Разработать методику оценки уровня рисков управления проектами на основе теории нечетких множеств, а также планетарную модель участников проекта.

Методы. Для оценки уровня рисков управления проектами используется методика комплексной оценки. Метод построен на основе теории нечетких множеств. Определены четыре точки зрения экспертов об уровне рисков проекта. Также определены восемь показателей рисков проекта, которые формируют представление о рисках проекта и рассматриваются по предложенной методике как лингвистические переменные. При проведении оценок использовались экспертные качественные утверждения типа «низкий уровень», «очень низкий уровень» «средний уровень», «высокий уровень», «наивысший уровень».

Результаты. На примере проведения корпоративного праздника разработана методика управления проектом. В статье предложен системный подход к такой области знаний как управление проектами. Разработана методика оценки уровня рисков на основе технологии нечетких множеств.

Научная новизна. Предложена методика оценки уровня рисков проекта на основе технологии нечеткого управления. Рассматриваются качественные оценки значений критериев, что позволяет более точно дать оценку уровня рисков проекта. Меняя данные экспертных оценок и значимость показателей, строя сценарии «Что — если», можно оценивать и сравнивать риски изменения ситуации применительно к многовариантным условиям. Также предложена методика по составлению планетарной карты участников проекта в зависимости от уровня значимости каждого из участников проекта.

В современном мире практически вся работа с информацией связана с проектами.

Методы управления проектами применялись уже давно. Можно вспомнить создание египетских пирамид. Без проектного решения невозможно было бы достичь таких громадных результатов.

Но только в XX веке появляется официальная версия проектного управления, как управления знаниями. Знания по управлению проектами не имеют теоретической основы. Они получены путём практических наработок.
Что же такое проект? Если говорить кратко, то это управление изменениями (рис.1)

Рис. 1 Понятие проекта

То есть появилась проблема, которую можно решить в результате проведения неких преобразований (изменений) на предприятии. Эти изменения могут быть проведены в различных сферах человеческой деятельности: в условиях малого предприятия, или учебного заведения, или издательства, или личной жизни. При решении проблемы необходимо последовательно ответить на вопросы ( рис.2)

Рис. 2 Алгоритм решения проблемы на предприятии

Таким образом проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые направлены на достижение поставленных задач с четко определенными целями в течении определенного времени.

Существует ещё и очень «близкое» понятие проекту — это операционная деятельность. В чем же отличие понятия проекта от операционной деятельности? Есть две отличительные особенности проекта и операционной деятельности – это то, что проект имеет ограничение по времени и проект должен обязательно иметь уникальный результат.

Любому заказчику нужен результат! И этот результат может быть достигнут только командой проекта. Таким образом существуют роли по управлению проектами. Именно роли, но не должности.

• Заказчик
• Исполнитель
• Руководитель проекта или менеджер проекта

В противовес проектам можно привести операционную деятельность. Операционная деятельность это некая рутинная работа, которая также как и проект нацелена на результат. Например, обслуживание официантом каждого гостя на свадьбе – это операционная деятельность, или вытачивание болта на заводе – это также операционная деятельность. Но разработка сценария, согласование его и проведение свадьбы – это проект. Именно он должен иметь сроки и уникальность. Ведь сценарий свадьбы должен быть готов точно в срок! После свадьбы этот сценарий будет просто никому не нужен!

Некоторые проекты в силу своей однотипности для одних предприятий могут быть уникальными, а для других предприятий могут представлять собой операционную деятельность.

Проекты по своему масштабу могут быть как малые, так и средние и крупные. К крупным проектам можно отнести запуск ракет, подготовку и проведение олимпиады в Сочи. А вот проведение конференции – это уже малый проект.

На предприятии существует много проектов. Это и малые, и средние, и крупные проекты (Рис. 3)

Рис. 3 Структура портфеля проектов компании

При этом каждый проект должен иметь краткосрочную цель.

Совокупность проектов по одному направлению представляют собой программу проекта. Это некие связанные проекты, обладающие уникальностью. Используются для среднесрочных целей.

Программа проекта должна включать в себя:

• Согласование целей проекта
• Управление изменениями проектов
• Решение ресурсных конфликтов
• Управление и контроль проектов

Программа будет эффективна в том случае, если проекты принесут прибыль.

В ряде отраслей — таких, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, — обьекты, которые там создаются могут быть такими сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями.

И, наконец, портфель проектов представляет собой совокупность программ проекта, которые направлены на достижение уникального результата, стратегических целей компании. Портфель проектов необходим для долгосрочного планирования.

При формировании портфеля проекта необходимо:

• Определение в необходимости программ проекта
• Установление приоритетов программ проектов
• Управление и контроле проектов и программ
• Запуск программ

То есть портфель проектов – это система стратегических целей и показателей компании. (рис.4)

Рис. 4 Система проектной деятельности

Система в проектной деятельности – это комплекс управленческих решении, который даёт ответы на вопросы: Чем управляем? Как управляем? Кто управляет? [6]

Несомненно, любой участник проекта при работе над ним должен знать цель. Эту цель ещё называют SMART- целью. Цель должна быть:

Т – определенная временем .

Название проекта: проведение корпоративного праздника

S – провести корпоративный праздник

M – показатели: довольные гости, бюджет не превышен

А – увеличить доход компании на 5 %

R – выгода компании

Т – корпоративный праздник провести 15 ноября 2018 года .

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов. (рис.5)

Рис. 5 Структура проекта

Какие же проекты легко реализуются, а какие сложнее?

Во-первых, необходимо ответить на вопросы: что мы делаем и как мы делаем. То есть определиться с целями и технологиями.

Если нам известна цель и технологии, то мы легко реализуем проект. И такой проект будет являться закрытым.

Если же мы не знаем цели проекта или она не сформулирована четко, но знаем какие технологии, то это будут открытые проекты.

Конечно же «открытые» проекты всегда «опасные». Но если этот проект будет удачно реализован, то он принесёт огромную прибыль предприятию. Например, это выход на новый рынок.

Любой проект должен быть структурирован по принципу жизненного цикла.

Существует модель «Водопад» (рис. 6)

Рис. 6 Модель «Водопад»

Эту модель следует применять к проектам, когда последующий этап зависит от выполнения предыдущего этапа. Эту модель применяют когда четко определена SMART – цель и известны технологии. Такой проект хороший, но большую прибыль не принесёт. Этой модели могут следовать только закрытые проекты.

И ещё одна модель, которая называется «Итерационная» (рис.7)

Рис. 7 Модель «Итерационная»

При использовании этой модели цель может меняться при переходе от одной фазы проекта к другой. И это будет исходить от Заказчика. Заказчик скажет «вот это мне не нравится, но до этого момента двигались в правильном направлении» и естественно Исполнитель проекта должен учесть требования Заказчика и двигаться в другом направлении. Но для того, чтобы модель работала эффективно, необходимо определить фазы проекта и вехи проекта т.е. определить весь жизненный цикл проекта. (рис.8)

Рис. 8 Этапы жизненного цикла

Тогда для такой модели необходимо обозначить вехи проекта, которые позволят для Заказчика определить промежуточный результат. Например:

• Утверждение концепции
• Утверждение плана
• Разработка завершена
• Утверждение готовности
• Подтверждение внедрения

Эту модель проекта следует применять если существует большая неопределенность, когда при неудачной реализации текущего этапа, следует вернуться к предыдущему.

Например, эту модель активно используют в IT – сфере (разработка сайтов).

Но представьте себе, если бы мы применяли эту модель при строительстве дома! Мы построили первый этаж и нам Заказчик говорит: «Кирпичи хотелось бы другого качества взять!» Или , «давайте поменяем месторасположение дома!»

Независимо от того, какую модель проекта мы используем, мы должны придерживаться трёх основных ограничений:

Мы говорим о проектном треугольнике. (рис. 9)

Рис. 9 Проектный треугольник

При изменении одного из ограничений неминуемо меняется и другое. Если оставить прежний объём работ, но уменьшить стоимость, то увеличится время выполнения работ.

Но кроме основных ограничений существует ряд дополнительных, таких как:

Например, Исполнитель Заказчику может сказать: «Мы сделаем быстро, качественно, дёшево!» Что же это означает? А это значит, что Исполнитель установил приоритеты.

Допустим, для Заказчика важны сроки. Например, после проведения Сочинской олимпиады, проект проведения уже будет просто не нужен.

Второй приоритет, это содержание. Должен быть чётко продуман весь план действий и он должен быть эффективным. И только в последнюю очередь – это стоимость. Для Заказчика неважна стоимость проекта, важно, чтобы сроки проекта не были сорваны!

Таким образом, мы можем говорить о более эффективном проекте и менее эффективном. Какой же проект будет являться эффективным? Ответ на этот вопрос простой – тот, в котором не сорваны сроки, который не превышен по стоимости, и тот, у которого продуманный план работ.

Но, бывает и такое, что все эти ограничения выполнены, а Заказчик недоволен. И наоборот, какие-то из ограничений нарушены, а проект является эффективным. Например, строительство Останкинской телебашни (сроки превышены, бюджет завышен в три раза), но в целом проект эффективный.

Стоит также обратить внимание и на наличие проектной документации при управлении проектами.

Проектная документация включает в себя: устав, план и акт приемки.

Устав проекта – это некий набор правил, это условия работы над проектом. Например, в футболе правила игры — это устав. А вот план игры, разработанный тренером — это план управления проектом.

Таким образом, план управления проектами – это некий эффективный алгоритм работ. Именно эффективный! Ведь для футбольной игры можно разработать любой план, в том числе и тот, который будет неэффективным.

Итак, определим компоненты Устава проекта: (рис. 10)

Рис. 10 Компоненты Устава проекта

Определим организационную структуру проекта с учетом веса каждого из участников проекта. Для того разработаем модель участников проекта. В предложенной методике каждый из экспертов выставляет в процентом соотношении долю участия каждого из участников, затем каждый из экспертов выставляет оценку, насколько он считает ее правдоподобной, то есть определяет уровень суждений (табл. 1)

Таблица 1. Расчет доли учасников проекта

Участники проекта

Уровень суждений Эксперта 1 (0-100%)

Уровень суждений Эксперта 2 (0-100%)

Доля участников проекта (от 0-100%)

Итоговая оценка Эксперта 1

Итоговая оценка Эксперта 2

1.2. Основные характеристики проекта

Подобно большинству организационных мероприятий, основная цель проекта — удовлетворение потребностей заказчика. Помимо этого фундаментального сходства, характеристики проекта помогают отличить его от других действий организации. Основные характеристики проекта таковы:

• • установленная цель проекта;
• • определенное время на его реализацию;
• • привлечение для его реализации разных отделов и специалистов разного профиля;
• • новизна: как правило, выполняется нечто, что никогда не делалось ранее;
• • особые требования по времени, затратам и качеству выполнения работы.

Рассмотрим эти характеристики подробнее.

Во-первых, проект имеют определенную цель, будь то строительство 12-этажного жилого комплекса к 1 января следующего года или выпуск версии 2.0 специального пакета программного обеспечения в как можно в более сжатые сроки. Такая единая конкретная цель часто отсутствует в повседневной жизни организации, где работники изо дня в день выполняют одни и те же операции.

Во-вторых, так как существует четко определенная цель, проект имеет строго фиксированный момент завершения, что вовсе не похоже на постоянно выполняемые обязанности в традиционных видах работ. Во многих случаях работники переходят от одного проекта к другому, а не остаются вы поднять одну и ту же работу. Например, после строительства стадиона в Самаре инженер может получить задание принять участие в строительстве нефтеперерабатывающего завода в Уфе.

В-третьих, в отличие от большинства видов организационной работы, которая делится по принципу функциональной специализации, для проектов характерно комбинирование и объединение усилий разнообразных специалистов. Например, вместо того, чтобы работать в отдельных кабинетах под руководством конкретных менеджеров, участники проекта, независимо от того, являются ли они инженерами, специалистами в области финансов, маркетинга или снабжения, работают над выполнением проекта под руководством управляющего проектом.

В-четвертых, проекты никогда не бывают абсолютно одинаковыми и всегда включают какие-то уникальные элементы. И вопрос не в том, будут ли иметь место такие уникальные элементы, а в том, какова будет степень уникальности. Очевидно, что осуществление того, что до сих пор никогда не делалось, как, например, организация систематического плавания торгового флота по Северному морскому пути, требует решения новых проблем и использования новых технологий управления движением. С другой стороны, даже базовые строительные проекты, для выполнения которых используются хорошо известные и отработанные методы и приемы, требуют в той или иной степени адаптации их под конкретные условия, определяемые заказчиком, что также делает их уникальными. И, наконец, проекты связывают ограничения но времени, по затратам и особые требования к исполнению работ. Проекты оценивают по тому, что было выполнено, сколько это стоило, и как много времени было на это затрачено.

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

Последние три сдерживающих фактора накладывают большую ответственность, чем при выполнении многих других работ. Эти же три фактора подчеркивают одну из первостепенных функций управления проектом, а именно: балансирование временем, затратами и работой при одновременно максимальном удовлетворении запросов клиента.

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода социотехнической системы из исходного состояния в конечное при действии ряда ограничений и механизмов (рис. 1.1).

Проект является сложным, структурированным процессом. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Основные элементы проекта

Итак, в современном понимании проекты — это то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, создание политической партии, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона — это все проекты.

Что такое проект и управление проектами

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

» направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

» координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;

» ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается.Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом.

Вот некоторые из них.

В самом общем виде проект (англ. project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 1.1.1).

Рис. 1.1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

В «Кодексе знаний об управлении проектами» [8] проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.1.2).

Рис. 1.1.2. Основные элементы проекта

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки.

Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/ доход, материально-вещественным результатом — новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом:

ПРОЕКТ — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

Итак, в современном понимании проекты — то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкцияпредприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона, — это всё проекты.

Сравните это толкование с принятым до недавнего времени у нас: проект — это документально оформленный план сооружения или конструкции. Нужно знать, что для обозначения этого понятия на Западе используют термин «design».

В ряде отраслей — таких, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, — создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и/или методов управления его осуществлением. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями.

В настоящее время в Российской Федерации разработан и реализуется ряд программ развития: топлива и энергетики, продовольствия, транспорта и связи, жилья, машиностроения и некоторые другие.

В число приоритетных федеральных программ вошли программы энергоснабжения, электрификации и газификации сельских районов, повышения безопасности атомной энергетики, использования нетрадиционных источников энергии, освоения газовых месторождений полуострова Ямал, развития Канско-Ачинского топливно-энергетического комплекса.

Концептуально важным является понятие системы, которое может быть определено следующим образом: Система — это группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое в целях достижения поставленных перед ними целей (рис. 1.1.3). В качестве примеров таких систем можно привести «Компанию «Аэрофлот»», «Систему спутникового телевидения» и т. д. Соответственно, программы являются подсистемами первого уровня (нетрудно привести примеры программ Аэрофлота и др.), а проекты представляют собой часть программ.

Немного об истории управления проектами

Любой проект проходит ряд фаз (этапов, стадий), о которых мы поговорим позже. Взаимосвязь фаз, функций и подсистем управления проектами показана на рис. 2.1.1. (гл. 2, п. 2.1.).

Разумеется, для того, чтобы провести проект через все фазы (этапы, стадии), им нужно как-то управлять. В этом смысле управляли уже такими знаменитыми проектами, как строительство египетских пирамид или Великой Китайской стены. Управляли — и небезуспешно (если оценивать успешность только по своевременности завершения или по техническим результатам) — проектами в оборонной, топливно-энергетической и некоторых других отраслях промышленности бывшего Советского Союза.

Рис. 1.1.3. Иерархия систем

Необходимость в самостоятельной дисциплине «Управление проектами» (Project Management) была осознана в развитых странах Запада с рыночной экономикой в 50-х гг. XX в. Это было вызвано массовым ростом масштабов проектов и тем, что понятие успешности проекта стало измеряться, в первую очередь, соответствием его окончательной стоимости объему выделенных ассигнований, величиной экономии и размерами прибыли. Последнее, в свою очередь, зависело от комплексности (системности) решения множества задач, составляющих в совокупности предмет управления (рис. 1.1.4).

В числе первых методов управления проектами в конце 50-х гг. были разработаны методы сетевого планирования и управления (методы СРМ и PERT). Впервые они были использованы для управления ракетной программой «Атлас» и при строительстве крупного завода синтетического волокна. В середине 60-х гг. эти методы стали активно изучаться и, в меньшей степени, внедряться в практику капитального строительства СССР.

Рис. 1.1.4. Типовая ситуация со степенью решенности ключевых задач управления

Здесь следует отметить, что еще в конце 30-х гг. советскими учеными были разработаны теоретические основы и практические методы календарного планирования и поточного строительства с использованием диаграмм Ганта и т. н. циклограмм, что во многом можно считать фундаментом созданного позднее аппарата управления проектами.

В 70-е гг. большое число крупных компаний на Западе в ответ на растущие масштабы и сложность их деятельности в условиях жесткой конкуренции стали развивать и использовать методы управления проектами. Ускорению этого процесса способствовало широкое внедрение компьютерных систем обработки информации (табл. 1.1.1).

Дата добавления: 2017-11-04 ; просмотров: 869 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ