Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
Дата введения 2004-02-20
УТВЕРЖДЕН директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» В.В.Ларионовым 20.02.2004 г.
1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.
Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п.4.2 Руководства по качеству.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.
Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.
ГОСТ 2.114-95 ЕСКД. Технические условия
ГОСТ 3.1201-85 ЕСТД. Система обозначения технологической документации
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ГОСТ РВ 15.002-2003 СРПП ВТ Системы менеджмента качества. Общие требования
ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании производства и эксплуатации изделий
ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании, производстве и эксплуатации изделий
ГОСТ РВ 15.203-2001 СРПП ВТ. Порядок выполнения опытно-конструкторских работ по созданию изделий и их составных частей. Основные положения
ГОСТ РВ 2.902-2005 ЕСКД. Порядок проверки, согласования и утверждения документации
3 Термины и определения, сокращения
В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:
3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
(ИСО/МЭК 2:2004)
3.2 нормативная и техническая документация: Документы, устанавливающие требования
(3.7.3 ГОСТ Р ИСО 9000-2008)
3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
(3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2008)
4 Структура документации
4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.
4.2 Внутренняя документация института включает:
— организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о Советах — НТС, диссертационном; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);
— производственную документацию, в том числе:
по основной деятельности;
по финансово-экономической;
по системе менеджмента качества (СМК).
4.3 Внешняя документация состоит из:
— законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, постановления Правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);
— документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;
— документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).
Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.
5 Общие требования к изложению и оформлению документов
5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.
В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.
Изложение, оформление и обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами:
СТО СМК 03-2006 — разработка и обозначение НИР, НИОКР;
СТО СМК 07-2004 — разработка и обозначение стандартов организации и стандартов СМК;
СТО СМК 09-2005 — заключение и обозначение договоров;
СТО СМК 12-2007 — регистрация организационно-распорядительной документации;
СТО СМК 15-2007 — обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;
СТО СМК 20-2007 — оформление и регистрация документов в техническом архиве (присвоение инвентарных номеров хранения);
ГОСТ Р 1.5 — построение, изложение, оформление и обозначения национальных стандартов;
ГОСТ 2.114 — построение, изложение, оформление и обозначения технических условий;
ГОСТ 3.1201 — обозначение технологической документации;
ГОСТ Р 6.30 — оформление организационно-распорядительной документации.
5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:
— учтенный (с номером);
— недействующий (со штампом «Недействующий» — приложение Б).
Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.
5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.
5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.
Учтенные экземпляры документов СТО СМК с номером N 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.
5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.
В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.
5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:
на титульном листе:
— название института и его подразделения;
— название журнала, даты начала и окончания;
на первой странице:
— должность ответственного за ведение журнала;
— подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.
При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.
Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.
5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТО СМК 20-2007.
5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.
Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающую подпись и быть датированы.
Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.
5.9 Разработка документов, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.
Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.
6 Управление документацией
6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.
6.2 Процедура управления документацией должна предусматривать:
— официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
— анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
— идентификацию документов и их изменений;
— обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения и при пересмотре документов;
— обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
— обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
— хранение и изъятие устаревших документов;
— предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
6.3 Порядок управления разрабатываемой и используемой институтом документацией установлен соответствующими стандартами СМК, ГОСТ, РД. Особенности управления отдельными документами изложены в разделах 6-8 настоящего стандарта.
6.4 Внутренняя документация
6.4.1 Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 и СТО СМК 12-2007.
Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.
6.4.2 Положения о подразделениях разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.
Положения о работе подразделений, организация и управление их деятельностью, основные функции, структурный и кадровый состав устанавливаются с учетом рекомендаций и положений «Справочника проектировщика», выпуски ЦНИОпроект-ИНВЕСТ, 1997 г.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.
Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются директором.
6.4.3 Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.
Порядок заключения договоров и оформления договорной документации установлен СТО СМК 09-2005.
6.4.4 Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.
Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.
Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:
СТО СМК 29-2006, СТО СМК 17-2008, СТО СМК 14-2006, СТО СМК 15-2007, СТП 18-02 — для проектной и рабочей документации;
СТО СМК 21-2004 — для документации по патентно-лицензионной работе;
СТО СМК 22-2004 — для документации по авторскому надзору;
ГОСТ 7.32 — для отчетов по НИР, НИОКР;
Федеральным законом «О техническом регулировании»;
СТО СМК 07-2004 — для документации по стандартизации.
Конструкторская, технологическая и программная документация по комплектности и содержанию должна соответствовать требованиям ЕСКД, ЕСТД, СПДС. Контроль разработки конструкторской документации должен соответствовать требованиям ГОСТ РВ 15.203, ГОСТ РВ 2.902.
6.4.5 Перечень стандартов СМК, подлежащих согласованию с ПЗ, приведен в приложении Е.
Стандарты СМК, согласованные с ПЗ, передают ПЗ для контроля за деятельностью института в области качества спецтехники.
6.5 Внешняя документация
6.5.1 Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.
6.5.2 Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты Правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ООИФ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.
6.5.3 Нормативная документация поступает в ООИФ, где сформированы фонды:
— нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные, межгосударственные, национальные стандарты и методические документы Ростехрегулирования и др.;
— документации по нормам проектирования в области строительства (СНиП, СП, РД и др.);
— нормативных правовых актов и нормативных документов органов исполнительной власти: Ростехнадзора, Москомархитектуры (ПБ РД методические рекомендации и положения и др.).
6.5.4 Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».
6.5.5 Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.
6.5.6 Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Ростехрегулирования (ИУС — «Информационный указатель стандартов») и Росстроя (БСТ — «Бюллетень строительной техники»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.
6.5.7 Актуализация и пополнение фондов осуществляются на основании ежегодной информации «Общероссийского строительного каталога СК-1», «Указателя национальных стандартов», «Перечня действующих нормативных документов Ростехнадзора» и других.
6.5.8 Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.
Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.
7 Управление документами системы менеджмента качества
7.1 Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:
— заявление о политике и целях в области качества;
— Руководство по качеству;
— стандартов организации — СТО СМК, СТО;
— записи по качеству;
— законодательные и государственные нормативные документы, а также порядок внесения изменений в документы.
7.2 Порядок управления Политикой в области качества
7.2.1 Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.
Разработка проекта Политики осуществляется согласно СТО СМК 02-2004, руководством института, отделом стандартизации с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.
7.2.2 Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:
— изменение целей организации;
— результаты внешних и внутренних аудитов;
— результаты анализа руководством производственной деятельности организации;
— предложения заказчиков.
7.2.3 Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел стандартизации, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение директору.
7.2.4 Директор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику ЦНИИПСК им. Мельникова в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (N 1) Руководства по качеству.
7.2.5 Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.
7.2.6 Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.
7.2.7 Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.
7.2.8 Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела стандартизации.
7.3 Порядок управления Руководством по качеству
7.3.1 Руководство по качеству является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества.
Требования к содержанию «Руководства», перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены п.4.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и соответствуют системе производственных процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.
7.3.2 Порядок управления руководством должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации, а также изложенным в п.7.4 настоящего стандарта.
7.4 Порядок управления стандартами организации — СТО СМК, СТО
7.4.1 Правила построения, изложения, оформления и обозначения стандартов организации установлены СТО СМК 07-2004.
7.4.2 Определение потребности в разработке стандартов или их актуализации производится на основе результатов анализа эффективности действующей СМК и результатов аудитов. С учетом полученных замечаний и предложений отдел стандартизации составляет программу (план) разработки и пересмотра стандартов, где определяются исполнители работ, сроки разработки. Программа утверждается директором института.
7.4.3 Разработанный проект стандарта при необходимости согласовывается с заинтересованными подразделениями. Формой внутреннего согласования может быть визирование проекта. Проект дорабатывается с учетом полученных замечаний, и окончательная редакция утверждается директором.
Стандарт считается введенным в действие с даты его утверждения директором, которая указывается на первом листе стандарта.
7.4.4 Отдел стандартизации производит регистрацию в журнале учета и регистрации стандартов СТО СМК, размножает необходимое количество учтенных экземпляров и передает стандарт подразделениям института в соответствии с листом рассылки. Получение документа подтверждается подписью начальника подразделения.
7.4.5 Специалисты подразделений, имеющие удостоверение в области менеджмента качества, осуществляют обучение сотрудников по использованию и применению новых утвержденных стандартов и введение их в действие.
7.4.6 Ответственность за внедрение стандартов СТО СМК несет руководитель подразделения, на который он распространяется.
7.4.7 Контрольный экземпляр (экз. N 1) — подлинник стандарта хранится в отделе стандартизации, учтенные копии — в подразделениях института согласно листу рассылки.
Подлинник отмененного стандарта СТО СМК подлежит уничтожению не ранее чем через три года со времени его отмены.
7.4.8 Блок-схема разработки стандартов организации приведена в приложении Г.
7.5 Порядок внесения изменений и изъятия стандартов СТО СМК
7.5.1 Необходимость внесения изменений в стандарты обуславливается:
— накопленным опытом применения;
— задачами совершенствования системы;
— изменением организационной структуры института;
— результатами внутренних и внешних аудитов.
Доступ к полной версии этого документа ограничен
Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».
Полезная информация
Выполнение ГОСТ ISO 9001 (ISO 9001), пункты 4.2.3 и 4.2.4 «Управление документацией», «Управление записями»
4.2.3 Управление документацией
Документы системы менеджмента качества должны управляться. Записи — специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в 4.2.4.
Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
1. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению документацией.
2. Документированная процедура может называться регламентом, стандартом организации (СТО), инструкцией, положением, документированной процедурой и т.д. Т.е. название этого документа определяет сама организация с учетом имеющегося в организации состава документов и их названий.
3. В документированной процедуре по управлению документацией должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, т.е. должно быть определено: «кто» (ответственность), «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления документацией. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.3 стандарта не выявлены в ходе внешнего или внутреннего аудита).
4. Организация должна демонстрировать в документации и деятельности выполнение требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта.
4.2.4 Управление записями
Требование ГОСТ ISO 9001-2011
Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.
Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей.
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
1. Организация должна иметь документально оформленные формы (в виде отдельного документа, в виде приложений к документам и др.) или требования к содержанию записей, необходимых организации для предоставления свидетельств соответствия требованиям (не только к продукции или услугам) и результативности функционирования СМК. Записи также могут быть определены путем ссылки на нормативные документы, в которых установлены их формы или требования к содержанию.
2. Организация должна обеспечивать, чтобы записи:
— являлись легко идентифицируемыми;
— хранились в установленном месте в условиях, определенных организацией;
— защищались от порчи и потери;
— велись, не превышая установленный срок сохранения;
— изымались при превышении срока сохранения.
3. Записи должны вестись в соответствии с формами, установленными в документах СМК.
4. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению записями. Такая процедура может быть оформлена в виде регламента, стандарта организации, инструкции, в руководстве по качеству и другого документа, наиболее приемлемого и удобного для организации.
5. В документированной процедуре по управлению записями должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей, т.е. должно быть определено: «кто», «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления записями. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.4 стандарта не выявлены в ходе внешнего и внутреннего аудита).
6. Организация должна поддерживать записи в рабочем состоянии.
Примечания.
1. Поддержание записи в рабочем состоянии означает то, что:
— запись идентифицирована и ведется в соответствии с установленной формой или установленным содержанием (составом записи);
— запись сохраняется четкой и понятной;
— запись хранится и защищается в соответствии с установленными требованиями.
2. Если какой-либо пункт стандарта выполняются способом, отличным от установленного во внутреннем документе СМК, то это является несоответствием требования п. 4.2.3 б).
Реализация данного пункта стандарта входит в состав услуг: «Разработка системы менеджмента качества», «Внедрение системы менеджмента качества», оказываемых Специализированным консалтинговым центром «Систус Консалт».
Официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска
СМК. 4. Локальная нормативная документация
Пришло время поговорить о локальной нормативной документации в системе менеджмента качества. Немножко коснемся и записей. Тоже много умных слов, но это просто так называется, на самом деле, все проще.
Предыдущие части ликбезов по теме СМК ищите тут по соответствующим тегам. Когда цикл будет закончен, я сделаю оглавление статей )
Что же такое «Локальная нормативная документация» (документация)? Это руководящие документы, которые говорят нам как что и когда нужно делать. Приказы, распоряжения, Положения, Инструкции, Стандарты организации и т.д. То есть, это вся документация, которая регламентирует жизнь Организации.
Я выше упомянул про записи. Отличие записей от документации в том, что записи — это результат выполнения каких-либо действий — журналы, тетради, Акты, Протоколы.
То есть, документация — это то, на основании чего мы делаем что-то, а записи — это документальные свидетельства того, что мы что-то сделали.
Кстати, в новой версии стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015, по которому мы все обязаны будем сертифицироваться в 2018 году (а кто-то уже прошел сертификацию по нему), эти два понятия (Документация и Записи) объединены в понятие «Документированная информация». Если написано, что данная информация должна «исполняться» — то речь о документе, если она должна «сохраняться» — то о записях.
Суть в том, что и документы и записи должны находиться под управлением. Но что значит «управлять документами»?
Управление заключается в наличии и соблюдении порядка создания, исполнения, хранения, архивирования и уничтожения документов и записей.
Зачем это нужно?
Дело в том, что распорядительные (нормативные) документы являются основанием для действий персонала, и, в случае юридических споров, они играют серьезную роль. За их неисполнение несет ответственность тот, кто не исполнил их требования, а за то, что документы разработаны с ошибками — разработчик. В таких вещах даже нюансы имеют огромную роль, непонимание которых иногда жизни ломает.
Поэтому разработчик, ставя свою подпись под документом, принимает на себя большую ответственность, равно как и исполнитель, ставя свою подпись об ознакомлении с документами.
Еще раз: Это Очень Важно. В первую очередь, для вас, кем бы вы не являлись, разработчиком или исполнителем.
Записи же свидетельствуют о результатах вашей деятельности, и так же юридически свидетельствуют о выполнении вами своих обязанностей, являются доказательствами в суде. Копия вашего рабочего журнала может спасти вас от нервотрепки или, не дай бог, тюрьмы. Опыт у автора статьи в вытаскивании завода из арбитражного суда на основании записей уже есть, я знаю, о чем говорю.
Какие же требования предъявляются к документам и записям? Читаем стандарт (версия ГОСТ ISO 9001-2011):
g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
То есть, если по-русски, то это звучит так:
a) Обязательными к исполнению являются только те документы, которые подписаны ответственными лицами, которые являются вашими начальниками. Все остальное — это бумага и не более.
b) Устаревшие документы (например, старый приказ, который сегодня неисполним или может существовать лучший путь достижения целей данного приказа) должны анализироваться, и, при необходимости, обновляться, чтобы работать было проще, но эффективнее. Заметьте, каждый имеет право выйти с предложением об улучшении, это не исключительное право начальства!
c) Устаревшие или замененные документы должны быть помечены (например, надписью «Заменен») чтобы не допустить их применения в работе. Особенно это относится к разного рода стандартам, на основании требований которых принимаются производственные решения.
d) На вашем рабочем месте должны быть только актуальные версии документов, которыми вы руководитесь в работе. Это задача и обязанность вашего начальника. Требуйте, не бойтесь! В случае юридических последствий из-за использования устаревших документов в работе виноваты будете вы в первую очередь.Начальника могут и не наказать.
e) Документы должны быть читаемыми (рабочие версии документов могут изнашиваться, становиться потертыми и т.д.) и идентифицированными (на них должен быть номер, дата (если предусмотрено) и другие данные, которые однозначно обозначают этот документ). Это тоже юридический момент, но и работу облегчает сильно. Доказать свою невиновность при применении потрепанного документа в работе будет очень сложно. Следите за этим!
f) и g) — это уже задачи службы управления качеством, которые направлены на выполнение всего, что написано выше. Исполнителю это не нужно, и я грузить вас не буду.
Теперь, что касается записей. Стандарт гласит:
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
То есть, ваши тетради и журналы должны вестись и храниться аккуратно, быть подписанными, должны иметь наименования граф, дублироваться, где это установлено требованиями документов. В общем, главное, это возможность в ваше отсутствие быстро найти ваши нужные записи.Если это реально, то все остальное соблюдено.
При этом, документы и записи могут быть в любом виде и на любом носителе. Ведете журнал на компьютере в Excel — ради бога, только архивируйте эти файлы, чтобы в случае смерти компьютера их не потерять. Даже руководящие документы у вас могут быть в электронном виде. Главное, чтобы эти документы были утверждены соответствующим порядком. Как вам удобно — так и работайте, просто соответствуйте немногим простым требованиям.
Такая организация работы не требует больших сил и затрат времени. Просто должен быть порядок. Будет и самим работать проще, и дела сдавать при уходе в отпуск будете за полчаса. А главное — это возможность быстро восстановить ход событий при каком-либо ЧП. Именно на этом многие попадают в неприятные ситуации. Иногда — очень неприятные.
Итак, резюмируя:
1. Относитесь к документам и записям нежно и с любовью. Старый принцип «Больше бумаги — чище задница» никто не отменял. И это не требование бюро менеджмента качества, жизнь учит этому.
2. Наведите порядок в документах и записях. Этот порядок должен быть понятен всем, кто с ними работает.
3. Не ленитесь документировать «косяки» и «провалы» в работе. За косяки вас и так накажут, если поймают, но документы позволят восстановить ход событий, и, вероятно, установить вашу невиновность.А главное — документы помогут понять что не так и сделать лучше. Может быть, у вас оборудования не хватает? А на основании чего его покупать? Нужен документ.
4. Чтобы реже выполнять п.3 постройте работу в своем подразделении в соответствии с руководящими документами. Если в документах что-то не так, то обратитесь к разработчику с предложениями об их изменении, не стесняйтесь! Настаивайте! Это юридические документы, и первый виноватый из-за них — это вы сами.
5. Участвуйте в улучшении своего предприятия! Это занимательно и интересно, бояться не надо! =) Если ваш начальник вам этого не сказал, то я скажу. Высшее руководство готово меняться к лучшему и ждет предложений. Не обязательно идти к директору, можно зайти или позвонить к нам в бюро менеджмента качества, мы всегда готовы к обсуждению и диалогу.
Сегодня спасибо за внимание. В следующий раз мы поговорим про внутренний обмен информацией, т.е. документооборот.
Управление документацией
Общие требования к управлению документацией
Документы системы качества должны управляться. Записи — специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в п. 3.
Для определения необходимых средств управления документацией должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая для внутренних документов:
а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Для внешних документов:
* закупка необходимой документации или запрос ее у потребителя услуг;
* регистрация и хранение контрольного экземпляра поступившей документации;
* ознакомление персонала с документами;
* регистрация поступивших изменений к нормативной документации;
* идентификация изменений и хранение экземпляра с изменениями;
* ознакомление персонала с изменениями.
Информация о действующей документации системы качества образовательного учреждения (руководство по качеству, документированные процедуры, рабочие инструкции, а также иная нормативная документация) приведена в соответствующих Перечнях действующих документов, в которых указываются номер документа, текущая версия, дата ввода в действие и ответственный за данный документ.
Документы системы качества образовательного учреждения в электронном виде хранятся на жестком диске в архиве Уполномоченного по качеству.
Эталонные образцы утвержденных и действующих документов системы качества образовательного учреждения в бумажном и электронном виде хранятся в архиве уполномоченного по качеству. Документы системы качества образовательного учреждения, а также формы и шаблоны соответствующих документов, в электронном виде хранятся в системе информационной системы качества образовательного учреждения и доступны сотрудникам образовательного учреждения в соответствии с установленным и документально закрепленным распределением ответственности и полномочий сотрудников образовательного учреждения.
Дополнительные требования, регламентируемые «Стандартами и директивами ENQA»
В дополнение к указанным выше общим рекомендациям но управлению документацией, «Стандарты и директивы ENQA» требуют выполнения следующих дополнительных условий относительно политики, процедур и соответствующей документации системы качества образовательного учреждения:
1. Учебные заведения должны иметь стандарты своих образовательных программ и соответствующих сертификатов (дипломов). При этом образовательные программы должны иметь ясные и ожидаемые результаты получаемого образования, выраженные в компетенциях выпускников.
2. Учебные заведения должны иметь соответствующие политике и реализуемым образовательным программам процедуры гарантии качества образования. Руководство по процедурам должно предоставлять детализированную информацию о методах, с помощью которых осуществляется политика, и служить справочным материалом для лиц, интересующихся практическим аспектом применения процедур.
3. Стратегия, политика и процедуры должны обладать официальным статусом (официально утверждены) и должны находиться в свободном доступе для студентов и всех заинтересованных сторон.
4. При формировании стратегии, политики и процедур должны также приниматься во внимание мнения студентов и других заинтересованных сторон.
5. Политика и официальные процедуры должны образовывать систему, в которой вузы разрабатывают и отслеживают эффективность своей системы гарантии качества. Они также помогают формировать общественную уверенность в независимости организаций.
Управление документацией, стандарт организации, сто смк 4.2.
«___» _______ 20__г.
Система менеджмента качества организации-члена СРО НП «МОД «СОЮЗДОРСТРОЙ»
1. Назначения и область применения…………………………………………..3
3. Основные определения и сокращения……………………………………..4
5. Описание процедуры управления документацией………………………..6
5.2 Разработка проекта документа СМК………………………………………. 7
5.3 Согласование документов СМК……………………………………………. 8
5.4 Утверждение документа……………………………………………………. 8
5.6 Анализ и актуализация документов…………………………………………9
5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов……………………9
5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации…………….11
5.10 Нумерация и маркировка документации СМК………………………….12
5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов………………..13
5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив……………………………14
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1 Настоящий стандарт предназначен для установления требований и определения необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества и представляет собой документированную процедуру, предусматривающую:
· официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;
· анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
· обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
· обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
· обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
· обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения;
· предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей
1.2 Стандарт организации распространяется на управление документацией (любого вида и на любом носителе информации), использующейся в деятельности предприятия.
1.3 Требования настоящего стандарта являются обязательными для всех должностных лиц и подразделений предприятия, участвующих в разработке документации системы менеджмента качества и реализации процессов СМК. Стандарт обязателен для применения и соблюдения во всех подразделениях предприятия.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
ГОСТ Р ИСО — «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р ИСО — «Система менеджмента качества. Требования.»
ГОСТ Р ИСО «Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.»
ГОСТ Р 1.5-2004 « ГСС. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»
РК «Руководство по качеству»
3. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ.
3.1 В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО , а также, нижеследующие термины с соответствующими определениями:
Документ – информация и соответствующий носитель
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса.
Сводная номенклатура – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения.
Делопроизводство – операции с документами с момента получения до архивирования.
Хранение дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел.
Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело.
Закон – нормативный акт, принятый высшим органом законодательной власти в порядке установленном конституцией. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям).
Нормативный акт (постановление, решение и т. п.) – акт компетентного органа государственной власти, который устанавливает, изменяет или отменяет нормы права
Право – система общеобязательных социальных норм, установленных и санкционированных государством.
Адресат – лицо или организация, получатель документа.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Виза документа – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.
Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам), или полученный от них.
Внешний нормативный документ – государственный или международный документ (стандарт, норма, технический регламент и т. п.), устанавливающий требования в области безопасности жизни, здоровья людей, окружающей среды, продукции и услуг.
Внутренний документ – документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.
Внутренний нормативный документ – стандарт организации (СТО).
Входящий документ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.
Исходящий документ – документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.
Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), идентифицированных и сформированных по какому – либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в обложку.
Папка с документами – помещенные в папку дела или документы.
Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий их.
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.
Номенклатура дел – систематизированный список дел или документов, помещенных в папку с указанием сроков их хранение.
Оригинал документа – первый экземпляр документа с подлинными подписями и оттисками печатей.
Подлинный документ – документ, подлинность которого подтверждена подписью уполномоченного лица и оттиском печати.
Копия документа – документ, идентичный оригиналу или подлиннику, но изготовленный с применением копировальной техники (ксерокопия, фотография и т. п.).Копии правовых и нормативных документы должны быть заверены печатью и подписью должностного лица, ответственного за соответствие копии документу. Электронная копия документа имеет юридическую силу лишь в случае применения электронной подписи. В остальных случаях является справочным документом.
Подпись документа – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях управления предприятием.
Протокол – документ в виде записей, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.
Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Качество – степень соответствия установленным требованиям.
Соответствие – выполнение требования.
Архивохранилище – помещение для длительного хранения документов.
Архив – папки с делами, подлежащие хранению, и имеющие соответствующие надписи.
СТО — стандарт организации
НД — нормативный документ
РК — руководство по качеству
СМК — система менеджмента качества
СП – структурное подразделение
ПРК — представитель руководства по СМК
КД – конструкторская документация
4.1 Ответственность за разработку, пересмотр, идентификацию внесенных изменений (как на бумажном, так и на электронном носителе) данного стандарта предприятия возложена на разработчика данного стандарта.
4.2 Ответственность за обеспечение выполнения требований данного стандарта возлагается на должностные лица, указанные в разделе 1.
5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
5.1. Общие положения
Документирование процедуры управления документацией произведено с использованием процессного подхода.
5.1.1 Цель и назначение процедуры:
— установление требований и определение необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества.
5.1.2 Процедура управления документацией системы менеджмента качества включает в себя следующие этапы:
— разработки, согласования и утверждения документов СМК;
— тиражирования и рассылки;
— анализа и актуализации;
— внесения и изменений и пересмотра документов;
— изъятия документов и сдачи в архив;
Документация СМК включает в себя:
· документально оформленные заявление о политике и стратегический план, содержащий цели в области качества;
· Руководство по качеству РК 01-2010;
· документированные процедуры и записи (обязательные), требуемые ГОСТ Р ИСО ;
· документы, включая записи (для внутреннего пользования), определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов, процедур и управления ими.
Термины «Документированная процедура» или «Стандарт организации» означают, что процедура или процесс разработаны, документально оформлены, внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом.
5.1.3 Политика в области качества
Высшее руководство должно обеспечивать и нести ответственность за то, чтобы политика в области качества:
· соответствовала целям организации;
· включала в себя обязательство соответствовать требованиям и постоянно
· повышать результативность системы менеджмента качества;
· создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;
· была доведена до сведения персонала организации и понятна ему;
· анализировалась на постоянную пригодность.
5.1.4 Руководство по качеству
Представитель руководства при участии рабочей комиссии или с привлечением квалифицированного консультанта несет ответственность за результативность разработки и поддерживает в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:
· область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений ;
· документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
· описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.
5.2 Разработка проекта документа СМК
5.2.1 Решение о необходимости разработки документов СМК принимается Координационным советом при участии руководителей подразделений на основании требований ГОСТ Р ИСО .
5.2.2 По результатам совещания Координационного совета составляется План разработки документации СМК, который утверждается Руководителем организации. Форма Плана разработки документации СМК приведена в Приложении 2.
5.2.3 В Плане разработки документации СМК указываются ответственные за разработку (руководители подразделений) и сроки разработки документации. Ответственным за составление Плана разработки документации СМК является Главный инженер (Представитель руководства по СМК).
5.2.4 Руководитель подразделения, ответственный за разработку проекта документа, на свое усмотрение может назначить разработчика стандарта. Автор несёт ответственность за процессуальную часть документа. Руководитель подразделения разработчика несет ответственность за содержательную часть документа.
5.2.5 Разработанный проект документа проверяется руководителем подразделения на правильность и полноту описания процедуры.
5.3 Согласование документов СМК
5.3.1 Согласование документов проводится с целью проверки их на адекватность до выпуска. Согласование документа включает в себя следующие этапы:
· рассылка первой редакции документа заинтересованным лицам;
· сбор отзывов и замечаний;
· доработка документа в части внесения дополнений и изменений на основе сделанных замечаний;
· рассылка доработанного документа на согласование;
· согласование редакции документа.
5.3.2 Ответственность за проведение процедуры согласования несёт разработчик документа.
5.3.3 Разработанные проекты документов проверяются и согласовываются с представителем руководства по СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО . Руководители подразделений согласовывают проекты документов в части описания процедуры с руководителями по направлению согласно утвержденной организационной структуре Организации.
5.3.4 При возникновении разногласий в процессе согласования, проект документа выносится на обсуждение Координационного совета. Порядок вынесения решений по данному вопросу определяется Положением о Координационном совете.
5.3.5 В процессе проверки, согласования и утверждения документа разработчик данного документа проводит внесение корректировок в документ.
5.3.6 После согласования проект документа приобретает статус окончательной редакции и передается представителю руководства по СМК, который обеспечивает проверку системного соответствия документа всей СМК (нормоконтроль).
5.3.7 Готовность документа к утверждению определяет Представитель руководства по СМК — Главный инженер.
5.4 Утверждение документа
5.4.1 После согласования и проверки соответствия руководитель подразделения передаёт документ на утверждение Руководителю Организации.
5.4.2 Утвержденный документ приобретает юридическую силу от даты введения в действие согласно приказу, который доводится до сведения всех подразделений через канцелярию для осведомления о вводе в действие нового документа.
5.5 Регистрация документа
5.5.1 Порядок регистрации документов СМК включает в себя:
· присвоение шифра (идентификация) документу;
· включение документа в Журнал регистрации документов СМК и изменений, форма которого приведена в Приложении 3.
5.5.2 Ответственным за регистрацию документов СМК является начальник Службы контроля качества. Утвержденные документы регистрируются в «Журнале регистрации документов СМК и изменений».
5.6 Анализ и актуализация документов
5.6.1 Все документы СМК один раз в год должны анализироваться с точки зрения определения их актуальности.
5.6.2 Кроме того, причинами проведения анализа документов СМК и, если возникнет такая необходимость, их актуализации могут быть:
— результаты аудитов системы менеджмента качества;
— анализ результативности и эффективности процессов;
— изменение законодательных и регламентных требований;
— реинжиниринг, диверсификация процессов СМК;
— истечение установленного срока действия документа.
5.6.3 Ответственность за своевременное проведение анализа документов, с целью обеспечения их актуальности, несет разработчик соответствующего документа. При выполнении данной работы он должен учитывать:
— срок действия документа с момента разработки;
— количество внесенных изменений;
— предложения от подразделений по внесению изменений в документ.
5.6.4 На основании анализа документов разработчик может вынести на рассмотрение руководителю подразделения в виде служебной записки, согласно Инструкции по делопроизводству, следующие решения, направленные:
— на внесение изменений в документ;
— на переиздание документа;
— на то, чтобы оставить документ без изменений;
— на отмену и изъятие документа из пользования.
5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов
5.7.1 Пересмотр документов СМК и внесение в них изменений и дополнений может осуществляться в случаях:
— истечения срока действия документа;
— утраты актуальности документа или не пригодности для работы по причине его ветхости, не комплектности, не читаемости и т. д.;
— изменения порядка осуществляемой деятельности;
— изменения организационной структуры организации;
— невыполнения процессами СМК поставленных целей;
— выявления несоответствий при аудитах СМК;
— наличия более трех изменений.
5.7.2 Разработчик по истечении одного года со дня разработки или последней проверки документа на актуальность проводит сбор предложений о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа со всех задействованных в описанной процедуре сторон. Предложения о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа направляются руководителю подразделения и руководителю по направлению согласно организационной структуре Организации.
5.7.3 Изменения и дополнения к документам оформляются разработчиком в виде Извещения об изменении (Приложение 4). Согласованное руководителем подразделения Извещение об изменении передается Представителю высшего руководства по СМК для нормоконтроля. После проведения нормоконтроля Извещение об изменении передается на утверждение Руководителю.
5.7.4 Утвержденное извещение об изменении начальник Службы контроля качества подшивает к оригиналу документа и регистрирует его в «Листе регистрации изменений» измененного документа. Измененный лист вносится путем замены листа (листов) в рабочий экземпляр документа, в шапке замененного листа ставится номер изменения. Не допускается изменение путем исправления. Изменения в электронной базе производится путем изменения шрифта текста (изменение вводится курсивом) и пометкой в шапке документа о номере изменения.
5.7.5 Доведение до заинтересованных сторон информации об изменениях к документу осуществляется главный специалист по СМК путем рассылки им Извещений об изменении и измененного листа (листов). Данные об изменении и дополнении вносятся начальником Службы контроля качества в «Журнал регистрации документов СМК и изменений».
5.7.6 Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в документ в структурных подразделениях несет лицо, назначенное руководителем подразделения. Регистрация внесений изменений и дополнений в документ осуществляется путем заполнения ответственным по подразделению Листа регистрации изменений (Приложение 5).
5.7.7 Документ, прошедший проверку на актуальность и не требующий изменения, идентифицируется на титульном листе штампом пересмотра, датой пересмотра и подписью ответственного.
5.8 Хранение документации СМК
5.8.1 Для хранения документации СМК должны быть обеспечены условия и методы, обеспечивающие возможность получения необходимой информации, установление местонахождения конкретного документа и предупреждающие утерю информации и документов.
5.8.2 Копии документов и данных могут быть на любом бумажном или электронном носителе. Документы на электронных носителях используются только в справочных целях. Исключением являются записи, необходимые для ежедневного анализа и оперативного управления деятельностью (ведомости, справки и т. п.) В целях сокращения затрат на создание документов, ускорения процессов принятия управленческих решений и организации документооборота в информационной сети выделено место для электронных документов СМК.
5.8.3 Электронные версии документов СМК оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документации. В качестве средства публикации документации СМК для ознакомления и изучения сотрудниками используется внутренняя сеть.
5.8.4 Документы, срок хранения которых заканчивается, уничтожаются должностным лицом, которое несет ответственность за хранение конкретного вида документов.
5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации
5.9.1 Организация работы с входящими и исходящими документами – это создание условий, обеспечивающих получение, хранение необходимой информации, обеспечение ею исполнителей в установленные сроки и с наименьшими затратами, а также своевременную отправку внешним адресатам.
5.9.2 Документы, поступающие в организацию (входящие), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в секретариате, рассмотрение высшим руководством и выдаются Исполнителям в соответствии визы высшего руководства в день получения корреспонденции с обязательной регистрацией в журнале.
5.9.3 Отправляемые документы (исходящие) проходят:
— оформление в подразделении и одобрение руководством (согласование и подписание в зависимости от статуса и вида документа по указанию высшего руководства) до отправки,
— сортировку в секретариате, упаковку, оформление почтового отправления, окончательную проверку правильности оформления и сдачу в отделение связи.
Контроль качества исполнения осуществляет руководитель, который указан в визе документа при получении. В ходе контроля качества проводится предварительная проверка и своевременное регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля качества исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и соответствующее исполнение документов. Ответственным за результативность управления входящей и исходящей документацией предприятия является секретарь или лицо, его замещающее.
5.10 Нумерация и маркировка документации СМК
- http://www.sistus-iso.ru/articles/45/
- http://aiden-ko.livejournal.com/186274.html
- http://studbooks.net/788272/dokumentovedenie/upravlenie_dokumentatsiey
- http://pandia.ru/text/77/181/28880.php