Для закрепления темы, с целью хотя бы частично осветить не затронутые еще вопросы системного анализа, рассмотрим конкретный пример из собственного практического опыта.
В одном из ВУЗов попытались использовать ситуацию для совершенствования управления учебным процессом. На первом этапе системного подхода к задаче был решен вопрос о выделении подсистем и их элементов. В качестве основных подсистем рассматривались всего три их разновидности: подсистема “Студенты”; подсистема “Кафедры”; подсистема “Деканаты”. Было понятно, что локальные цели каждой из подсистем отличались друг от друга (в первом случае это учеба, во втором — обучение, в третьем — управление обучением на уровне факультета). Вместе с тем имелась и единая цель функционирования вуза — подготовка специалистов с высшим образованием по отдельным профилям. Была определена и мера оценки эффективности системы в целом, пусть даже в таком примитивном виде, как экзаменационные оценки знаний. Принималась во внимание иерархия подсистем в плане подчинения, направленность потоков знаний и информации о них в каналах связи между звеньями. Были содержательно сформулированы две задачи:
как по результатам текущего контроля знаний оценить эффективность процесса обучения на данном интервале семестра, обнаружить “узкие места” этого процесса;
как оценить эффективность управляющих воздействий на систему обучения на конечном его этапе — после подведения итогов сессии.
При этом заранее предполагалось, что “виновниками” недостаточной эффективности обучения могут оказаться элементы любой из подсистем.
В самом деле, низкая успеваемость может быть обусловлена разными причинами:
слабой предварительной подготовкой студентов;
малоэффективными в данных условиях методами обучения;
промахами в организации обучения.
Заметим, что эти выводы пока никакого отношения к системному анализу не имеют, они сформулированы на основании понимания особенностей процесса обучения.
Здесь, на этом этапе системного подхода в любой сфере всегда необходимо обращаться к “технологии” процессов, происходящих в системе. А это означает, что в предварительной части системного анализа в равной степени должны участвовать как специалисты в области ТССА, так и знатоки процессов данной системы. Участие одного из них — лица, принимающего решения (далее — ЛПР) совершенно обязательно.
На следующем этапе в рассматриваемом примере были разработаны методы сбора, хранения и обработки информации. И здесь, как в любом случае системного подхода к задачам управления, пришлось решать проблему представительности собираемых данных.
Прежде всего, пришлось поставить и решить вопрос об оценках текущего контроля знаний, Поскольку это не метры, литры или килобайты, поскольку не существует шкалы знаний, то что должна означать оценка текущего контроля?
После обсуждения этих вопросов в среде специалистов (экспертов в области обучения в высшей школе) было принято решение — оценка текущего контроля знаний рассматривается как прогноз экзаменационной оценки.
И снова обратим внимание на тот факт, что такая договоренность между ЛПР и специалистами ТССА была бы необходима и в том случае, когда бы речь шла не о знаниях, а о будущих прибылях или надоях!
Здесь возможно различие в достоверности прогноза и то далеко не всегда, но со стохастичным характером данных системного анализа приходится мириться — такова природа явлений в реальной жизни.
Но и это еще не всё об информации, используемой при системном анализе. Далеко не всегда “измерения” чего-то можно производить без ощутимых последствий. И пусть даже сбор информации не приносит прямого морального или материального ущерба, что иногда вполне возможно, хотя и не всегда очевидно. Главное в другом — если мы хотим иметь информацию об элементе системы, то надо стремиться получить ее с наименьшими, информационными же, потерями.
В рассматриваемом примере не использовались никакие приборы, лишенные разума и эмоций, — источниками данных и “измерителями” являлись люди! В самом деле, необходимость предсказать свои собственные достижения в условиях, когда они не только от тебя зависят (прогнозировать итог экзамена студента), вне всяких сомнений, хоть чуть-чуть, но всё же меняет один из элементов, то есть преподавателя.
Контрольная работа по менеджменту
Организация с точки зрения системного подхода.
Научное понятие система, системный подход.
Организация как система.
Применение информационных технологий в современном менеджменте
2.1 Роль информационных технологий и ресурсов в современном менеджменте.
2.2 Задачи и требования к информационной технологической среде организации.
3. Практическая часть.
Организация с точки зрения системного подхода.
1.1 Научное понятие система, системный подход.
Понятие «система» относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях системы общим является выделение свойств целостности систем, т. е. система – это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих или суммативное образование, или целостное образование с введенным новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. В последнее время для характеристики свойств целостности используют термин синергизм (от греческого сотрудничество, содружество), означающий, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей.
Система управления – это совокупность элементов, объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. Система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблемы. Проблемы служат факторам, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления.
Главные характеристики любых систем – состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно-экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.
Задачи выявления элементов или частей системы, их структуры, т.е. организации связей и отношений между элементами, моделей функционирования элементов – это задачи анализа, а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы – задачи синтеза.
Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе применительно к исследованию сложных систем и управлению.
Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования, проектирования и конструирования объектов как систем. По своей природе системный подход является междисциплинарным, общенаучным и в своем современном виде позволяет органически соединить задачи анализа и синтеза. Системный анализ – наиболее ориентированное направление системных исследований, синтезировавшее методы исследования операций и системотехники, это дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях, когда выбор альтернативы требует анализа сложной информации различной природы.
Интерес к системам и применению системного подхода вызван несколькими соображениями, важнейшими из которых являются:
Потребность в методологии, помогающей выявить факторы природные и факторы антропогенные и то, как эти наборы факторов влияют на цели, поставленные человеком;
Резко возросшая сложность ситуаций и объектов, с необходимостью анализа которых сталкивается исследователь;
Ускорение темпов изменения управленческих ситуаций, которое особенно усиливается в рыночных условиях.
Существует довольно устойчивый набор принципов, характеризующий системный подход:
Принцип однонаправленности причинно-следственных связей, т.е. условно считается, что системой будет такое явление, процесс, ход которых не сказывается на характере воздействия на них окружающей среды.
Инерционность систем, т. е. малые отклонения входов не сопровождаются качественными изменениями в поведении систем;
Наблюдаемость системы, т.е. процесс наблюдения за входами и выходами позволяет установить состояние системы;
Принцип «черного ящика» или принцип моделирования, который предполагает, что при одинаковых входах и выходах системы природа преобразования ресурсов одинакова.
Системный подход можно рассматривать как принципиальную позицию лица, принимающего решение или предъявляющего некоторые требования, соблюдение которых позволит эффективно исследовать систему, а для систем управления еще и разработать оптимальный алгоритм функционирования. Системный анализ можно рассматривать как методологию исследования систем, применение которой позволит выполнить требования системного подхода. Теоретическая база системного анализа развивается в общей теории систем.
Многолетнее широкое применение системного анализа выявило несколько типичных ситуаций, в которых он эффективен:
Определение и строгое формулирование проблемы, выбор стратегии исследований и разработок;
Точное определение систем (их границ, входов, выходов и других компонентов);
Выявление целей развития и функционирования систем;
Выявление функций и состава вновь создаваемых систем.
В литературе, особенно зарубежной, возникновение общей теории систем связывают с именем известного австрийского биолога-теоретика Л. Берталанфи, а развитие ее – с кибернетикой. Однако наиболее фундаментальные исследования принадлежат русскому ученому А.А Богданову, многие идеи которого еще в начале века предвосхитили появление кибернетики и заложили основы общей теории систем.
Главное значение в системном подходе имеют разработка и использование представлений о целостности систем.
Познать целое – значит раскрыть:
Сущность и специфику, т.е. присущие этому целому системные качества;
Состав, количественную и качественную характеристики элементов, их координацию, противоречивость, являющиеся важным источником движения и развития целого;
Структуру, т. е. внутреннюю организацию, взаимосвязь элементов, установив при этом причины их определенного сочетания и взаимодействия, отличающиеся от других систем;
Функции элементов и их влияние на функции целого;
Интеграционные факторы, обеспечивающие целостность системы, ее совершенствование и развитие, взаимодействие с внешней средой и с более общим целым, частью которого она является;
Историю данного целого, начало и источник возникновения, становления, тенденции и перспективы развития, превращение его в новую целостную систему.
К числу наиболее специфических инструментов исследований относятся:
Метод дерева анализа проблем – для выявления и структуризации
трудно понимаемых и сформулированных проблем с большим количеством сложных взаимосвязей;
Метод тезауруса – запаса сведений, которыми располагает анализируемая система. Эти сведения являются базой элементарного смыслового анализа текстовой информации;
Метод диагностики экономических систем представляет методику выявления актуальных и первоочередных проблем для планирования очередности их решения;
Метод построения дерева целей – для объективного анализа целей и задач, стоящих перед анализируемой системой, а так же обеспечения наилучших наборов средств их достижения.
1.2 Организация как система
В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства и реализации товаров на рынке.
«Системный подход» — предписывает видеть организацию, как целенаправленную систему, состоящую из элементов, подсистем, реализующих определенные функции. Оптимизация структур организаций, с применением данного подхода, основана на согласовании компонент «системной триады»:
1. Целей , которые определяют смысл создания и существования организации и ее частей.
2. Деятельности в различных ее формах (функциональные задачи, процессы и т.п.), которая обеспечивает реализацию целей.
3. Организационной структуры , определяющей устройство организации.
Для согласования этих компонент их нужно идентифицировать, структурировать, связать друг с другом. Кроме того, каждой из целей необходимо приписать метрики – показатели, отражающие степень реализации системой любого уровня своего предназначения.
Каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуется достижения промежуточных целей, в организации можно выделить множество систем.
В системе управления обязательно присутствует субъект управления, соединенный с элементами объекта управления информационными (прямыми и обратными) связями.
входной блок выходной блок
Процесс переработки ресурсов в продукт труда
Ресурсы: предмет, средства труда, люди, информация
Информационная модель системы управления.
Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:
Большое число элементов;
Между элементами циркулируют не только вещество и энергия, но и сигналы(информация);
Наличие нескольких, в том числе противоречивых, целей;
Несколько уровней и способов достижения;
Несовпадение интересов групп субъектов;
Наличие интересов групп субъектов;
Наличие элементов, функционирующих в условиях неопределенности;
Невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.
Сложность объектов управления и среды, воздействующей на них, обуславливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее – важные свойства организации. Они определяют открытость или закрытость организации как системы.
Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части (подсистемы), которые могут рассматриваться как самостоятельные объекты. Декомпозиция – анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др. в производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно конструкторских работ, финансов, менеджмента, управление персоналом и др.
Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления. Например, маркетинг, являясь частью системы управления на основе учета внешних факторов, может рассматриваться как объект управления. Для выделения задач управления маркетингом нужно раскрыть содержание функций управления (анализ, планирование, организация, мотивация, контроль и др.) применительно к комплексу маркетинга (товар, цена, система сбыта, продвижения товара).
Для категории «товар» можно определить следующие задачи управления маркетингом:
Анализ товарных рынков, представляющих интерес для фирмы;
Планирование товара, т.е. выбор нового или совершенствование выпускаемого, исходя из выявленных потребностей рынка;
Участие маркетинговой службы в организации выпуска товара (организация необходимых научных исследований, составление программ выпуска и др.)
Активизация производственны служб в выпуске товаров, удовлетворяющих потребности;
Устранение противоречий между целями маркетинга и производства;
Контроль за соответствием фактических характеристик товара установленным маркетингом.
В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля и качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей.
Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.
Типичные функциональные подсистемы – маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.
Практика применения системного подхода при анализе как технических, так и социально-технических систем, т.е. организаций говорит, что при их рассмотрении лучше сначала увидеть всю систему, а затем последовательно, по уровням выделять ее элементы. Т.е рекомендуется сначала увидеть слона целиком, а потом разбираться с хоботом или хвостом. Иначе можно переусердствовать, даже из лучших побуждений, и тогда хвост станет управлять слоном, а не помогать ему в реализации своей миссии .
В этом заключается, по большому счету, вся суть системного подхода: решать задачи последовательно, не углубляясь сразу в излишние детали, добиваясь оптимальности системы на каждом уровне рассмотрения
Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают: разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.
Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции и управления.
Поскольку организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры производства, цели и задачи управления, технологии, люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления.
Управляемость, помимо отмеченных условий, зависит и от технологии. Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.
Цели, относясь к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации.
Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации – инфраструктура, т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.
Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей , которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок и ценностей в организации, зависящих так же от многих факторов, включая руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.
Организационная культура помогает решать задачи:
Координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;
Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;
Профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий;
Привлечение кадров путем пропагандирования в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.
Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов. В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы, его регулирующие.
При рассмотрении внешней среды и ее влияние на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние неэкономических факторов на экономические процессы, такие как международные события, научно-технический прогресс, политические факторы, социокультурные факторы
Исходя из этого, в заключении можно сказать, что высокое качество взаимодействия и взаимосодействие организационных систем, реальная оптимизация деятельности, достигаются сбалансированным применением системного подхода.
Применение информационных технологий в современном менеджменте
2.1 Роль информационных технологий в современном менеджменте
В условиях ужесточающейся конкуренции, глобализации экономических процессов повседневная деятельность собственников и менеджмента компаний должна быть направлена на всестороннее изучение потребностей рынка, установление долгосрочных отношений с клиентами, повышение эффективности бизнес-процессов.
Информационные технологии в современных условиях становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества. Играя значимую роль в ускорении процессов получения, распространения и использования знаний, они коренным образом меняют подходы к ведению бизнеса.
Ценность информации постоянно возрастает. Оперативный доступ к сведениям о быстро изменяющейся рыночной ситуации, предоставляемый
Интернетом, обеспечивает фирме существенные конкурентные преимущества, позволяет оперативно оценить свои возможности, определить целевые сегменты рынка, направить имеющиеся ресурсы в наиболее прибыльные направления развития бизнеса.
Информатизация позволяет оптимизировать процессы управления, обеспечить эффективное использование оборудования и имеющихся площадей, предоставить потребителю качественные товары и услуги.
Ужесточение конкуренции заставляет предприятия активнее внедрять информационные технологии в бизнес-процессы. При этом существенно изменяется круг задач, решаемых менеджерами.
Под термином «информационные технологии» понимается совокупность
программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов,
способов и методов их применения для выполнения функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в конкретных предметных областях .
Понятие информационных технологий (ИТ) включает большое количество составляющих: аппаратные платформы, операционные системы,
языки программирования и средства разработки приложений, сетевые технологии, базы данных и многие другие .
В методическом смысле можно выделить два основных направления применения информационных технологий и систем в бизнесе .
Первое — связано с применением информационных технологий и инструментария Интернет для поддержки существующего бизнеса и повышения эффективности управления.
На крупных предприятиях для поддержки существующего бизнеса часто
разрабатываются и применяются информационные технологии и системы (ИТС) подготовки и принятия управленческих решений. Корпоративные информационные системы (КИС) объединяют программные и аппаратные средства, информационные технологии и ресурсы для эффективного управления предприятием.
Постоянно разрабатываются новые подходы к управлению бизнесом, которые реализуются в информационных системах.
ERP — системы ( Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), позволяют объединить основные элементы производственной
и коммерческой деятельности (производство, планирование, финансы и бухгалтерию, материально-техническое снабжение, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление и поставку продукции, оказание
услуг). Для малых и средних предприятий эффективным вложением средств
становится внедрение CRM (Customer Relationships Management — управление
взаимоотношениями с клиентами) — систем, нацеленных на сохранение заданного уровня продаж.
Наряду с первым направлением, информационные технологии позволяют развивать и второе направление, связанное с созданием новых моделей бизнеса. Речь идет, например, об Интернет- магазинах, электронных торговых площадках, взаимодействии с виртуальными информационными агентствами и т.д.
ИТС электронного взаимодействия, ИТС электронной коммерции и все
второе направление тесно связаны с применением Интернет-технологий в
Расширяющееся применение информационных технологий и Интернета в менеджменте объясняется, прежде всего, стремлением предприятий увеличить свою прибыль за счет сокращения соответствующих издержек. В организации взаимодействия с клиентами, принятии важнейших решений по формированию ценовой, сбытовой, коммуникативной политики ведущая роль отводится сотрудникам, способным оперативно собирать, систематизировать и обрабатывать информацию об изменениях во внешней и
внутренней среде фирмы. Как правило, им поручается разработка и сопровождение содержательной части корпоративного Web-сайта, презентаций. Они участвуют в организации работы на электронных торговых
площадках, проводят маркетинговые исследования в сети Интернет, готовят
предложения по развитию новых направлений бизнеса.
Следует обратить внимание на то, что ужесточение конкуренции, развитие ИТ оказывает существенное влияние на стратегию развития предприятия в первую очередь за счет создания и внедрения компьютерных систем принятия решений, использования Интернет-технологий для совершенствования существующих и поиска новых направлений развития бизнеса. Расширяющееся применение ИТ и Интернета объясняется, прежде всего, стремлением предприятий повысить конкурентоспособность, увеличить прибыль за счет эффективной обработки информации и создания новых бизнес-направлений. Системный подход к использованию ИТ, Интернет-ресурсов становится важным
конкурентным преимуществом фирмы, позволяя занять лидирующее
положение на рынке.
2.1 Задачи и требования к информационной технологической среде организации
Основными задачами формирования информационной технологической среды фирмы являются:
Обеспечение простого, удобного, оперативного и прозрачного доступа пользователей и программ к распределенным информационным, вычислительным, вычислительным и программным ресурсам;
Исключение дублирования и обеспечение централизованного накопления, использования и сопровождения информационных и программных ресурсов;
Обеспечение максимально возможной автоматизации функций обработки информации;
Создание возможности реализации гибкой информационной технологии, адекватной специфике решаемой пользователем задачи и конкретным условиям ее решения;
Осуществления типизации, стандартизации и унификации технологии обработки данных (решения задач, информационной деятельности);
Обеспечение режима распределенной обработки данных.
Перечисленные задачи обуславливают следующие требования к свойствам и характеристикам ИТСФ:
Многофункциональность, комплексность, полнота и гибкость технологии решения прикладных задач;
Расширяемость, открытость и простота модернизации;
Обеспечение логической согласованности, упорядоченности и синхронизации процессов и доступа к ресурсам при распределенной обработке данных;
Независимость от параметров операционной среды в широком диапазоне условий, гибкость и адаптируемость с точки зрения настройки на конкретную конфигурацию технических средств и операционную среду;
Модульность, конфигурируемость и адаптируемость информационного и прикладного программного обеспечения для построения специализированных подсистем;
Преемственность информационного и программного обеспечения;
Наличие средств резервного копирования, архивации и восстановления информации;
Наличие средств автоматического контроля работоспособности и сохранности информационных и программных средств;
Обеспечение защиты и безопасности информации от несанкционированного доступа, разрушения и искажения;
Гибкое управление разграничением полномочий доступа;
Ориентация на существующие и перспективные стандарты, соглашения и протоколы;
Унификация и стандартизация структур и форматов данных, диалога, программных интерфейсов, модулей и внешних имен.
К конкретным информационным технологическим средам фирм могут предъявляться и другие специфические требования.
— изучить организационную структуру предприятия, в котором работает студент;
— составить графическое изображение организационной структуры;
отдела приемки и обработки товара
Исполнители 3 отдела
Исполнители 2 отдела
Руководитель отдела новорожденки и канцелярии
отдела обуви и одежды
Руководитель отдела приемки и обработки товара
Исполнители 1 отдела
— вкратце описать основные функции каждого из ее звеньев
Организационная структура магазина «»Детский мир»
В практической части представлена организационная структура магазина в котором я работаю ОАО «Детский Мир-Центр». В нашем магазине предсталенны товары для детей дошкольного, школьного и старшего возраста. Магазин разделен на несколько отделов: отдел игрушек, отдел одежды и обуви, отдел новорожденки и канцелярии, отдел приемки и обработки товара. В каждом департаменте назначен руководитель, который формирует организационную деятельность отдела.
Основные функции, каждого из звеньев.
Руководитель магазина – управление организационной структурой предприятия, принятие управленческих решений, управление персоналом, ведение отчетной деятельности, ведение документации и т.д.
Руководители отделов – управление определенной сферой деятельности организации, заказ товара, управление персоналом определенного отдела, ведение отчетной деятельности и т.д.
Исполнители департамента 1,2,3 – исполнение поручений вышестоящих лиц, работа в торговом зале, вывоз товара со склада, оформление товарной выкладки, работа с покупателями и т.д.
Руководитель отдела приемки и обработки товара – управление сферой деятельности данного отдела, контроль над приемкой и обработкой товара, обработка документации и т.д.
Исполнители отдела приемки и обработки товара – приемка и предпродажная подготовка товара, работа в помещении для предпродажной подготовки товара и т.д.
Список использованной литературы
1. Основы Менеджмента, Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Федоури. 1997 г., Москва: “Дело”.
2 . Карпов Анапюлий Викпюрович . ПСИХОЛОГИЯ МЕНЕДЖМЕНТА . Учебное пособие 1999 г.
3.Ансофф И . Стратегическое управление. М., 1989.
4.Брэддик В.И . Менеджмент в организации. М., 1997
5.Ааданов ИД Практический менеджмент. М, 1995.
6.Лебедев В.И . Психология и управление. М., 1990.
7. Учебник для вузов/ под ред. Проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство,2002.-359с.
Развитие организаций с позиций системного подхода
Рубрика: Экономика и управление
Статья просмотрена: 1755 раз
Библиографическое описание:
Носкова К. А. Развитие организаций с позиций системного подхода // Молодой ученый. 2012. №11. С. 180-182. URL https://moluch.ru/archive/46/5709/ (дата обращения: 30.04.2019).
Сегодня глобальная экономика является синонимом постоянных организационных изменений в технологии, бизнес-процессах, должностных инструкциях и навыках. Компании, в которых должным образом развернут системный подход организации, может быстро адаптироваться к изменениям и оставаться жизнеспособными субъектами хозяйствования.
Организация представляет собой сложную систему, независимо от функций и размеров. Внутри она состоит из взаимосвязанных и взаимозависимых частей. Деятельность любой части организации влияет в разной степени на деятельность любого другого сегмента этой организации. Внешне, есть компоненты, которые влияют на организации, и (или) подвергаются воздействию организации. Организация это развивающаяся социальная группа, и к ней применимы все законы и принципы групповой динамики. Люди являются главной движущей силой развития организации.
Системный подход организации состоит из трех основных этапов: планирование изменений, оценка изменения силы и реализация изменений. Иными словами, менеджменту нужен целостный подход. Системный подход в организации может быть отнесен методологией к плану управления изменениями. Системный подход — это методология исследования объектов как систем. Ценность методологии системного подхода состоит в том, что эта модель позволяет кратчайшим путем привести к цели систему любой сложности, затратив при этом наименьшее количество ресурсов. Эта методология в сочетании с идеями целевого планирования и управления имеет следующие характерные черты:
рассмотрение объекта как единого целого во взаимодействии с окружающей средой;
ориентация на конечный результат элементов всех уровней структуры объекта;
обязательное решение всех проблем и задач, связанных не только с достижением конечной цели, но и с приоритетным решением ключевых проблем;
распределение ресурсов в соответствии с важностью задач;
прогнозирование развития объекта, коррекция прогноза на основе обратной связи;
принятие в расчет полного жизненного цикла системы.
Существуют два типа взаимодействия: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами. Суть системного подхода организации заключается в том, что сотрудники какого-либо отдела организации не могут работать полностью в рамках традиционной организационной структуры, они должны взаимодействовать с различными отделами, другими сотрудниками всего предприятия, а также с представителями других организаций.
Система образуется двумя составляющими:
внешним окружением, включающим в себя вход и выход системы, связь с внешней средой и обратную связь;
внутренней структурой, т.е. совокупностью взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы.
Основные понятия общей теории системного подхода
Целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой и представляющий собой подсистему системы более высокого порядка (глобальной системы). Единство системы с внешней средой определяет ее взаимосвязь с действием объективных экономических законов
Части, из которых состоит система, называют подсистемами. Каждая система в свою очередь, может быть подсистемой еще большего целого. Таким образом, отдел является подсистемой организации, организация может быть подсистемой компании, компания может быть подсистемой какой-либо отрасли промышленности, которая является подсистемой национальной экономики, а национальная экономика является подсистемой мировой системы.
Синергия означает, что целое больше, чем сумма его частей, суммирующий эффект взаимодействия двух или более факторов, характеризующийся тем, что их действие существенно превосходит эффект каждого отдельного компонента в виде их простой суммы.
Открытые и закрытые системы
Если система взаимодействует с окружающей средой, то она считается открытой. Закрытая система не взаимодействут со средой. Все организации в какой степени взаимодействуют с окружающей средой. Например, автомобильный завод является гораздо более открытой системой, чем банк или тюрьма. Такие компании, как Google и Microsoft можно рассматривать как организации с открытым системным подходом к управлению персоналом.
Каждая система имеет границу, которая отделяет ее от окружающей среды. Замкнутая система имеет жесткие границы, в открытой системе граница является более гибкой. Система границ многих организаций становится все более гибким. Например, нефтяные компании должны уделять большее внимание охране окружающей среды от воздействия своих действий. Тенденция такова, что общество требует большей экологической ответственности от нефтяных компаний.
Вход и выход системы
Расход это система информационных потоков материалов и энергии, в том числе человеческой энергии. Материалы входят в систему из окружающей среды в качестве вклада (например, сырье и ресурсы), проходят трансформационные процессы в системе (операции, которые изменяют ресурсы) и выходят из системы в качестве товаров и услуг. Выход из системы — товар (продукция, услуги, новшества и т.п.), выпускаемый системой в соответствии с планом.
Обратная связь является ключом к системе управления. Обратная связь это обратное воздействие, отзыв, отклик, ответная реакция результатов процесса на его протекание или управляемого процесса на управляющий орган. Обратная связь при необходимости исправляет процесс, повышая производительность труда.
Анализ на основе всестороннего изучения свойств системы с применением научных подходов для выявления ее сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, формирования стратегии функционирования и развития.
Внешняя среда системы
Компоненты макросреды (страны), инфраструктуры региона, в котором находится система, и микросреды системы, с которыми она имеет прямые или косвенные связи. Компоненты входа и выхода системы к внешней среде не относятся, они относятся к внешнему окружению.
Теория системного подхода влияет на динамичный и взаимосвязанный характер организации и управления задачами. Таким образом, системный подход обеспечивает рамки, в которых планируются действия и предвидятся как непосредственные, так и далеко идущие последствия, позволяя понять как будут развиваться непредвиденные последствия. Системный подход необходим для поддержания баланса между потребностями различных частей предприятий и потребностями и целями всей компании.
Организация как открытая система
Организация взаимодействует с окружающей средой, используя определенные входы из окружающей среды и преобразование их к выходам, которые предлагаются для окружающей среды. Достижения организации зависят от эффективности, с которой фирма осуществляет производственный процесс.
Для анализа системы необходимо для установления связей между системой и ее окружением. Средой организации являются системы более высокого порядка, состоящии из своих подсистем. Основными подсистемами в окружающей среде являются:
Рис. 1. Организационные преобразования системы
На рисунке 1 представлена схема организации и ее окружения: показаны входные элементы (ресурсы и затраты, входящие в систему) и выходные элементы (результаты, услуги и прибыль, выходящие из организации).
Система состоит из частей (подсистемы), которые специализируются на работе с определенными переменными в окружающей среде.
Если подсистема решает несколько задач, то она может состоят из нескольких уровней, образуя иерархию.
Например, отдел кадров в крупной организации может выполнять с его различными подразделениями специализированные функции, такие как поиск персонала, обучение персонала, решение производственных отношений, жилищные отношения, выплата пособий и зарплаты, и т.д.
Для того чтобы справиться с окружающей средой организация должна состоять из четырех основных подсистем:
коммерческий сектор, который взаимодействует в первую очередь с экономической системой выполнения закупок и маркетинга фирмы;
технический сектор, который концентрируется в первую очередь на трансформационных процессах внутри фирмы. Этот сектор будет также взаимодействовать с технологической системой окружающей среды;
сектор персонала, который взаимодействует в первую очередь с социокультурной системой;
контроллер сектор, который концентрируется прежде всего на потоке информации внутри фирмы. Этот сектор также взаимодействует с политико-правовой системой.
При правильном применении системного подхода организации, компания может эффективно конкурировать в глобальной экономике. Организации при системном подходе могут быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям с минимальными потерями.
Жилин Д.М. Теория систем. Опыт построения курса. Учебное пособие — 5 изд. — М.: Либроком, 2010. – С. 176.
Системный подход к организации
 |
Вернуться назад на Системный подход
До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.
Таким образом, ситуативный подход — это ориентация на ближайший положительный результат («а дальше видно будет. «). Мыслится, что «дальше» опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.
Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.
Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.
Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.
Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Основоположником общей теории систем является Людвиг фон Берталанфи. В начале 20-х годов молодой австралийский биолог Людвиг Берталанфи начал изучать организмы как определенные системы, обобщив свой взгляд в книге «Современная теория развития» (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге «Роботы, люди и сознание» (1967) он перенес общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. И в 1969 году в работе «Общая теория систем» Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку.
Системный подход — это подход, при котором любая система (явление, процесс, какой-либо объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход — это не набор каких-либо принципов или руководств для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.
Основными принципами системного подхода (системного анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со сложными системами:
1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию, взаимозависимость между отдельными её частями и между организацией и окружающей средой, а также более эффективно достичь целей, сначала определим, что такое система и организационная система.
Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая их которых вносит свой вклад в характеристики целого. Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей. Таким образом, организационная система — это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.
Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают: производство; маркетинг и сбыт; финансы; информация; персонал, человеческие ресурсы — обладают системообразующим качеством и от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.
Эти элементы являются основными объектами организационного управления.
Но у организационной системы есть и другая сторона:
1. Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.
2. Цели и задачи. Организационная цель — есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация — инструмент для достижения целей.
3. Организационная структура. Организационная структура — это способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.).
4. Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.
5. Организационная власть — это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть — не только субъект, но и объект управления.
6. Организационная культура — присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.
7. Организационные границы — это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру — значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами — значит вовремя их очерчивать.
Основными характеристиками общей теории систем являются:
1. Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.
2. Границы системы — это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.
3. Синергия (от греческого — вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.
4. Вход — Преобразование — Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
5. Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение — становление — функционирование — кризис — крах.
6. Системообразующий элемент — элемент системы, от которого в решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.
Существует два типа организационных систем:
1. Закрытая организационная система — это та система, которая имеет жесткие фиксированные границы, и не имеет связи с внешней средой (т. е. ее действия независимы от среды). Примером может служить натуральное хозяйство, которое не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами.
2. Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другими организациями, институтами и характеризуется:
— наличием цикла событий;
— негативной энтропией — для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале;
— обратной связью. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью;
— динамическим гомеостазом — процессом поддержания самой организацией сбалансированного состояния;
— дифференциацией — тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему в ответ на изменение внешней среды;
— эквифинальностью. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.
Таким образом, организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования и т.п., которые становятся элементами её внутренней среды и называются эти компоненты — входами. В процессе своей деятельности с помощью определенных технологий часть ресурсов перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит во внешнюю среду, т. е. любая организационная система в динамике представляется в качестве 3-х процессов: вход — преобразование — выход.
При системном подходе сначала исследуются параметры «выхода», т. е. товары и услуги, а именно что производить, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Уже затем определяются параметры «входа», т. е. исследуется потребность в ресурсах.
Любое предприятие — система, которая функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях.
Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:
— менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;
— руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одни направления деятельности своей организации с другими, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;
— менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным — общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;
— системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.
Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.
Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.
Теория систем сама по себе не говорит руководителям, какие именно элементы организации как системы важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того, чтобы применять теорию систем к процессу управления.
Методы исследования Исследование рынка Методы прогнозирования Метод моделирования Виды рекламы
- http://globuss24.ru/doc/organizacia-s-tocki-zrenia-sistemnogo-podhoda
- http://moluch.ru/archive/46/5709/
- http://center-yf.ru/data/Marketologu/Sistemnyi-podhod-k-organizacii.php