Меню Рубрики

Координацию деятельности подразделений организации с точки зрения

Организационный процесс (Process of organizing) — это процесс организации работ в соответствии с планом, распадающийся на три этапа.

  1. Разделение работы на отдельные части, достаточные для выполнения отдельным работником в соответствии с его квалификацией и способностями.
  2. Группировка задач в логические блоки. Работа будет выполняться легче, если люди, выполняющие одну задачу, объединены в отделы или секторы. Этот этап организационного процесса называют также формированием подразделений.
  3. Координация работы различных подразделений. Координация подразумевает не только разрешение конфликтов, но и создание встроенного механизма координации, который дает возможность избегать конфликтов.

Схема организационного процесса

Разделение работы — первый этап организационного процесса связан с распределением всех работ между работниками фирмы в соответствии с их квалификацией и способностями. При этом необходимо следить, чтобы каждый выполнял не больше и не меньше работы, чем другой с теми же способностями и квалификацией. В основе распределения работы лежит специализация, заключающаяся в создании возможности для рабочего тратить свое рабочее время именно на то, что он знает и умеет делать лучше всего. Все это позволяет уменьшить время перехода от одной операции к другой, усовершенствовать инструменты и оснастку, сократить время на обучение.

С другой стороны, существует опасность сверхспециализации — монотонность труда, лишающая его творческого начала. Для предотвращения сверхспециализации современные менеджеры используют два метода — расширение поля деятельности работника и обогащение труда.

Расширение поля деятельности работника заключается в предоставлении работнику возможности по расширению выполняемых им задач за счет чередования двух разных видов работ, их комбинирования. Классическим примером такого рода расширения поля деятельности является опыт создания бригад на заводах Вольво, собирающих автомобиль от начала до конца. Обогащение труда представляет собой большую вертикальную свободу рабочего, позволяющую осуществлять самостоятельно контроль своей работы.

Группировка задач — второй этап организационного процесса, подразумевающий создание на предприятии отдельных подразделений, звеньев, отвечающих за отдельно поставленные задачи, благодаря чему, достигается наиболее эффективное решение каких-либо хозяйственных вопросов.

Второй этап организационного процесса заключается в группировке людей, выполняющих взаимосвязанную работу, в логические единицы или отделы. Как правило, те, кто выполняет одинаковую работу, объединяются вместе. Такой вид группировки называется формированием подразделений по функциональному признаку. Наряду с функциональным признаком, подразделения могут формироваться по виду производимого продукта, по географическому признаку и по виду потребительского рынка. Как правило, крупные предприятия имеют подразделения, сформированные сразу по нескольким признакам.

Схема формирования подразделений в мелкой фирме

На первой схеме представлена мелкая фирма, сформировавшая свои подразделения по функциональному признаку — каждый вице-президент отвечает перед президентом за определенный вид работ, а именно, финансовую деятельность, продажу и маркетинг, транспортные операции, причем транспортное подразделение также разбито на два отдела по функциональному признаку — эксплуатационный и ремонтный.

Схема формирования подразделений в средней фирме

На второй схеме представлена средняя компания, подразделения которой сформированы сразу по нескольким признакам. На уровне вице-президентов подразделения сформированы по виду производимого продукта. Следующий уровень сформирован как по географическому признаку — северное и южное направления, так и по типам потребителей — коммерческий и правительственный. В то же время каждое транспортное подразделение сформировано по функциональному признаку.

С точки зрения подчиненности организация может быть линейной, линейной и штатной одновременно, а также матричной.

Координация работы — это третий завершающий этап организационного процесса, который заключается в координации деятельности работников фирмы, объединенных в подразделения на предыдущем этапе, либо через существующую систему подчиненности, либо же через горизонтальные связи подразделений одного уровня.

Вертикальная координация — метод координации работ подразделений организации, основанный на указаниях, направляемых по командной цепочке. При вертикальной координации работ, менеджер координирует работу своих подчиненных и, в то же время, его работа координируется с работой параллельных подразделений его начальником. Таким образом, чем выше звено управления, тем более широкую картину оно видит.

Вертикальная координация довольно проста, но, тем не менее, требует ответа на такие вопросы: сколько подчиненных должен иметь каждый менеджер? Сколько уровней управления должна иметь организация? Эти два вопроса связаны между собой, поскольку чем больше будет подчиненных у каждого менеджера, тем меньше будет уровней управления и, следовательно, полезная идея или информация от рабочего быстрее дойдет до самого верха. При этом количество менеджеров будет меньше. Но, с другой стороны, большое количество подчиненных снижает уровень контроля, а президенту приходится решать мелкие текущие вопросы.

Координация через рынок — наиболее эффективный и мощный механизм координации работ, позволяющий получить максимум предельной полезности при минимальных предельных издержках.

Рынки являются ярким примером горизонтальной координации на основе взаимопомощи. Координация через рынок не требует централизованного руководства. Рынок сам является высшим авторитетом для продавцов и покупателей. Для больших и диверсифицированных компаний рынок является наилучшим методом координации деятельности подразделений.

Экономикс: Англо-русский словарь-справочник. — Э.Дж.Долан, Б.И.Домненко. — М.: Лазурь, 1994.

Координация деятельности организации – это:
1) синхронизация прилагаемых усилий, их объединение в единое целое;
2) процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной цели;
3) распределение обязанностей (ответственности). Координация – управленческая деятельность по обеспечению взаимосвязи и слаженности субъектов, объектов и процессов труда во временных и пространственных рамках.

Возможности координации: создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями.

Особенности координации: в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации требует от руководства определенных усилий.

Проблемы, возникающие при координации деятельности на уровне подразделения:
1) возможность возникновения противоречий при выполнении различных производственных функций, в частности в отношении объема необходимых для производства запасов. Задача контрольных органов заключается в оптимизации количества запасов;
2) ущемляются долгосрочные интересы организации за счет получения отделом кратковременной выгоды;
3) в результате наличия слишком большого числа снабженческих отделов или отделов по сбыту готовой продукции возникают проблемы;
4) существуют проблемы внутренних цен, когда каждое подразделение определяет собственную цену производства, чтобы оценить эффективность своей деятельности;
5) существует опасность разграничения определенных видов деятельности, которые должны быть тесно взаимосвязаны.

Наиболее результативна координация в тех случаях, когда сотрудник видит вклад собственного труда в достижение целей организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый сотрудник предприятия был осведомлен о генеральной линии развития организации, ее задачах и целях.

Координация деятельности с помощью комиссий. Комиссии зачастую являются единственным средством координации различных функций организации. Здесь осуществляется обмен мнениями, лучше понимаются проблемы, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый сотрудник может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Когда руководитель передает информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Значительным является и обратный процесс передачи информации – от подчиненного к руководителю. На этом этапе могут возникнуть сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений.

Координация как функция управления

Сущность координации

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности.

Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий, объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, – участников выполнения того или иного задания.

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

Необходимость в выполнении функции существовала всегда. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни управления, функциональные подразделения и отдельные должностные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. Если работу выполняют два человека в одном подразделении, то координации практически не требуется. В малых организациях, где все работники знают друг друга, обеспечить координацию их работы не представляет сложности. В крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение необходимого уровня координации требует от высшего руководства определенных усилий. Очевидно, что если деятельность предприятия распределена между десятками подразделений с тысячами сотрудников, то потребность в координации неизмеримо возрастает.

Выработка и формулирование целей и задач организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделенного труда. Менеджеры всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

Существует тенденция повсеместного внедрения инновационных технологий в производство и различные виды деятельности, что влияет на развитие систем управления и, в конечном счете, на процесс координации деятельности должностных лиц.

Главная задача функции координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, характер которых может быть самым разным, так как зависит от координируемых процессов (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Порядок организации функции координации

Основные приоритеты координации: согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется на основе информации с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

  • превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;
  • устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;
  • регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;
  • стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Для выполнения данной функции используются:

  • – всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы);
  • – результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, и т.д.;
  • – технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).

В общей функции координации можно выделить два основных направления.

  • 1. Координация деятельности между структурными подразделен иями.
  • 2. Согласованность между отделами и службами предприятия путем установления рациональных связей между ними, для чего в организации должны выполняться следующие мероприятия:
    • • выяснение причин отклонения от плановых заданий;
    • • определение состава дополнительных работ и порядок их выполнения;
    • • определение состава резервов, выделяемых организацией для выполнения дополнительных работ;
    • • перераспределение обязанностей и ответственности между должностными лицами;
    • • оперативное принятие мер для устранения отклонений.

В организациях, ориентированных на долгую и плодотворную работу, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции руководителями высших уровней часто осуществляется в основном лишь координация внешних связей. В других случаях, например, при формировании программно-ориентированных систем типа творческих групп, координация становится основной организующей функцией, ибо в данных системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивированность. Рабочая группа – это, как правило, временный коллектив, сформированный для решения конкретной краткосрочной проблемы с привлечением представителей различных служб. Достоинством такой группы является возможность ее формирования в сжатые сроки, что позволяет оперативно решать возникающие вопросы.

Координация посредством информационных систем предполагает обмен информацией внутри подразделений и между ними с помощью компьютерной сети. Такая информационная система позволяет составлять и распространять электронным способом отчеты, памятные записки, бюллетени и другие документы.

Совместная работа отдельных сотрудников, осознающих необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективна только при четком понимании каждым из них своей роли в коллективных усилиях и того, как их роли взаимосвязаны, поэтому различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия:

  • 1. Номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой взаимозависимостью, вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны. (Заводы-смежники, обеспечивающие самыми разнообразными материалами и полуфабрикатами, например, автомобильный завод, вносят общий вклад в производство автомобилей, но являются самостоятельными и между собой непосредственно не связаны. Степень координации их деятельности минимальна.)
  • 2. Последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа подразделений, занятых на последующих этапах работы, зависит от работы на предыдущих этапах. При последовательной взаимозависимости требуется более тесная координация, чем при номинальной, особенно на более поздних этапах производства.
  • 3. Обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом работы другого, и наоборот.

Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития коммуникаций, необходимости поддержания постоянного информационного обмена. Когда руководитель производства передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации – от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают такие как неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов).

Неформальная непрограммируемая координация. Часто координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия, поскольку практически невозможно предвидеть, запрограммировать или взаимоувязать всю деятельность. Поэтому организации в какой-то мере полагаются на добровольную координацию со стороны своих сотрудников.

Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия. Широкое разделение труда вызывает появление тех или иных производственных, хозяйственных и социальных проблем, для решения которых используется неформальная координация. Однако имеется ряд условий, соблюдение которых должно повысить эффективность добровольной координации. Такими условиями, в частности, являются:

  • • работник должен знать свои задачи и задачи подразделения;
  • • работнику следует четко представлять, что от него требуется;
  • • работник должен чувствовать себя частью организации и считать своими стоящие перед ней задачи.

Часто такая причастность является результатом тщательного отбора и ориентации работников. С увеличением размера предприятия, существенными изменениями кадрового состава неформальную координацию необходимо заменить на программируемую. Вместе с тем ни одно предприятие не сможет функционировать без проведения (в той или иной форме) добровольной координации.

Программируемая безличная координация. Если для неформальной координации не создано надлежащих условий или если организация слишком сложна для того, чтобы неформальные связи оказались эффективными, то руководитель может применить стандартные методы и правила работы. Можно существенно сэкономить время, если установить способ решения часто повторяющихся проблем координации в форме процедуры, плана или курса действий. Примером такого подхода могут служить предельные сроки выполнения планов. Запрограммированные методы безличной координации используются на средних и крупных предприятиях и почти всеми малыми организациями.

Индивидуальная координация. Работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы. Каждый интерпретирует их так, как ему это представляется. Применительно к таким различиям используются два подхода к индивидуальной координации.

Первый подход связан с тем, что координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и использует свое влияние для того, чтобы подразделения разрешили общую проблему. Если это не удается, он использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия. В той мере, в какой решение рассматривается как справедливое и реальное, оно снимает проблему координации.

Второй подход – деятельность специально назначенного координатора. В особенно трудных областях работа по координации настолько обширна, что возникает необходимость учредить отдельную должность. Приведем лишь несколько разновидностей второго подхода к координации:

  • • руководитель по продукту, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми производственными службами, что способствует росту объема реализации продукции и прибыли;
  • • руководитель проекта, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми подразделениями на протяжении всего срока выполнения проекта;
  • • представитель заказчика, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми службами и постоянным заказчиком;
  • • специальное бюро, т.е. подразделение, координирующее получение и распространение всей информации для клиентов и заказчиков.

Разумеется, содержание специального координатора и его аппарата может вызывать рост прямых административных расходов. Координаторы же в данных ситуациях располагают достаточно ограниченными возможностями влиять на ход дела. Этот подход используется не часто, но может оказаться эффективным, когда время «поджимает» и издержки почти не имеют значения.

Программируемая групповая координация. Вопросы координации можно также решать на совещаниях групп – будь то регулярно заседающие комитеты или специально создаваемые комиссии. В ходе обсуждения должны учитываться и личные предпочтения, и групповые интересы, и задачи организации. На основе этих обсуждений принимаются согласованные решения. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций предпринимательства, объединения руководителей, работающих в разных подразделениях. Здесь происходит полезный обмен мнениями, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

При разных стилях управления имеются существенные различия в способах распределения заданий и работников для достижения целей предприятия. С расширением предприятия структура управления становится более жестко регламентированной. Если предприятие крупное, работает, используя неизменную технологию, на устойчивый рынок, оно, как правило, стремится формализовать свою организационную структуру. Авторитарный стиль управления характеризуется большей долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии или функциям. Он предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также принятой ею стратегии. При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминируют децентрализация, большие зоны управляемости и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению творческих способностей работников. Все стили организации имеют ту или иную степень формализации и стандартизации, но либеральный старается свести их к минимуму и структурировать предприятие по целям. Демократический стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей.

Таким образом, благодаря функции координации:

  • – обеспечивается динамизм работы предприятия;
  • – создается гармония взаимосвязей структурных подразделений;
  • – осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением или уточнением задач.

Координация деятельности в организации

КООРДИНАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация.

Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.

Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. Если работу выполняют два человека в одном подразделении, то координации практически не требуется. В малых организациях, где все работники знают друг друга, обеспечить координацию их работы не представляет сложности. В крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение необходимого уровня координации требует от высшего руководства определенных усилий. Очевидно, что если деятельность предприятия распределена между десятками подразделений с тысячами сотрудников, то потребность в координации неизмеримо возрастает. координация взаимозависимость неформальный безличный

Различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия.

1. Номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой взаимозависимостью, вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны.

Заводы-смежники, обеспечивающие самыми разнообразными материалами и полуфабрикатами, например автомобильный завод, вносят общий вклад в производство автомобилей, но являются самостоятельными и между собой непосредственно не связаны. Степень координации их деятельности Минимальна.

  • 2. Последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа подразделений, занятых на последующих этапах работы, зависит от Работы на предыдущих этапах. При последовательной взаимозависимости требуется более тесная координация, чем при номинальной, особенно на более поздних этапах производства.
  • 3. Обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом! работы другого, и наоборот.

Примером такого рода отношений ел ужат железные дороги. Когда ремонтная служба заканчивает обслуживание поезда, то подготовленный к эксплуатации состав является результатом работы (выходом) данной службы. В то же время отремонтированный поезд становится вводимым фактором службы движения. Когда служба движения передает вагоны поезда в ремонт, то они становятся результатом работы службы движения и вводимым фактором ремонтной службы. Ясно, что эта тесная взаимосвязь приводит к необходимости координации работы ремонтной службы и службы движения.

При осуществлении номинальной взаимозависимости предприятия используют стандартную координацию, не затрагивающую людей непосредственно. Для обеспечения обоюдной взаимозависимости рекомендуется взаимное регулирование (отдельными и групповыми координаторами), а для последовательной взаимозависимости планирование (работы людей и производства).

По своему характеру координационная деятельность бывает:

  • * превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;
  • * устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;
  • * регулирующая, т.е. направленная на сохранение существующей схемы работы;
  • * стимулирующая, т.е. направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Наряду с согласованием деятельности подразделений предприятия координация также повышает надежность взаимодействия с внешней средой.

Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена. Когда руководитель производства передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации — от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организаций.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают такие, как: неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов).

Неформальная непрограммируемая координация. Часто координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия, поскольку практически невозможно предвидеть, запрограммировать или взаимоувязать всю деятельность. Поэтому организации в какой-то мере полагаются на добровольную координацию со стороны своих сотрудников.

Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия. Широкое разделение труда вызывает появление тех или иных производственных, хозяйственных и социальных проблем, для решения которых используется неформальная координация. Однако имеется ряд условий, соблюдение которых должно повысить эффективность добровольной координации. Такими условиями, в частности, являются:

  • * работник должен знать свои задачи и задачи подразделения;
  • * работнику следует четко представлять, что от него требуется;
  • * работник должен чувствовать себя частью организации и считать своими стоящие перед ней задачи.

Часто такая причастность является результатом тщательного отбора и ориентации работников. С увеличением размера предприятия, существенными изменениями кадрового состава неформальную координацию необходимо заменить на программируемую. Вместе с тем ни одно предприятие не сможет функционировать без проведения (в той или иной форме) добровольной координации.

Программируемая безличная координация. Если для неформальной координации не создано надлежащих условий или если организация слишком сложная для того, чтобы неформальные связи оказались эффективными, то руководитель может применить стандартные методы и правила работы. Можно существенно сэкономить время, если установить способ решения часто повторяющихся проблем координации в форме процедуры, плана или курса действий. Примером такого подхода могут служить предельные сроки выполнения планов. Запрограммированные методы безличной координации используются на средних и крупных предприятиях и почти всеми малыми организациями.

Индивидуальная координация. Работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы. Каждый интерпретирует их так, как ему это представляется. Применительно к таким различиям используются два подхода к индивидуальной координации. Первый подход связан с тем, что координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и использует свое влияние для того, чтобы подразделения разрешили общую проблему. Если это не удается, он использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия. В той мере, в какой решение рассматривается как справедливое и реальное, оно снимает проблему координации.

Второй подход — деятельность специально назначенного координатора. В особенно трудных областях работа по координации настолько обширна, что возникает необходимость учредить отдельную должность. Приведем лишь несколько разновидностей второго подхода к координации:

  • * руководитель по продукту, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми производственными службами, что способствует росту объема реализации продукции и прибыли;
  • * руководитель проекта, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми подразделениями на протяжении всего срока выполнения проекта;
  • * представитель заказчика, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми службами и постоянным заказчиком;
  • * специальное бюро, т.е. подразделение, координирующее получение и распространение всей информации для клиентов и заказчиков.

Разумеется, содержание специального координатора и его аппарата может вызывать рост прямых административных расходов. Координаторы же в данных ситуациях располагают достаточно ограниченными возможностями влиять на ход дела. Этот подход используется не часто, но может оказаться эффективным, когда время «поджимает» и издержки почти не имеют значения.

Групповая координация. Вопросы координации можно также решать на совещаниях групп — будь то регулярно заседающие комитеты или специально создаваемые комиссии. В ходе обсуждения должны учитываться и личные предпочтения, и групповые интересы, и задачи организации. На основе этих обсуждений принимаются согласованные решения. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций предпринимательства, объединения руководителей, работающих в разных подразделениях. Здесь происходит полезный обмен мнениями, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

При разных стилях управления имеются существенные различия в способах распределения заданий и работников для достижения целей предприятия. В табл. 12.1 показаны эти различия применительно к условному делению стилей на либеральный, промежуточный и авторитарный. С расширением предприятия структура управления становится более жестко регламентированной. Если предприятие крупное, работает, используя неизменную технологию, на устойчивый рынок, оно, как правило, стремится формализовать свою организационную структуру. Авторитарный стиль управления характеризуется большей долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии или функциям. Он предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также принятой ею стратегии.

Таблица 12.1 Координация при различных стилях управления

gotovy_test_po_teorii_menedzhmenta

S: Системный подход к управлению рассматривает менеджмент как:

+: сложную совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем

-: реализацию совокупности общих и специальных функций управления

-: использование различных методов управления в зависимости от конкретной ситуации

-: систему, основанную на разработке и реализации комплекса стратегических, тактических и оперативных целей управления

S: Под превентивным управлением в менеджменте понимается:

+: устранение возможности возникновения потенциальных проблем

-: поиск возможных управленческих проблем

-: устранение отклонений в процессе управления

-: изучение внутренних и внешних симптомов проблемы

S: К универсальным принципам управления, сформулированным А.Файолем, относится:

+: подчинение личных интересов интересам организации

-: проявление власти эксперта

-: личная культура руководителя

S: Один из основных принципов управления по Анри Файоля гласит: «Власть не отделима от »:

S: К основным задачам деятельности менеджера в организации относится:

+: поставить нужного человека на нужное место и добиться выполнения своих указаний

-:добиться устранения конкурентов на рынке труда экономическими методами

-:организовать выпуск собственной продукции по минимальным ценам

-:осуществлять контроль за четким соблюдением режима рабочего дня

S: Делегирование полномочий в теории менеджмента является составной частью процесса:

S: С повышением уровня управления удельный вес заданий по менеджменту… +: возрастает

-: сокращается до нуля

S: К общим закономерностям управления можно отнести:

-: закономерность преимущественной эффективности сознательного планомерного управления

-: закономерность больших затрат ресурсов для эффективного управления

-: закономерность преобладания управляемой системы над управляющей в организации

+: закономерность инерции управления

S: Информация об исполнении команд и состоянии объекта управления, поступающая объекта к субъекту управления, в менеджменте называется термином:

S: Набор поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению, организации и/или конкретной должности менеджера в теории менеджмента обозначается термином:

S: Атрибутом автократичного стиля управления является:

-:преобладание неформальных коммуникаций

S: Деловыми качествами, относящимися к организаторским способностям руководителя, не являются:

-: знание и умение использовать формы морального поощрения

+: знания и умение работать по приказу

-: способность своевременно оказаться в критической точке производстве работ и решить проблему на месте

-: способность повести за собой подчиненных при решении задач управления

S: Этичное управленческое поведение в теории менеджмента характеризуется как поведение, которое:

-: приемлемо для большинства людей

+: соответствует морали большей части общества

-: не противоречит концепции равных возможностей

S: На практике под термином лидерство чаще всего подразумевают ### лидерство:

S: Термин «партнерство» в теории менеджмента обозначает:

-:совместное участие в каком-либо процессе деятельности организации

+: объединение усилий для решения проблемы -: что партнер разделяет вашу точку зрения на данный вопрос и поддерживает ее в различных ситуациях

-: меньшую степень влияния на участников какого-либо процесса

S: Термин «власть» в теории менеджмента обозначает:

+: возможность влиять на поведение других лиц

-: поведение одного лица, которое вносит изменение в поведение другого

-: манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации

-: наличие неофициальных источников информации в организации

S: Основным отличием искусства управления группой от искусства управления человеком вообще является необходимость:

+: учитывать интересы каждого члена группы

-: иметь управленческое образование

-: составлять план действий

S: Термином «коммуникационный процесс» в теории менеджмента принято обозначать:

-: систему обратной связи

S: К требованиям, предъявляемым к управленческой информации не относится:

S: Элементом эффективного коммуникационного процесса не является:

-:способ передачи информации

S: Процесс общения на основе мимики, жестов, взглядов называется ### коммуникацией ### :

S: Сбор, обработка, накопление, хранение, поиск и распространение информации в теории менеджмента обозначается термином:

S: Формализованность правил и процедур обмена информацией характерна для ### организации:

S: Повышению эффективности коммуникационного процесса в большей степени способствует:

+: регулирование информационных потоков

-: барьер коммуникационного процесса

S: К видам каналов информации в организации не относятся:

+: структурные подразделения по разработке, созданию и обработке документов

-: глобальные информационные сети

-: решения, распоряжения администрации

-: неофициальные источники информации в организации

S: Основным принципом эффективного использования информационных ресурсов сети Интернет в деятельности организации является:

-: авторитетность, репутация источника информации

-: форма, способ передачи информации

S: Для осуществления процесса мотивации наиболее существенны результаты ### контроля.

S: Система эффективного контроля должна обладать следующими характеристиками: своевременностью, гибкостью, простотой и ### :

-: многовариантностью методов и способов проведения контроля

S: Термин ### в теории менеджмента обозначает процесс, при помощи которого руководство получает информацию о состоянии дел по выполнению плана в ходе решения управленческих задач.

S: Предварительный контроль на конкретном участке ведения работ предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ и предшествует процессу:

+: осуществления хозяйственных операций

-: анализа среды организации

-: установки производственного оборудования на данном участке

S: Задачами проведения текущего контроля в теории менеджмента не могут быть:

+:сопоставление итоговых фактических результатов с запланированными

-: выявление нарушений и нарушителей

-: проверка эффективности и оптимальности выбранного варианта действий

-: исследование морально-психологического климата в коллективе

S: В теории менеджмента термин «объект контроля» наиболее полно отражает совокупность понятий:

+:«персонал, процессы, ресурсы, структура организации»

-: «управляющая и управляемая подсистемы организации»

-: «внутренняя и внешняя среда организации»

S: Координационные действия по управлению производственно-хозяйственным механизмом в организации осуществляются посредством:

+: проведения совещаний, личных контактов между руководителями

-: вынесения решения соответствующих вопросов на общее собрание акционеров этой организации

-: внедрения эффективной системы премирования

-: снижения затрат на производство и реализацию продукции

S: К методам и способам координационных действий в теории менеджмента следует относить:

+: процессы согласования рабочих планов и графиков, внесения в них необходимых корректировок

-: сбор и анализ информации о состоянии внешней среды

-: разработка и апробация системы вознаграждения

-: прогнозирование и моделирование предполагаемых процессов

S: К целям координации и регулирования деятельности в организации не относится:

-: сопоставление ресурсов, возможностей и целей развития организации

-: установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов

+: анализ использования ресурсов, достижения возможностей и целей развития организации

-: корректировка направления и скорости развития отдельных структурных подразделений

S: Координацию деятельности подразделений организации с точки зрения теории и практики менеджмента осуществляют менеджеры:

S: Метод мозгового штурма в принятии управленческого решения применяется в тех случаях, когда:

+: имеется минимум информации о проблеме и установлены сжатые сроки

-: решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована

-: в организации нет специалистов по рассматриваемой проблеме

-: есть возможность ориентироваться на уже апробированные варианты решения проблемы

S: Использование математических моделей в принятии управленческого решения позволяет дать ### характеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения.

S: В тех случаях принятия управленческого решения, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами, обычно применяются методы:

S: Метод мозгового штурма в принятии управленческого решения ориентирован на:

+: коллективную выработку творческих идей

-: разработку детального алгоритма процесса решения проблемы

-: применение единоличной власти эксперта

-: выработку специалистами творческих идей при помощи ассоциаций

S: В качестве экспертов при применении методов экспертных оценок в принятии управленческого решения не могут выступать лица, не обладающие:

+: специальными знаниями и опытом по проблеме

-: стажем работы более 10 лет в данной организации

-: ученой степенью в соответствующей области науки

-: определенным уровнем доверия по отношению друг к другу

S: Выдвижение предложений по решению проблемы во время мозгового штурма в процессе принятия управленческого решения не подразумевает:

-: внимания к высказываниям со стороны коллег

-: наличия специальных знаний у предлагающего их эксперта

S: Обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и привлечением всех ее участников в методологии принятия управленческого решения называется методом:

S: Содержательные теории мотивации основаны на анализе:

-: причины существования организации

-: категорий конкретного конечного состояния организации или желаемого результата ее деятельности

-: стратегии развития персонала

S: Процесс мотивации труда в организации не включает в себя:

-: сдельную оплату труда работников, временно привлеченных со стороны по контракту для выполнения конкретного вида и объема работ

S: Процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации в теории менеджмента называется термином:

S: Теории мотивации в менеджменте подразделяются на две категории:

+: содержательные и процессуальные

-: сущностные и формальные

-: организационные и процессуальные

-: системные и процессуальные

S: В соответствии с теоpией мотивации Геpцбеpга, к гигиеническим факторам относятся:

+: отношения с коллегами

-: пpодвижение по службе

-: похвала на общем собрании перед коллегами

S: Новизна теоретических обобщений, сделанных в комплексной модели мотивации Портера-Лоулера заключается в том, что:

-: результативный труд ведет к удовлетворенности работников

-: удовлетворенность от совершенных трудовых действий повышает результативность труда работников

-: результативность труда растет при улучшении условий труда

-: результативность труда не зависит от удовлетворенности работников

S: Потребность во власти выделяется отдельно в теории мотивации:

S: Мотивация как комплекс мероприятий в процессе управления и организации персонала не вызывает с его стороны:

-: качественное выполнение работ

-: выполнение работ в больших объемах

S: К формам нематериального стимулирования относится:

S: К мотивам трудовой деятельности не относятся мотивы:

S: В состав управляющей подсистемы организации входят:

+: руководители и органы управления

-: социальная и экономическая подсистемы

-: производственная и экономическая подсистемы

-: элементы иерархии организации

S: К внешним ситуационным факторам, влияющим на качество функционирования организации, относятся:

S: Переменную, используемую для исследования среды организации, в менеджменте называют:

S: Атмосфера в коллективе организации, обычаи, нравы, ожидания сотрудников с точки зрения теории менеджмента в совокупности формируют:

-: факторы успеха организации

S: Под внешней средой организации понимается:

+: вся совокупность факторов, ее окружающих

-: группа организаций в той же отрасли

-: комплекс факторов ее окружающей среды

-: условия функционирования организации

S: Целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого, в теории менеджмента называется:

S: Совокупность стадий, которые проходит организация в период своего существования, называется:

+: жизненный цикл организации

S: Фирма, выполняющая для нашей организации заказы по оказанию рекламных услуг, относится к среде:

+: непосредственного делового окружения

S: Организации, работающие без четко определенных целей, правил и структур называются:

S: К составляющим внешней среды прямого воздействия не относятся:

+: специалисты службы снабжения

S: Организационная структура, позволяющая быстро приспосабливаться к меняющимся внешним условиям и изменению целевых установок, в менеджменте называется:

S: Процесс передачи полномочий нижестоящим руководителям на выполнение специальных заданий называется ### полномочий.

S: Система связей и полномочий, объединяющая людей для достижения целей организации, в управлении называется термином:

S: Для небольшой фирмы, производящий один или несколько видов продукции или услуг, с точки зрения теории менеджмента наиболее приемлема ### организационная структура.

S: Большим дублированием функций управления характеризуется ### организационная структура:

S: Основными факторами формирования продуктовой организационной структуры являются:

+: виды товаров и услуг, производимых организацией

-: группы покупателей продукции организации

-: географические регионы деятельности организации

-: производственные и хозяйственные функции в организации

S: Права менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных сотрудников на выполнение тех или иных задач являются сутью термина:

S: Функция менеджмента, имеющая целью сформировать управляющую и управляемую подсистемы, установить рациональные связи между ними, называется:

S: Согласно теории менеджмента полномочия бывают:

S: Под организационной структурой управления в менеджменте понимается:

+: упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого

-: иерархическая совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях взаимного подчинения

-: совокупность самостоятельных элементов, находящихся между собой в экономических взаимоотношениях, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого

-: система взаимосвязанных производственных подразделений, ориентированных на достижение целей деятельности организации

S: Менеджмент- это:

+: управление людьми с целью получения прибыли

-: экономические отношения в сфере внешней деятельности хозяйствующих субъектов при взаимодействии зарубежными организациями

-: вид человеческой деятельности, направленный на поиск и удовлетворение нужд и потребностей потребителя путем обмена

-: достижение определенного результата или желаемого

S:Общие характеристики организации:

-: зависимость от внешней среды,

S: По уровню конкуренции рынки делятся на:

S: Французский ученый Файоль предложил ### принципов управления:

S: Школа человеческих отношений сформировалась в ###:

S: Вклад Макса Вебера в развитие управленческой мысли состоит в разработке:

+: теории бюрократического построения организации и системы управления

-: иерархической теории потребностей

-: двухфакторной теории мотивации

-: концепции человеческих отношений

S: Заслуга Элтона Мэйо заключается в том, что он:

-: впервые применил в управлении научные методы

-: сформулировал принципы построения идеальной (бюрократической) организации

-: создал иерархическую теорию потребностей получившую название «пирамида потребностей»

+: разработал теоретические основы концепции «человеческих отношений»

+: возглавил хоторнский эксперимент, заложивший основы современной социологии труда

S: Согласно теории ожидания В. Врума, стимул к эффективному и качественному труду работника зависит от сочетания трех факторов:

+: ожидания того, что усилия приведут к желаемому результату

+: ожидания того, что результаты повлекут за собой вознаграждение

+: ожидания того, что вознаграждения будут иметь достаточную ценность

S: К основным категориям менеджмента относятся:

+: субъекты и объекты

S: В список одиннадцати принципиальных ограничений менеджера по М. Вуддоку и Д. Френсису входят:

+: неумение управлять собой

-: неумение обращаться с оргтехникой

+: смутные личные цели

+: неумение составлять деловую документацию

S: Для модели управления «У» (по Д.М. Мак — Грегору) характерны:

-: постулат, что человек по природе ленив и безразличен к организационным нуждам

+: постулат, что люди способны принимать на себя ответственность , управлять своим поведением в организационных делах

-: поддержание субординации, разделение на управляющих и исполнителей,

+: исключительно контроль извне за поведением персонала

-: создание условий для того, чтобы люди могли достигать свои собственные цели

S: Американский социолог Мери Паркер Фоллетт первой:

+: определила менеджмент как «обеспечение выполнения работы с помощью других лиц»

+: применила в управлении научные методы

+: выдвинула идею «участие рабочих в управлении»

-: предложила функциональный подход в управлении

-: сформулировала идею «конструктивного конфликта»

S: Чтобы избежать несправедливости, согласно теории С. Адамса, менеджер должен:

+: устанавливать размеры оплаты на основе объективной оценки

+: разъяснять сотрудникам принципы оплаты труда, чтобы каждый мог видеть за счет чего он может увеличить уровень своих доходов

Читайте также:  Нужно ли доказывать свою точку зрения
Источники:
  • http://psyera.ru/3073/koordinaciya-deyatelnosti-organizacii
  • http://studme.org/1651121219377/menedzhment/koordinatsiya_kak_funktsiya_upravleniya
  • http://studwood.ru/768470/menedzhment/koordinatsiya_deyatelnosti_v_organizatsii
  • http://studfiles.net/preview/2705689/