С точки зрения информационных процессов управление

Управление — такая организация изучаемого процесса на основе имеющейся информации, которая направлена на достижение определённых целей, т.е. целенаправленное воздействие на объект или процесс.

Объект управления (ОУ) или протекаемый в нём процесс характеризуются входными (управляющими) и выходными (управляемыми) координатами.

Управляемые координаты – выходные координаты, значения которых должны изменяться в желаемом направлении в соответствии с целью управления.

Управляемые координаты – входные координаты, значения которых должны изменяться в желаемом направлении в соответствии с целью управления.

С информационной точки зрения процесс управления состоит из следующих этапов (подпроцессов):

· I — получение информации о задачах и целях управления (функция планирования);

· II — получение информации о результатах управления, т. е. о состоянии ОУ на данный момент (функция учета);

· III — анализ полученной информации;

· IV — принятие и исполнение принятого решения.

Каждому из указанных процессов соответствует своя система, которая может иметь различную физическую природу. Например, если ОУ является техническим объектом, то I — формирователь программы управления; II — информационно-измерительная система (система датчиков и преобразователей); III — управляющее устройство в виде вычислительной системы (спецмикропроцессора), выдающей сигнал управления, IV — исполнительная система (система приводов: гидро-, электро-, пневмо-), перемещающая регулирующий орган.

Если ОУ — производство, то I — планирование производства, II – учет текущего состояния производства, III — оценка отклонения от выполнения плана, IV — принятие решений по ликвидации этих отклонений (например, за счёт перераспределения ресурсов) и исполнение управленческого решения (доставка ресурсов на рабочие места) людьми.

Главная цель управления состоит в том, что в каждый момент времени вектор выходных координат x(t) был бы равен заданному вектору x°(t), т.е. x(t) = x°(t).

Главная проблема управления — как своевременно и с высокой точностью достичь цель при действии возмущений, т.е. в условиях помех, противодействия и дефицита ресурсов? Эта задача решается с использованием принципов управления.

Принцип компенсации возмущения (принцип инвариантности)

ПрУс – программное устройство УУ₁ – устройство управления 1

Принцип компенсации: параллельно первому (естественному) каналу распространения возмущения формируют второй (искусственный) канал, содержащий датчик Д, устройство управления УУ₂, исполнительный механизм ИМ, объект управления ОУ и формирующий дополнительный сигнал управления +DU, который вызывает дополнительное перемещение Dx_u(Dt) регулируемой координаты, равное по величине и противоположное по знаку дополнительному перемещению Dх_f(t) координаты x(t), вызванному действием возмущения f₁(t): Dx_f(t)=-Dx_u(t).

Тогда говорят, что координата x(t) инвариантна (независима) по отношению к возмущению f₁(t).

Недостаток: не представляется возможным скомпенсировать действие тех возмущений, измерение которых либо невозможно выполнить, либо требует больших затрат.

Достоинство: нет необходимости решать проблему устойчивости и точности.

Этому принципу соответствует принцип двухканальности академика Б.Н.Петрова: для обеспечения инвариантности координаты X по отношению к возмущению f(t) должно быть по крайней мере два канала распространения возмущений. Вывод: в системе с отрицательной обратной связью достичь абсолютной инвариантности принципиально невозможно.

Дата добавления: 2015-05-08 ; просмотров: 385 | Нарушение авторских прав

2.1. Информационные системы и технологии. Их классификация в организационном управлении

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых — основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие — постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

• уровень в системе государственного управления;

• область функционирования экономического объекта;

• виды процессов управления;

• степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

По видам процессов управления ИС делятся на:

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.).

ИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу И С относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т. д.

ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным

Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам :

• степень централизации технологического процесса;

• тип предметной области;

• степень охвата задач управления;

• класс реализуемых технологических операций;

• тип пользовательского интерфейса;

• способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера иимеющимся прикладным программным обеспечением, таким, кактекстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

С точки зрения информационных процессов управление

Название работы: Информация в системе управления

Предметная область: Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Описание: Информация в системе управления Эта тема раскрывает осваивающим менеджмент следующие вопросы: понятие информации построение информационной модели информация как предмет и продукт управленческого труда носители информации .

Дата добавления: 2013-01-12

Размер файла: 224.5 KB

Работу скачали: 354 чел.

Информация в системе управления

Эта тема раскрывает осваивающим менеджмент следующие вопросы:

• понятие информации;
• построение информационной модели;
• информация как предмет и продукт управленческого труда;
• носители информации;
• роль информации в управлении;
• виды информации;
• свойства информации;
• качественные характеристики информации;
• виды работ информационного процесса;
• методы сбора и передачи информации;
• информация как вид ресурсов;
• понятие и функции информационной системы;
• этапы развития компьютерных информационных систем;
• классификация компьютерных информационных систем.

Информация во все времена нужна была людям как средство управления своими действиями, принятия результативного решения. С переходом к р ы ночным отношениям инфор м ация становится наиболее значимым ресурсом (наряду с материальными, трудовыми, энергетическими), резко возрастает стоимость информационных услуг, повсеместно внедряются новые информ а ционные технологии в коммерческих организациях.

Традиционная информационная система не стала удовлетворять требов а ниям в новых экономических условиях и постепенно заменяется на системы автоматизированной обработки информации для своевременного обеспеч е ния ею пользователей.

10.1. Понятие и роль информации в управлении

Любые изменения, происходящие в природе, в обществе, производстве, являются источником каких-то сведений, знаний, отражающих количестве н ную и качественную характеристики того или иного явления, процесса, с о бытия. Все эти сведения в любой форме и любого содержания представляют собой информацию.

Информация – это совокупность сведений (собранных, обработанных и накопленных), отражающая уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязи.

Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связыв а ют с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познание мира (рис. 10.1.1.).

Примером процесса отражения реального мира является хозяйственная инвентаризация, отображающая на данный момент времени ситуацию с м а териальными средствами (ресурсами) предприятия.

Информационные модели. Трансформация отдельных данных и событий в интегрированную карту реального мира позволяет построить две п о следовательные модели:

Информационо-разъясняющая модель описывает происходящие проце с сы и позволяет принимать управленческие решения в соответствии с опред е лёнными целевыми установками и критериями. Эта концепция находит пр и менение в качестве представлений об эффективных комбинациях произво д ственных факторов на входе, обеспечивающих достижение желаемых резул ь татов на выходе (в натуральном и денежном выражении).

Информационно-управляющая модель отражает ситуацию накануне пр и нятия решения и прогнозирует варианты её изменения на период после этого. Такая концепция находит применение в качестве управляющего процесса, охватывающего описание всех существующих взаимодействи й производс т венной системы в целом и основана на статистической оценке параметров.

Информация в управлении производством. В социально-экономической системе информация является средством коммуникации ме ж ду людьми. Этим и определяется её роль в производстве, осуществление к о торого было бы невозможно без связей, коммуникаций.

Играя важную роль в деятельности человека, информация имеет большое значение в управлении производством. С точки зрения процесса управления информацию можно определить:

• как предмет управленческого труда;

• как совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей си с тем и внешней среды;

• как продукт управленческого труда.

Напомним еще, что управление производством есть информационная (к и бернетическая) система, которую схематично можно представить, как на рис. 10.1.2.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления (предприятие, его прои з водство) и субъекта управления – управленческого аппарата (рис. 10.1.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабат ы вающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т. е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, н а правляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономич е ской ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, наруш е ния подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т. д.) .

Внешняя среда влияет не только на объект управления, она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличия конкуренции, величины пр о центных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого а п парата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Управление как воздействие субъекта на управляемый объект может быть осуществлено только путём передачи информации. Под этим углом зрения можно утверждать, что информация – это средство воздействия субъекта управления на управляемый объект.

В любой организации, как мы уже знаем, протекает два вида процессов:

1) по производству благ и услуг (материальных и нематериальных);

Первый имеет место в управляемой (производственной) системе с прои з водственным процессом, второй – в управляющей системе с процессом управления.

В производственной системе между элементами имеется физическая (в е щественная) связь (движение предметов и средств труда или вещный обмен), в то время как в управляющей системе элементы взаимодействуют на основе информационной связи: прямой – от субъекта к объекту и обратной – от об ъ екта к субъекту.

Предмет управленческого труда. Им является то, на что направлены де й ствия управленца, т. е. информация. Последнюю руководители, специалисты и технические исполнители собирают, передают, обрабатывают, хранят, и с пользуют в процессе управления.

Продукт управленческого труда. Им является информация, преобраз о ванная служащими в качественно новые формы, диктуемые целью трудового процесса. Это может быть управленческое решение, справка, отчёт, приказ и т. д.

Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой инфо р мации. Организационно-практическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без инфо р мации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформ и ровать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение.

Носители информации. С момента возникновения информация имеет мат е риальный носитель. Перечислим ряд носителей информации:

• чертежи; схемы, фотографии, графики;

• газеты, журналы, книги;

• кинофильмы, диафильмы, слайды;

• записи на магнитной ленте и других запоминающих устройствах;

• сигналы, табло, стенды, условные знаки;

• память (мозг) человека.

Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления рассматривают как процесс движения информации или же как процесс преобразования из исходной в командную, результирующую.

Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразованию инфо р мации. Его содержание гораздо богаче. Воздействие на человека – не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факт о ры, которые не умещаются в понятие информации, – интересы, долг, дисци п лина, воля, авторитет, мораль и др.

В осуществлении этих актов информация выступает как средство возде й ствия. Создаётся видимость, что передача информации и есть воздействие. Но это лишь внешняя сторона процесса управления. Одна и та же информ а ция по-разному действует на различных людей. Ведь не только информация оказывает действие процессе управления, но и человек воздействует на чел о века, по-разному используя информацию: как основу и средство воздействия в зависимости от того, кто или что является объектом воздействия.

10.2. Классификация информации

Классификация информации необходима:

• для компетентного, системного подхода к управлению;

• для формирования и совершенствования информационной системы;

• для анализа информационного обеспечения процесса управления.

По характеру, сфере образования , назначению, формам закрепления (фи к сации) применяемая в управлении информации делится на три крупных кла с са:

2) собственно управленческая;

1. Научно-техническая информация. Источником её образования являю т ся результаты научных исследований учёных и специалистов в различных отраслях науки и практики. Они предназначены для применения в конкретно-прикладных работах проектных и производственных организаций. Подобные сведения содержатся:

• в научно-технической литературе;

• в проектно-конструкторской документации;

• в технологической документации и т. п.

2. Собственно управленческая информация. Используется непосредстве н но в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая технико-экономическая информация. Такая информация имеется:

• в хозяйственных договорах;

• в заказах на материальные ресурсы;

• в различных распорядительных документах и др.

3. Учётно-статистическая информация. Её источник – результаты де я тельности любой административно-хозяйственной ячейки (школы, больницы, учреждения, предприятия и т. п.). Она слагается как обобщение сведений о совершившихся фактах и событиях в различных сферах хозяйственной жи з ни. Фиксируется информация в специально созданных документах (формах), носит периодический характер.

Учётно-статистическая информация предназначена для использования в качестве исходной для принятия решений, так как на её основе формируются представления о фактическом состоянии производственно-хозяйственных и социально-экономических процессов.

Другие классификационные пр и знаки информации:

По содержанию информация классифицируется:

1. по отражаемым объектам (трудовые, материальные ресурсы, средства пр о изводства, финансы);
2. по фазам и процессам воспроизводства (производство, распределение, о б мен, потребление);
3. по отраслям народного хозяйства (промышленность, сельское хозя й ство, транспорт, строительство и т. д.);
4. по типу отношений (организационные, экономические, социальные, политич е ские).

По организационному признаку информация подразделяется:

1. на систематизированную (т. е. регламентированную по составу показателей, адресам, периодичности, срокам передачи, формам представл е ния);
2. на несистематизированную.

По функциональному признаку различают информацию:

1. плановую;
2. координационную (по руководству);
3. учётную;
4. контрольную и т. д.

По уровням управления выделяется информация:

1. нисходящая (передаваемая от субъекта к объекту управления -командная или директивная);
2. восходящая (отчётная) направлена от объекта управления к субъекту;
3. горизонтальная (кооперативная) обеспечивает информационный о б мен между равными по рангу партнёрами (подразделениями).

Продолжим классификацию информации по другим основаниям (призн а кам).

Разнообразие форм отражения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления.

Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, табло и т. д., характеризуется повышенной скоростью её восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру воспр и ятия информации, показывая тенденции и зависимости и т. д. Использование наглядных форм отображения информации способствует совершенствов а нию информационного обеспечения управления.

Аудиоинформация – это информация, воспринимаемая на слух путём использования портативных магнитофонов и диктофонов.

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью кин о установок, телевизионной аппаратуры, компьютерной техники, получающей в н а стоящее время большое распространение в процессе управления.

Цифровая информация, безусловно, играет важную роль в процессе управления. Считается, что цифры более ёмки в информационном отнош е нии, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно всё свести к цифровым формам предоставления и н формации. Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты её с о стояния, что является неотъемлемой частью процесса управления.

Кодированная информация предназначена для использования совреме н ных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, и с кать, пе р едавать, обрабатывать информацию.

Условно-постоянная информация часто используется в форме нормати в ных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр. Условно-переменная информация – это текущая, оперативная, используемая сравн и тельно небольшой промежуток времени (отражает свойства и количестве н ные характеристики разовой производственной информации). Условно-постоянная информация о стаётся неизменной или незначительно изменяется в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления (информация о составе основных фондов, техн о логии производства продукции, организационной структуре предприятия и т. д.).

Исходная информация используется как основа для проведения различн о го рода расчётов, логической обработки. В свою очередь исходная информ а ция разделяется на первичную и промежуточную. Производная информация п о лучается в результате расчётов.

Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций.

Промежуточная информация может сразу не использоваться, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях. Производная информация включает результативную информацию.

10.3. Свойства и качественные характеристики информации

При организации информационных процессов необходимо учитывать свойства информации, которые носят как общий, так и специфический хара к тер. Назовём основные свойства.

– Способность информации быть средством отражения событий, пр о цессов. Чем сложнее интересующая нас система, чем из большего числа элементов она состоит, тем обширней состав и объём сведений, её характер и зующих, тем сложней оценить состояние системы. Отсюда требование мощности и совершенства средства для сбора, передачи, обработки инфо р мации, с тем чтобы можно было понять поведение системы, управлять ею, оценить её перспективу. В этом смысле наиболее сложными параметрами характеризуются современное производство, организация, фирма.

Современное предприятие – сложный организм, включающий большое число служб, подразделений, цехов, складов и т. д. Производство на предпр и ятии характеризуется глубиной и сложностью связей, высокой степенью ра з деления труда, динамизмом всех процессов – технологических, экономич е ских, социальных, организационных и пр. Деятельность такого предприятия складывается из огромной совокупности процессов, событий, явлений, ка ж дое из которых является источником информации.

– Многократность использования информации. Это свойство связано со спецификой её потребления, в процессе которого она не исчезает. Данное свойство предъявляет требования к созданию систем не только обработки, хранения информации, но и централизованного использования её работник а ми аппарата управления.

– Информация свободна от конкретного носителя. Это означает, что одну и ту же информацию можно представить в разном виде материализ а ции и, следовательно, на разных носителях.

– Конкретность и индивидуальность информации. Информация, отражающая процессы, происходящие в производстве, конкретна индивидуал ь на, т. е. присуща конкретному станку, рабочему, процессу, но в то же время структура её такова, что она позволяет дать общественную оценку явлениям, событиям, процессам в целом.

Качественными характеристиками информации являются:

• количество и качество информации;

• достоверность и точность;

• регулярность, ритмичность поступления.

Количество и качество информации. Является одной из основных хара к теристик при оценке загруженности работников аппарата управления, а также для определения производительности используемых при обработке и н формации технических средств. Оценка количества информации во многом зависит от способов её фиксации, применения различных носителей.

Иногда работники аппарата управления перегружены информацией, т. е. налицо информационная избыточность, – это затрудняет выработку решения. Бывает и обратное, когда работн и ки аппарата управления не располагают необходимой информацией – испытывают «информационный голод», т. е. решение приходится принимать в условиях недостаточности необходимой информации.

Достоверность и точность информации. Всякие сведения лишь с опр е делённой степенью достоверности отражают реальные события. Чем выше достоверность информации, тем больше возможностей для разработки э ф фективных решений. Достоверность информации – это комплексное число ошибочных символов на определённый объём информационного соо б щения.

На достоверность информации значительно влияют средства и способы отображения реальных фактов; средства и способы их хранения и передачи информационных данных. В информационный обмен в системе управления могут оказаться вовлечёнными ложные сведения, что затрудняет её фун к ционирование.

Иногда считают, что достоверность информации зависит от субъективных факторов, поскольку само понятие информации связано с деятельностью человека. Но достоверность информационного обеспечения имеет и объекти в ные основания, которые зависят от методики и средств измерения, расчёта, сбора информации и т. д. Об одном и том же событии можно получить менее достоверную и более достоверную информацию в зависимости от того, как подойти к её сбору и обработке.

Полнота информации. Определяется как соотношение необходимой для управления информации и полученной. Количество необходимой информ а ции зависит от затрат времени на её сбор и передачу. Полнота информации определяется не вообще полнотой наших знаний по данной проблеме, а во з можным и необходимом объёмом информации в данном процессе управл е ния, чтобы затраты на сбор и обработку информации не снижали эффекта от повышения её полноты, увеличения объёма.

Это вовсе не означает, что полнота знаний не влияет на полноту инфо р мационного обеспечения процесса управления. Она определяет необход и мость организационного и экономического совершенствования управления. Важную роль здесь играет и методика разработки управленческого решения, влияющая на объём используемой при этом информации.

Актуальность информации. Она связана с временем, в течении которого информация устаревает. В условиях ускоряющихся процессов социал ь но-экономического развития, научно-технической революции актуальность информации постоянно изменяется. Поэтому период, в течение которого информация является актуальной, приобретает немаловажное значение в пр о цессе управления. Актуальность информации зависит от своевременного её сбора, регистр а ции, правильного использования её по назначению. Подде р живая актуальность информации, мы тем самым не только можем принимать эффективные решения по управлению производством, но и прогнозировать поведение элементов и состояние тех или иных процессов на определённую перспективу в управляемом объекте.

Ценность, полезность информации. Эта характеристика относительна, так как ценность информации может быть различной и относительно воспр и нимающих её субъектов. Вот почему нельзя строго оценить или измерить ценность информации. И тем не менее в практике управления каждый рук о водитель, разрабатывая решение, оценивает полученные сведения. Руковод и тель отрицательно оценивает информационное обеспечение процесса упра в ления, если слишком часто к нему попадает бесполезная информация, загр у жающая его лишней работой.

Плотность информации . Это её количество, содержащееся в выбранной единице носителя. Низкая плотность информации при отсутствии соответс т вующей техники обработки увеличивает объём рутинных работ в процессе управления, усложняет процессы хранения и поиска информации и тем с а мым снижает производительность управленческого труда.

Высокая плотность информации требует специальных технических средств для её использования. Например, микрофильм, микрофиша, кассета и т. п. содержат большой объём информации в единице носителя, но использ о вание этой информации требует специальных технических приспособлений , аппаратуры. Уплотнение информации является одной из современных те н денций развития информационного обеспечения управления.

В деловой документации большую роль играет унифицированность те р минологии, порядок составления документа. Это способствует повышению плотности информации и улучшению характеристик информационного обе с печения системы управления.

Регулярность, ритмичность поступления информации. Информационное обеспечение управления характеризует и частота использования определё н ных видов информации. Не вся информация одинаково используется в пр о цессе управления. Одни виды информации постоянно находятся «в работе», другие – лишь периодически, третьи – весьма редко. Частота использования информации в процессе управления играет большую роль в организации её хранения и поиска, в выборе методов организации её массивов и стратегии поиска.

Разделение информации по уровням управления. На каждом иерархич е ском уровне решаются свои специфические задачи управления. Для того чт о бы решения, принимаемые на каждом уровне управления, были эффекти в ными и своевременными, необходимо чтобы работник каждого звена пол у чал специально отобранную информацию определённого объёма и качества, в чётко определённые моменты времени.

Чем выше ступень управления, тем выше уровень концентрации предо с тавляемой пользователю информации. Руководство предприятия нуждается в информации с интегральными оценками процессов и явлений в производстве с учётом функциональных обязанностей и административной ответственн о сти.

Систематизация информации по функциям управления. Каждое звено системы управления работает со своей специфической для выполняемой функции информацией. Можно разделить информацию по её функционал ь ной принадлежности. Причём это деление можно произвести как по осно в ным, так и по конкретным функциям управления. Такое классификационное деление информации имеет большое значение в проектировании системы управления, в частности при определении трудоёмкости работ по различным звеньям системы управления.

Каждая из выполняемых управленческих работ требует вполне опред е лённой, конкретной информации. Следовательно, информация, необходимая, например, для реализации функций оперативного управления и перспекти в ного планирования, будет резко отличаться по срокам предоставления, объ ё мам, структуре, форме предоставления и т. д.

10.4. Информационный процесс

Такой процесс включает частичные процессы (виды работ):

Сбор информации. Рассмотрим применяемые методы сбора информ а ции. К ним можно отнести:

• изучение документов, графиков, номограмм и т. д.

• использование справочной и нормативной документации;

• чтение специальной литературы, периодических изданий;

• просмотр кинофильмов, телепередач и т. п.;

• прослушивание записей с магнитных носителей;

• подсчёт, взвешивание, замер;

• беседы с работниками, опрос информаторов;

• запись данных со счётчиков;

• снятие информации с запоминающих устройств.

Всякий управленческий цикл начинается со сбора информации и заканчив а ется получением и выдачей управленческой информации в виде решений.

Передача информации. Главный принцип правильной организации п е редачи информации предусматривает прохождение её по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Возможны следующие способы передачи информации:

• перенос, пересылка, перевозка, передача устно;

• передача по телефону;

• передача по радио;

• передача по телевизору;

• передача по телетайпу;

• передача по телеграфу, телефаксу;

• автоматизированная передача с помощью средств сигнализации и т. д.

Преобразование информации. Предполагает аналитико-синтетическое изучение её содержания и подготовку новой формы (вторичной) информ а ции. Цель преобразования – придать информации вид, удобный для дал ь нейшего использования: обработки, передачи, хранения.

Преобразованием информации заняты все группы служащих в соответс т вии с разделении труда и должностными обязанностями. В результате де я тельности руководителей, специалистов и технических исполнителей по пр е образованию информации осуществляется подготовка и реализация очере д ного акта воздействия субъекта на управляемый объект, чем поддерживается и сохр а няется стабилизация системы управления.

Обработка информации. Это совокупность различных действий, прои з водимых над имеющейся информацией и приводящих к тому или иному и з менению её вида или характера представления. Здесь нередко объединяется ряд отдельных элементов для получения качественно нового сообщения, н о вой по содержанию информации.

Хранение информации. Оно заключается в её передаче во времени, св я занной с обеспечением неизменности состояний материального носителя и н формации. Для ускорения поиска хранимая информация систематизируется по классификационным признакам. Существуют специально оборудованные хранилища информации (архивы), а также различные устройства (картотеки) и аппараты с банком данных (компьютеры).

Использование информации. Означает её применение для решения управленческих задач в соответствии с целью воздействия. Пригодной для применения в процессе управления может быть любая достоверная информ а ция с учётом её вида, материального носителя, степени обработки, методов сбора и передачи.

Уничтожение информации. Уничтожению (разрушению материального носителя и содержащихся в нём сведений) информация подвергается в сл у чаях её устаревания или после многократного использования. Возможные варианты техники уничтожения информации: сожжение, измельчение путём резки, стирание и др.

10.5. Информационная система, её формирование и развитие

Информация как вид ресурсов . Добавим к сказанному, что управление – важнейшая общественная функция, без которой немыслима целенаправле н ная деятельность любой организации. Будучи процессом информационным, управление поддерживает структуру, режим деятельности, выполнение пр о граммы функционирования социально-экономического объекта за счёт по л ной, своевременной и достоверной информации. Причём информация выст у пает одним из основных ресурсов. Она собирается, передаётся, накапливае т ся, подвергается обработке и используется для принятия управленческих р е шений, регулирующих производственно-хозяйственную деятельность пре д приятий, коммерческих сбытовых и фина н совых организаций.

Чрезвычайно важным является тот факт, что информация не только пр о являет себя как любые другие ресурсы (материальные, трудовые, топливные, энергетические и т. п.), т. е. имеет стоимость и потребительную стоимость, но и выгодно отличается от них тем, что после переработки её объём и поле з ность не уменьшаются. Информация при этом не теряет своей ценности, а наоборот, увеличивает её, отражая новые знания, которые могут многократно использованы для анализа производственно-хозяйственной ситуации, пр и нятия обоснованных управленческих решений.

Однако для этого требуется необходимые условия – наличие чётко орг а низованной информационной системы предприятия, которая обеспечивает информационное обслуживание аппарата управления, реализует обмен и н формацией между структурными элементами внутри управляемого объекта и с внешней средой.

Понятие и функции информационной системы . Информационная си с тема – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи социально-экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в многоаспектных процедурах обрабо т ки информации и подготовки управленческих решений.

Информационная система, являясь системой информационного обслуж и вания работников управленческих служб, выполняет технологические фун к ции по накоплению, хранению и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном предпр и ятии, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Различают информацио н ные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ор и ентирована на использование различного рода калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленч е ских задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем и сетей различных конфигураций с целью не только накопления, хран е ния, переработки информации, но и максимального приближения терминал ь ных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принима ю щих решения.

Современная информационная технология реализуется в условиях спр о ектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленч е ских задач и человеко-машинная технология обработки информации. Ко м пьютерная информационная система (КИС) представляет собой упорядоче н ную совокупность информации, экономико-экономических методов и мод е лей, технических и программных средств, организованных на базе новой и н формационной технологии решения производственно-экономических задач и информационного обслуживания специалистов служб управления.

Этапы развития компьютерных информационных систем. В середине 60-х годов с появлением ЭВМ и информатики получило развитие новое н а учное направление – автоматизация управленческого труда. С тех пор и до настоящего времени главным фактором повышения эффективности деятел ь ности работников информационной сферы является внедрение компьюте р ных информационных систем. Речь идёт об использовании в управлении с о временных технических средств и компьютерных информационных технол о гий, обеспечивающих автоматизацию таких функций и процедур, как:

• подготовка и регистрация информации;

• передача информации к месту обработки;

• собственно обработка информации;

• хранение и поиск информации.

В этой работе пройдено несколько этапов.

1. Механизация отдельных видов трудоёмких управленческих задач была характерна для 50-х годов.

2. В 60-е годы основные усилия были направлены на обеспечение непр е рывной – в реальном масштабе времени – передачи от управляемых объектов и обработки на ЭВМ самой разнообразной информации с целью принятия своевременных и обоснованных решений.

3. Исключительно важным было распространение в 70-е годы систем комплексной обработки информации на ЭВМ. Это была эра человеко-машинных автоматизированных систем управления (АСУ), где при центр а лизованной обработке в условиях вычислительных центров роль человека-оператора оказывалась не менее существенной, чем технических устройств. Однако сверхцентрализованная обработка имела свои отрицательные стор о ны – отторжение пользователей от процесса обработки информации, снижение ан а литичности и качества результатной информации.

Опыт создания АСУ, внедрение оптимизационных методов в практику экономической работы, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются компьютерные информационные системы управленч е ской деятельности (КИСУД).

Преемственность между АСУ и новейшими КИС несомненна. В первых и во вторых системах управление рассматривается как информационный пр о цесс, а объект управления (социально-экономическая система) – как сложная информационная система. В обоих случаях при проектировании систем тр е буется комплексный подход к изучению производственно-хозяйственного механизма автоматизируемого объекта.

В принципе КИС можно рассматривать как этап дальнейшего развития АСУ, обусловленный внедрением в практику управленческой работы отн о сительно недорогих, но обладающих большими возможностями микроЭВМ и персональных ЭВМ, рассчитанных на конкретного пользователя, владеющего о с новами информационной технологии.

Несмотря на новизну, концепция КИС прошла уже в своём развитии три эт а па.

Для первого этапа была характерна слабая оснащённость низовых уро в ней системы управления микро- и персональной техникой. Отсутствовала автоматизированная связь иерархических уровней управления. Автоматиз а ция зачастую рутинных, часто повторяющихся операций существенно обе д няла функциональные и программно-аппаратные возможности ЭВМ.

Второй этап развития КИС характеризуется объединением с помощью каналов связи разрозненных, расположенных на различных уровнях технич е ских средств управления в локальную вычислительную сеть. Она открыла возможности для осуществления ряда таких дополнительных функций как:

• автоматизированная связь между техническими средствами низшего уровня (автоматизированными рабочими местами – АРМ);

• совместная работа технических средств различных уровней;

• «перекачка» вычислительных ресурсов как по горизонтали, так и по вертикали управления с целью исключения «узких» мест в процессах информ а ционного обслуживания пользователей и принятия управленческих реш е ний.

На третьем этапе развития КИС дальнейшая персонализация использ о вания вычислительной техники сочетается с объединением АРМ в единую систему, обеспечивающую каждому пользователю доступ ко всем вычисл и тельным ресурсам системы, её информационным базам, а также к внешним вычислительным ресурсам и базам данных других систем.

Классификация компьютерных информационных систем. Компь ю терные информационные системы чрезвычайно разнообразны и могут разл и чаться по нескольким признакам:

• по отрасли функционирования объекта управления (промышленность, сел ь ское хозяйство и др.);

• виду управляемого процесса (технологический, организационный, эк о номический);

• уровню в системе государственного управления. Так как классификация систем по первому признаку очевидна, рассмотрим второй и третий призн а ки.

По виду управляемого процесса выделяют такие компьютерные информац и онные системы:

• управления технологическими процессами;

1. КИС управления технологич е скими процессами – это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устро й ствами, станками, автоматическими линиями. Ядром комплекса технических средств (КТС), осуществляющим все формализованные операции по сбору, регистрации, первичной и окончательной обработке, передаче, хранению информации, являются мини-ЭВМ. Принятие управленческого решения в системе остаётся за человеком.

2. Организационно-технологические КИС представляют собой мног о уровневые системы, сочетающие функции КИС управления технологическ и ми процессами и КИС управления производством предприятия. Это, по с у ществу, интегрированный КИС.

3. КИС организационного упр а вления. Для такой системы объектом управления служат производственно-хозяйственные, социально-экономические процессы, реализуемые на всех уровнях управления эконом и кой (межотраслевом, отраслевом, территориальном, на уровне предприятий и организаций). Типичный пример системы организационного управления – КИС управления производством предприятия.

4. КИС обработки информации. Объектом автоматизации для таких си с тем являются информационные фонды, массивы данных на носителях и пр о цессы по их формированию, сбору, передаче, обработке. Цель таких систем – информационное обслуживание различных пользователей. Чисто КИС обр а ботки информации смыкаются с КИС организационного управления и входят в контур последних. Разновидностью КИС обработки информации являются многочисленные системы обработки экономической информации – бухга л терской, статистической, финансовой.

5. КИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффе к тивность инженерных расчётов и научных опытов. Методической базой т а ких систем служат экономико-математические методы, технической базой самая разнообразная, вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ и моделирования. Системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проект и рования работ (САПР).

6. Комп ь ютерные обучающие системы получают широкое распростран е ние при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей эконом и ки.

В соответствии с третьим признаком классификации компьютерных систем выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые системы, к о торые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего – более высокого уровня иерархии.

7. Отраслевые КИС функционируют в сферах промышленного и агр о промышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления в е домств.

8. Территориальные КИС предназначены для управления администрати в но-территориальными районами. Деятельность территориальных систем н а правлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчётности, выдачу оперативных сведений местным госуда р ственным и хозяйственным органам.

9. Межотраслевые КИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банко в ских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своём с о ставе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые компьютерные системы обеспе ч ивают разработку экономических и хозяйс т венных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль р е зультатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также ко н троль наличия и распространения ресурсов.