С точки зрения системного подхода организация это

В теории организаций выделяют четыре типа моделей, отражающих эволюцию теоретических концепций, определяющих сущность самих организаций, роль и доминирующие функции менеджмента, а также критерии, применяемые для оценки эффективности их деятельности:

• 1) модель механистической конструкции организации,
• 2) организация как коллектив, сформированный по принципу разделения труда,
• 3) организация — сложная иерархическая система, тесно взаимодействующая с окружением.

Целесообразно рассмотреть подробно третью модель, поскольку она является основой системного подхода в менеджменте. В этой модели предприятие представляется в виде сложной иерархической системы, тесно взаимодействующей с окружением. Ее основу составляет общая теория систем, основополагающий вклад в которую за рубежом внесли А. Чандлер, П. Лоуренс, Дж. Лорш; в нашей стране эти проблемы исследовались И.В. Блаубергом, Э.Г. Юдиным, В.В. Дружининым, В.Н. Садовским, В.Г. Афанасьевым и многими другими учеными, разрабатывавшими их по самым различным направлениям.

В системном подходе к управлению организацией выделяют следующие основные принципы:

• 1) многомерность организации и соответствующего ей управления, то есть учет внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на функционирование организации;
• 2) принцип синергетического эффекта, суть которого в следующем: целое всегда качественно отличается от суммы составляющих ее частей;
• 3) целостность управленческой деятельности в отношении организации, т.е. изменение каждого элемента управленческой деятельности неизбежно повлечет изменение всех остальных элементов.

В соответствии с первым принципом организация рассматривается в единстве ее составных частей, которые неразрывно связаны с внешним миром (см. табл.)

Черты и свойства организации как открытой системы

Система состоит из некоторого количества частей, называемых элементами

Компоненты системы связаны между собою

Форма связи организационно закреплена в структуре

Компоненты воздействуют друг на друга своим

нахождением в системе и выходом из нее, что

есть результат взаимного влияния и взаимодействия с окружающей средой

Изменения, происходящие в результате взаимодействий, называются процессами

Системный подход — направление методологии научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объекта как системы: целостного комплекса взаимосвязанных элементов (И. В. Блауберг, В. Н. Садовский, Э. Г. Юдин); совокупности взаимодействующих объектов (Л. фон Берталанфи); совокупности сущностей и отношений (Холл А. Д., Фейджин Р. И., поздний Берталанфи)

Говоря о системном подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач. Как говорится, «Правильно заданный вопрос — половина ответа». Это качественно более высокий, нежели просто предметный, способ познания.

Основные принципы системного подхода

Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Системность, свойство объекта обладать всеми признаками системы.

Особенности системного подхода

Системный подход — это подход, при котором любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход представляет собой форму приложения теории познания и диалектики к исследованию процессов, происходящих в природе, обществе, мышлении. Его сущность состоит в реализации требований общей теории систем, согласно которой каждый объект в процессе его исследования должен рассматриваться как большая и сложная система и одновременно как элемент более общей системы.

Развёрнутое определение системного подхода включает также обязательность изучения и практического использования следующих восьми его аспектов:

— системно-элементного или системно-комплексного, состоящего в выявлении элементов, составляющих данную систему. Во всех социальных системах можно обнаружить вещные компоненты (средства производства и предметы потребления), процессы (экономические, социальные, политические, духовные и т. д.) и идеи, научно-осознанные интересы людей и их общностей;

— системно-структурного, заключающегося в выяснении внутренних связей и зависимостей между элементами данной системы и позволяющего получить представление о внутренней организации (строении) исследуемой системы;

— системно-функционального, предполагающего выявление функций, для выполнения которых созданы и существуют соответствующие системы;

системно-целевого, означающего необходимость научного определения целей и подцелей системы, их взаимной увязки между собой;

— системно-ресурсного, заключающегося в тщательном выявлении ресурсов, требующихся для функционирования системы, для решения системой той или иной проблемы;

— системно-интеграционного, состоящего в определении совокупности качественных свойств системы, обеспечивающих её целостность и особенность;

— системно-коммуникационного, означающего необходимость выявления внешних связей данной системы с другими, то есть её связей с окружающей средой;

— системно-исторического, позволяющего выяснить условия во времени возникновения исследуемой системы, пройденные ею этапы, современное состояние, а также возможные перспективы развития.

Практически все современные науки построены по системному принципу. Важным аспектом системного подхода является выработка нового принципа его использования — создание нового, единого и более оптимального подхода (общей методологии) к познанию, для применения его к любому познаваемому материалу, с гарантированной целью получить наиболее полное и целостное представление об этом материале.

Поставщики. С точки зрения системного подхода организация — это механизм преобразования входов в выходы

С точки зрения системного подхода организация — это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

В некоторых случаях все организации определенного региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика Хороший пример — обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством (пример взаимозависимых внешних переменных), и редко могут найти-альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию. Например, резкое падение цен на бензин в 1986 г. в определенной мере повлияло на каждую организацию мира, но значительно ощутимее это воздействие было на фирмы, зависящие от бензина, в частности, занимающиеся автомобильными и воздушными грузо- и пассажиро-перевозками.

МАТЕРИАЛЫ. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Примеры: машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары (дистрибьютеры), и магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Представьте, во что обошлось бы отсутствие хотя бы одной детали, которая устанавливается в определенной точке сборочного конвейера, например, фирме «Дженерал Моторс». Аналогичным образом, если магазин лишается какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к конкуренту.

Японцев считают создателями методов ограничения запасов, фирмы, для которых материалы — входы, считают, что то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса должно доставляться по принципу «точно в срок». Такая система снабжения требует тесного взаимодействия производителя с в высшей степени взаимосвязанными поставщиками. В других странах может понадобиться поиск альтернативных поставщиков или поддержание значительного объема запасов. Крупные производители пива, например, заключают контракты с несколькими бумагопроизводителями на картон для коробок стандартного размера — под шесть банок пива и обеспечивают тем самым постоянный приток упаковочного материала, расходуемого в больших количествах. Таким путем производители пива обеспечивают свою безопасность на случай забастовкиили производственных трудностей, которые в ситуации одного поставщика картона помешали бы выпуску пива в популярных шестибаночных упаковках. Однако запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и хранение, а не на другие нужды. Эта зависимость между деньгами и поставками исходных материалов хорошо иллюстрирует взаимосвязанность переменных.

КАПИТАЛ. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. Небольшие, в особенности венчурные, предприятия сегодня испытывают большие трудности с получением необходимых средств. По этой причине некоторые исследователи опасаются за судьбу малого бизнеса в США.

ТРУДОВЫЕ РЕСУРСЫ. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т. е. для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем. Как показано в примере 4.1., в некоторых отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах.

Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров. Джорд Стейнер в своем исследовании попросил руководителей ряда фирм проранжировать по степени важности для них 71 фактор применительно к последним пяти годам. В число факторов вошли: общее руководство, финансы, маркетинг, материалы, производство и готовая продукция. По трудовым ресурсам выше других котировались два фактора: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы. То, что повышение квалификации менеджеров оказалось по значению выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам, явный признак важности притока этой категории трудовых ресурсов в организацию. Поддержка талантливых управляющих — это зачастую проблема переговоров с глазу на глаз с кандидатами на должность, которым предлагаются достаточно высокая заработная плата и льготы. По большей части организации стараются также решать проблемы обеспечения нужными трудовыми ресурсами путем обучения и поддержки собственных сотрудников.

Подписывая договор с профсоюзом, фирма по сути дела, договаривается с поставщиком рабочей силы. Распространение профсоюзов — еще одно подтверждение необходимости принимать в расчет внешние факторы при решении внутренних вопросов. Несколько десятилетий назад существовало всего несколько профсоюзов, как правило, слабых. Однако после принятия в 1935 г. Закона о трудовых отношениях нанимателям пришлось признать профсоюзы, предпочитаемые большинством работников, и именно с ними вести переговоры. В настоящее время профсоюзы в США представляют интересы примерно 17% всех американских трудящихся. Если вначале профсоюзы объединяли только рабочих, то в настоящее время их ряды расширились за счет служащих в системе розничной торговли, государственных служащих, учителей и даже некоторых профессоров из колледжей. Крупная организация типа «Дженерал Моторс» или «Америкен Телеграф энд Телефон» может оказаться вынужденной вести переговоры со многими профсоюзами и рассматривать трудовые ресурсы как сложную переменную.

Закон о трудовых отношениях, Закон Тафта-Хартли от 1947 г., который потребовал от профсоюзов честного ведения переговоров с нанимателями, другие законодательные акты, а также бесчисленные контракты,- ставшие результатом переговоров между конкретными профсоюзами и нанимателями, непосредственно отражаются на некоторых аспектах внутренней деятельности организаций. Среди прочего, этими документами определяется, кто может и обязан выполнять определенные задачи, кого можно поддерживать, кто может быть уволен, понижен в должности, переведен на другую работу, какие нормативы производительности труда следует устанавливать,какого рода обучение следует обеспечивать, какие виды стимулирования вправе предлагать руководство.

Дата добавления: 2014-10-29 ; просмотров: 327 . Нарушение авторских прав

Системный подход к организации

Вернуться назад на Системный подход

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход — это ориентация на ближайший положительный результат («а дальше видно будет. «). Мыслится, что «дальше» опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.

Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Основоположником общей теории систем является Людвиг фон Берталанфи. В начале 20-х годов молодой австралийский биолог Людвиг Берталанфи начал изучать организмы как определенные системы, обобщив свой взгляд в книге «Современная теория развития» (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге «Роботы, люди и сознание» (1967) он перенес общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. И в 1969 году в работе «Общая теория систем» Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку.

Системный подход — это подход, при котором любая система (явление, процесс, какой-либо объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход — это не набор каких-либо принципов или руководств для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.

Основными принципами системного подхода (системного анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со сложными системами:

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию, взаимозависимость между отдельными её частями и между организацией и окружающей средой, а также более эффективно достичь целей, сначала определим, что такое система и организационная система.

Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая их которых вносит свой вклад в характеристики целого. Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей. Таким образом, организационная система — это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают: производство; маркетинг и сбыт; финансы; информация; персонал, человеческие ресурсы — обладают системообразующим качеством и от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления.

Но у организационной системы есть и другая сторона:

1. Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.
2. Цели и задачи. Организационная цель — есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация — инструмент для достижения целей.
3. Организационная структура. Организационная структура — это способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.).
4. Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.
5. Организационная власть — это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть — не только субъект, но и объект управления.
6. Организационная культура — присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.
7. Организационные границы — это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру — значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами — значит вовремя их очерчивать.

Основными характеристиками общей теории систем являются:

1. Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.
2. Границы системы — это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.
3. Синергия (от греческого — вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.
4. Вход — Преобразование — Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
5. Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение — становление — функционирование — кризис — крах.
6. Системообразующий элемент — элемент системы, от которого в решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

Существует два типа организационных систем:

1. Закрытая организационная система — это та система, которая имеет жесткие фиксированные границы, и не имеет связи с внешней средой (т. е. ее действия независимы от среды). Примером может служить натуральное хозяйство, которое не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами.

2. Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другими организациями, институтами и характеризуется:
— наличием цикла событий;
— негативной энтропией — для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале;
— обратной связью. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью;
— динамическим гомеостазом — процессом поддержания самой организацией сбалансированного состояния;
— дифференциацией — тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему в ответ на изменение внешней среды;
— эквифинальностью. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

Таким образом, организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования и т.п., которые становятся элементами её внутренней среды и называются эти компоненты — входами. В процессе своей деятельности с помощью определенных технологий часть ресурсов перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит во внешнюю среду, т. е. любая организационная система в динамике представляется в качестве 3-х процессов: вход — преобразование — выход.

При системном подходе сначала исследуются параметры «выхода», т. е. товары и услуги, а именно что производить, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Уже затем определяются параметры «входа», т. е. исследуется потребность в ресурсах.

Любое предприятие — система, которая функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях.

Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

— менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;
— руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одни направления деятельности своей организации с другими, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;
— менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным — общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;
— системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

Теория систем сама по себе не говорит руководителям, какие именно элементы организации как системы важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того, чтобы применять теорию систем к процессу управления.

Методы исследования
Исследование рынка
Методы прогнозирования
Метод моделирования
Виды рекламы

Способы анализа предприятий

Многие ученые внесли весомый вклад в теорию организации, и концепция каждого из них может рассматриваться как самостоятельный подход.

Приверженцы классического подхода акцентируют внимание на структурных факторах, функциях или видах деятельности, необходимых для достижения целей. По мере определения задач и их последующей группировки формируются рабочие места, отделы и другие подразделения в целях эффективной специализации и координации деятельности в рамках физически нормальной загрузки руководителей. Далее формируется система координации путем установления соподчиненности работников и границ их ответственности в иерархии управления. Для этого подхода характерны попытки разработать правила (так называемые принципы организации), действующие как критерии построения организации.

Представители школы человеческих отношений наряду со сторонниками более или менее научно обоснованного бихевиорального подхода выдвигают на первый план проблемы мотивации поведения людей, руководства, группового и внутригруппового поведения. На основе оценки социально-психологических последствий различных организационных перемен предлагаются рекомендации по совершенствованию управленческих процедур, политики по созданию такого организационного климата и такой структуры, которые стимулируют совместные усилия работников для достижения целей организации. Вообще говоря, координация деятельности людей не может быть эффективной, если они не желают сотрудничать, и такая кооперация не возникает автоматически, но ее возникновению может способствовать организация.

Сторонники системного подхода к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели. Соответственно этому задача управления сводится к интеграции системообразующих элементов, которая может быть достигнута при условии, что каждый руководитель к решению относящихся к сфере его компетенции вопросов станет подходить с точки зрения системного анализа. Главная задача системного подхода состоит в оптимальном повышении эффективности работы организации в целом, что не обязательно означает оптимизацию деятельности всех без исключения ее элементов.

Суть системной концепции управления предприятием

может быть выражена через следующие два условия управленческой деятельности.

1. Интересы одного из элементов системы не должны противоречить интересам всей организации.

2. Организация функционирует в окружающей среде, которая обусловливает возникновение противоречивых целей элементов системы.

Возникновение системного подхода является своеобразным отражением методологического кризиса как «классической теории» организации, так и доктрины «человеческих отношений». Формирование этого направления также произошло под влиянием усложнения хозяйственных связей и возникновения супергигантских монополий.

В соответствии с системным подходом организация рассматривается как комплексная система, включающая в свой состав частные подсистемы.

Относительно выделения подсистем не существует единого мнения. Некоторые авторы в качестве подсистем выделяют индивида, формальную структуру, неформальную структуру, неформальную организацию, статусы и роли, а также физическое окружение. Другие авторы выделяют функциональные подсистемы (планирование, организация, контроль и т.д.). В подсистеме планирования в свою очередь можно выделить подсистемы оперативно-производственного планирования, плановых нормативов и т.п.

При необходимости можно рассматривать и анализировать взаимодействие производственной, финансовой, кадровой, маркетинговой и других подсистем.

С точки зрения оценки эффективности системный подход дает возможность рассматривать организацию как систему вход/выход. Большинство теоретиков системного подхода представляют организацию как сложную систему затраты-производство-выпуск. Организация отделена от своей среды прозрачной границей. Через эту границу проходят сделки, которые дают возможность организации обеспечивать человеческие, финансовые и материальные ресурсы. Внутри организационных границ взаимодействующие подсистемы преобразовывают эти ресурсы в окончательный продукт, требуемый среде. Продукция проходит через границу организации, возобновляя цикл затраты-производство-выпуск.

В связи с этим важно подчеркнуть главную особенность хозяйственной организации как системы – ее особое единство с внешней средой (окружением). Под окружением понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние. Однако если система, испытывая такое влияние, может сама достаточно сильно воздействовать на какой-либо внешний элемент, то такого рода управляемый компонент не следует относить к среде, а необходимо включать его в саму систему.

Системный подход к организации требует точного выделения «полюсов» системы, т. е. входов и выходов, связывающих ее с внешней средой (в отличие от внутрисистемных связей, выражающих отношения внутренних компонентов системы). Это вызывает необходимость определенным образом описывать внешнюю среду организации, выделяя в ней те компоненты, которые существенны с точки зрения их влияния на систему.

Нужно иметь в виду, что внутренняя структура производственно-хозяйственной организации находится под сильным влиянием структуры ее окружения. При этом внутри организации ее отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с тем или иным органом внешней среды.

Сложность структуры организации выдвигает на первый план необходимость изучения взаимодействия подсистем. Поэтому основным понятием при исследовании такого взаимодействия является понятие «связи» или «связующих процессов». Выделяются три типа основных связующих процессов: коммуникация, равновесие и принятие решений. Подробно содержание данных понятий будет рассматриваться далее, здесь же отметим, что система коммуникаций образует строение, конфигурацию организаций, посредством коммуникаций осуществляется контроль и координация деятельности.

Системный подход появился на свет, с одной стороны, в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой – вследствие развития общей теории систем, теории автоматического управления и кибернетики, давших методологический аппарат для связи в единое целое разнородных управленческих задач. Как подчеркивается в многочисленных изданиях по вопросам организации и управления, системный подход имеет важное значение при обосновании управленческих решений в самых различных областях, в том числе в военной, промышленной, коммерческой, финансовой и др. Является общепризнанным, что системная методология представляет собой наиболее упорядоченную надежную основу для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя вскрывать и анализировать составляющие систему компоненты и последовательно сочетать их друг с другом.

Сущность системного подхода сводится к следующему

1) формулирование целей и выяснение их иерархии до начала какой-либо деятельности, связанной с управлением, и в частности с принятием решений;

2) получение максимального эффекта в смысле достижения поставленных целей при минимальных затратах путем сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления соответствующего выбора;

3) количественная оценка (квалификация) целей, методов и средств их достижения, основанная не на частичных критериях, а на широкой и всесторонней оценке всех возможных и планируемых результатов деятельности.

Наиболее широкая трактовка методологии системного подхода принадлежит профессору Людвигу фон Берталанфи, выдвинувшему еще в 1937 г. идею «общей теории систем». Предмет «общей теории систем» Берталанфи определяет как «формулирование и вывод тех принципов, которые действительны для «систем» вообще». «Следствием наличия общих свойств систем, – пишет он, – является проявление структурных подобий, или изоморфизмов, в различных областях. Это соответствие вызвано тем обстоятельством, что данные единства можно в некоторых отношениях рассматривать как «системы», т. е. комплексы элементов, находящихся во взаимодействии. Фактически аналогичные концепции, модели и законы часто обнаруживались в весьма далеких друг от друга областях, независимо и на основании совершенно различных фактов».

Системная концепция появилась в литературе о менеджменте примерно 60 лет назад, но лишь сравнительно недавно ее использование стало определяющим при изучении организации. Понятия организация и система трактуются вместе с того момента, когда Бернард построил свою теорию относительно эквивалентности систем и организаций, в которой утверждал, что концепция системного подхода наиболее полно воплощается в определении формальной организации как системы сознательно соединенных действий или усилий двух или более людей.

Для иллюстрации сути системного подхода к анализу организаций рассмотрим проблемы, связанные с принятием решения на предприятии о том, какие изделия должны производиться и в каком количестве.

Производственные подразделения предприятия, несомненно, предпочли бы производить ограниченную номенклатуру в довольно больших количествах с тем, чтобы минимизировать количество используемого оборудования. Такая политика приводит к большим запасам нескольких изделий.

Коммерческий персонал, с другой стороны, хотел бы иметь большое количество различных изделий в запасе, что гарантирует своевременную поставку потребителям любого изделия.

Финансовый менеджер считает, что большие запасы связывают деньги, которые могли бы быть использованы более эффективно в другом месте, и в связи с этим будет настаивать на минимизации запасов.

С точки зрения начальника отдела кадров, желательны постоянные уровни производства, которые позволяют избежать набора новых рабочих в связи с кратковременным ростом выпуска продукции и увольнения персонала в периоды снижения производства продукции.

Таким образом, можно идентифицировать цели почти каждой функциональной единицы организации в связи с принятием решения относительно этой простой тактической проблемы.

Та же самая ситуация может существовать на более низком уровне управления (в любой функциональной подсистеме организации). Производственные подразделения должны постоянно балансировать между скоростью производственного процесса и количеством дефектных изделий, которых не выявляются контрольными службами. Служба маркетинга также причастна к этой проблеме в связи с претензиями потребителей и снижением объема продаж.

Действительно, всегда, когда «рабочая сила» в организации разделена, проблема эффективного объединения всех ресурсов первостепенна, и это может быть достигнуто, если только менеджеры понимают и используют системный подход к «системе», которая является их областью деятельности.

Конечно, это означает, что некоторая функциональная единица в пределах организации не имеет права достигнуть индивидуальных целей, что лучше всего для целого – обязательно не лучше всего для каждого компонента системы.

Таким образом, для рассматриваемого примера, хотя затраты производственных подразделений могут увеличиваться при производстве широкой номенклатуры изделий, это может привести к росту прибыли, так как все заказы будут удовлетворены.

Сущность организации с точки зрения системного подхода

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни — общества в целом, экономики, науки, культуры, образования, обороны, даже личной жизни. Овладение знаниями об этом позволяет обоснованно и профессионально подходить к формированию организаций, к пониманию и регулированию протекающих в них процессов, к определению курса действий и руководству его реализацией в интересах достижения поставленных целей.

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, «социальное образование» — то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.

Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организаций, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.

Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

Формализация — заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют вес типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.

Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими руководителями, в других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы достижения цели. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций — таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных организационных процедур.

Характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает Мильнер Б.З. Теория организация. М., 1999.:

· предлагаемые продукты или услуги;

· место и роль в системе рыночных отношений;

· цели организации (выживание, рост, доходность);

· технологию (процессы, инновации);

· философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

· внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

· внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

Развитие организаций с позиций системного подхода

Рубрика: Экономика и управление

Статья просмотрена: 1754 раза

Библиографическое описание:

Носкова К. А. Развитие организаций с позиций системного подхода // Молодой ученый. — 2012. — №11. — С. 180-182. — URL https://moluch.ru/archive/46/5709/ (дата обращения: 27.04.2019).

Сегодня глобальная экономика является синонимом постоянных организационных изменений в технологии, бизнес-процессах, должностных инструкциях и навыках. Компании, в которых должным образом развернут системный подход организации, может быстро адаптироваться к изменениям и оставаться жизнеспособными субъектами хозяйствования.

Организация представляет собой сложную систему, независимо от функций и размеров. Внутри она состоит из взаимосвязанных и взаимозависимых частей. Деятельность любой части организации влияет в разной степени на деятельность любого другого сегмента этой организации. Внешне, есть компоненты, которые влияют на организации, и (или) подвергаются воздействию организации. Организация это развивающаяся социальная группа, и к ней применимы все законы и принципы групповой динамики. Люди являются главной движущей силой развития организации.

Системный подход организации состоит из трех основных этапов: планирование изменений, оценка изменения силы и реализация изменений. Иными словами, менеджменту нужен целостный подход. Системный подход в организации может быть отнесен методологией к плану управления изменениями. Системный подход — это методология исследования объектов как систем. Ценность методологии системного подхода состоит в том, что эта модель позволяет кратчайшим путем привести к цели систему любой сложности, затратив при этом наименьшее количество ресурсов. Эта методология в сочетании с идеями целевого планирования и управления имеет следующие характерные черты:

рассмотрение объекта как единого целого во взаимодействии с окружающей средой;

ориентация на конечный результат элементов всех уровней структуры объекта;

обязательное решение всех проблем и задач, связанных не только с достижением конечной цели, но и с приоритетным решением ключевых проблем;

распределение ресурсов в соответствии с важностью задач;

прогнозирование развития объекта, коррекция прогноза на основе обратной связи;

принятие в расчет полного жизненного цикла системы.

Существуют два типа взаимодействия: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами. Суть системного подхода организации заключается в том, что сотрудники какого-либо отдела организации не могут работать полностью в рамках традиционной организационной структуры, они должны взаимодействовать с различными отделами, другими сотрудниками всего предприятия, а также с представителями других организаций.

Система образуется двумя составляющими:

внешним окружением, включающим в себя вход и выход системы, связь с внешней средой и обратную связь;

внутренней структурой, т.е. совокупностью взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы.

Основные понятия общей теории системного подхода

Целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой и представляющий собой подсистему системы более высокого порядка (глобальной системы). Единство системы с внешней средой определяет ее взаимосвязь с действием объективных экономических законов

Части, из которых состоит система, называют подсистемами. Каждая система в свою очередь, может быть подсистемой еще большего целого. Таким образом, отдел является подсистемой организации, организация может быть подсистемой компании, компания может быть подсистемой какой-либо отрасли промышленности, которая является подсистемой национальной экономики, а национальная экономика является подсистемой мировой системы.

Синергия означает, что целое больше, чем сумма его частей, суммирующий эффект взаимодействия двух или более факторов, характеризующийся тем, что их действие существенно превосходит эффект каждого отдельного компонента в виде их простой суммы.

Открытые и закрытые системы

Если система взаимодействует с окружающей средой, то она считается открытой. Закрытая система не взаимодействут со средой. Все организации в какой степени взаимодействуют с окружающей средой. Например, автомобильный завод является гораздо более открытой системой, чем банк или тюрьма. Такие компании, как Google и Microsoft можно рассматривать как организации с открытым системным подходом к управлению персоналом.

Каждая система имеет границу, которая отделяет ее от окружающей среды. Замкнутая система имеет жесткие границы, в открытой системе граница является более гибкой. Система границ многих организаций становится все более гибким. Например, нефтяные компании должны уделять большее внимание охране окружающей среды от воздействия своих действий. Тенденция такова, что общество требует большей экологической ответственности от нефтяных компаний.

Вход и выход системы

Расход это система информационных потоков материалов и энергии, в том числе человеческой энергии. Материалы входят в систему из окружающей среды в качестве вклада (например, сырье и ресурсы), проходят трансформационные процессы в системе (операции, которые изменяют ресурсы) и выходят из системы в качестве товаров и услуг. Выход из системы — товар (продукция, услуги, новшества и т.п.), выпускаемый системой в соответствии с планом.

Обратная связь является ключом к системе управления. Обратная связь это обратное воздействие, отзыв, отклик, ответная реакция результатов процесса на его протекание или управляемого процесса на управляющий орган. Обратная связь при необходимости исправляет процесс, повышая производительность труда.

Анализ на основе всестороннего изучения свойств системы с применением научных подходов для выявления ее сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, формирования стратегии функционирования и развития.

Внешняя среда системы

Компоненты макросреды (страны), инфраструктуры региона, в котором находится система, и микросреды системы, с которыми она имеет прямые или косвенные связи. Компоненты входа и выхода системы к внешней среде не относятся, они относятся к внешнему окружению.

Теория системного подхода влияет на динамичный и взаимосвязанный характер организации и управления задачами. Таким образом, системный подход обеспечивает рамки, в которых планируются действия и предвидятся как непосредственные, так и далеко идущие последствия, позволяя понять как будут развиваться непредвиденные последствия. Системный подход необходим для поддержания баланса между потребностями различных частей предприятий и потребностями и целями всей компании.

Организация как открытая система

Организация взаимодействует с окружающей средой, используя определенные входы из окружающей среды и преобразование их к выходам, которые предлагаются для окружающей среды. Достижения организации зависят от эффективности, с которой фирма осуществляет производственный процесс.

Для анализа системы необходимо для установления связей между системой и ее окружением. Средой организации являются системы более высокого порядка, состоящии из своих подсистем. Основными подсистемами в окружающей среде являются:

Рис. 1. Организационные преобразования системы

На рисунке 1 представлена схема организации и ее окружения: показаны входные элементы (ресурсы и затраты, входящие в систему) и выходные элементы (результаты, услуги и прибыль, выходящие из организации).

Система состоит из частей (подсистемы), которые специализируются на работе с определенными переменными в окружающей среде.

Если подсистема решает несколько задач, то она может состоят из нескольких уровней, образуя иерархию.

Например, отдел кадров в крупной организации может выполнять с его различными подразделениями специализированные функции, такие как поиск персонала, обучение персонала, решение производственных отношений, жилищные отношения, выплата пособий и зарплаты, и т.д.

Для того чтобы справиться с окружающей средой организация должна состоять из четырех основных подсистем:

коммерческий сектор, который взаимодействует в первую очередь с экономической системой выполнения закупок и маркетинга фирмы;

технический сектор, который концентрируется в первую очередь на трансформационных процессах внутри фирмы. Этот сектор будет также взаимодействовать с технологической системой окружающей среды;

сектор персонала, который взаимодействует в первую очередь с социокультурной системой;

контроллер сектор, который концентрируется прежде всего на потоке информации внутри фирмы. Этот сектор также взаимодействует с политико-правовой системой.

При правильном применении системного подхода организации, компания может эффективно конкурировать в глобальной экономике. Организации при системном подходе могут быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям с минимальными потерями.

Жилин Д.М. Теория систем. Опыт построения курса. Учебное пособие — 5 изд. — М.: Либроком, 2010. – С. 176.