Меню Рубрики

К каким документам с точки зрения делопроизводства относится договор

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Архивное дело отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
хранения и использования архивных документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Входящий документ; Поступивший документ — документ, поступивший в учреждение
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Делопроизводство; Документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными
документами
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и
способов записи, обеспечивающих обработку его
информации электронно-вычислительной машиной
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документ; Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документирование — запись информации на различных носителях по
установленным правилам
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Документооборот — движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или
отправления
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный
организационно-распорядительным документом
организации или резолюцией
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Исходящий документ; отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки
писъма наносят техническими средствами
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и
хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют
решение административных и организационных вопросов,
а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Официальный документ — Документ, созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте
создания которого, содержащиеся в самом документе
или выявленные иным путем, подтверждают
достоверность его происхождения
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок
документирования
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения —
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом,
организационно-распорядительным документом или
резолюцией
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных
форм документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-
правовым актом
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Унифицированная система документации(УСД) система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Хранение архивных документов — обеспечение рационального размещения и сохранности
документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком
оформления
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)

Терминология в делопроизводстве

АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.

АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией, например, анкетные бланки.

ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА — копия части текстового документа.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию.

ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО — один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе. имеющая юридическую силу.

ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДОКУМЕНТООБОРОТ —
1. — движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2. — количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДОСЬЕ — документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — один из экземпляров размноженного документа.

ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о».

ЗАПИСКА — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).

ЗАПРОС — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.

ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.

ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ — (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Читайте также:  Понятие информация с точки зрения разных наук

ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индексов.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.

КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС -условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАРКИРОВКА — индексация технических документов или товара.

НАКЛАДНАЯ — документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых уставливаются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ -документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (н. выработки, выдачи чего-либо).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА —
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА —
1. Первоначальный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — степень секретности, срочность исполнения документов.

ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФЕРТА — см. предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПИСЬМО — ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО — ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим)..

ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу или учреждению с предложением куда-либо выслать своего представителя.

ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА —
1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.

ПОЛОЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИКАЗ —
1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРИКАЗАНИЕ — документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).

ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК — календарный план выпуска продукции.

ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
2. Приказание.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ —
1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Читайте также:  Основные направления социальной реабилитации инвалидов по зрению

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА —
1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).

ТАБЛИЦА — документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документа (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):
1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

ФАКСИМИЛЕ —
1. Вопроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕДИЦИЯ — специальный аппарат учреждения по приемке документов.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата гарантируется Наш расч. счет ? . в отделении . банка; сопроводительного — Направляю . Высылаю.

Делопроизводство: сущность, основные понятия и термины

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

— обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

— организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документа­ми входит:

— прием и первичная обработка документов;

— их предварительное рассмотрение и распределение;

— контроль исполнения документов;

— систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий .

Реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Контроль исполнения документов совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

Формирова­ние дела группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Копия документа это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом. Совокупность реквизитов составляет формуляр документа.

Читайте также:  Как сегодня можно оценить территории заполярья с точки зрения человека

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие)документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Система документации это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Делопроизводство и деловая корреспонденция

(Вопросы к тестам)

1. Организация делопроизводства на предприятии.

Делопроизводство — это: совокупность работ по документированию деятельности предприятия и организации документооборота.

Документооборот — это: движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование — это: процесс подготовки и создания документов.

Документ — это: материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Реквизит — это: информационный элемент документа, характеризующий сам документ.

Бланк — это: стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводиться место для переменной.

Формуляр — это: совокупность реквизитов, присущих определённому виду документа, расположенных в определённой последовательности.

По месту составления документы делятся на: внутренние и внешние

По содержанию документы делятся на:распорядительные информационно-справочные.

Печати бывают: гербовая и простая круглая печати

К документам организационного характера относятся: устав предприятия, учредительный договор, штатное расписание, структура и штатная численность работников аппарата управления, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работника.

К документам информационно-справочного характера относятся: оферта, рекламация, договор (контракт), трудовая книжка сотрудника: сведенья о работе, о награждении, о повышении квалификации, о пенсии., акт, протокол, письма, объяснительные записки, докладная записка, справки, телеграммы, телефонограммы и др.

Оттиск печати на документе должен захватывать: последние буквы подписи и личную подпись.

К распорядительным документам относятся:приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Перечислите документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю: распорядительные

Полное воспроизведение подлинного документа называется: копия

Копии бывают трёх видов: отпуск, выписка и дубликат

Какие реквизиты придают документу юридическую силу: наименование вышестоящей организации; указание автора документа; название вида документа; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные; подпись; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания.

Название вида документа печатают: на общем бланке под реквизитами по середине

Исходящие документы подписываются: руководителем организации

В состав реквизита «Подпись» (23 реквизит) входят: надпись «Верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения

Документы на предприятии классифицируются: входящие и исходящие

Устав предприятия имеет следующие разделы: указание на собственника организации; наименование организации и его вид; местонахождение организации; предмет и цель деятельности; перечень органов управления и их компетенция; размер уставного фонда; порядок образования имущества организации и распоряжение имуществом; порядок распределения прибыли; условия реорганизации и ликвидации организации.

Юридическим основанием возникновения распорядительного документа является: законы РБ; указы и распоряжения Пр-та РБ; постановления кабинета Мин. РБ; поручения вышестоящих органов; решения судов; необходимость правового регулирования работы аппарата.

Подразделения делопроизводства: управление делами; общие отделы; секретариат; канцелярия.

Юридические требования к ведению делопроизводства:1. Наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведенных в единый перечень с конкретным их наименованием и соответствующих данному предприятию, органов управления на этом предприятии и решаемым задачам. 2. Соблюдение порядка подготовки и оформления реквизитов, утверждения и выпуска этих документов.

Документы, в которых закрепляются право издания документов, их подписание, утверждение, согласование: уставы организаций; в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях

Полномочия совета предприятия: определение общей направленности экономического и социального развития предприятия; определение порядка распределения прибыли; участие в выпуске ценных бумаг и их покупке; решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений; принятие решений по внешнеэкономической деятельности; рассмотрение конфликтных ситуаций.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют: порядок приема и увольнения работника; основные права; обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Что такое должностные инструкции работающих: организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

2. Правила подготовки и оформления документов.

Для оформления деловых документов используются форматы: А4; А5

Бланки документов разрабатываются на основе: продольного и углового расположения реквизитов

Формуляр-образец формата А4 устанавливает состав реквизитов в количестве: 32

Реквизиты документов отделены друг от друга: полуторным междустрочным интервалом.

При печати документов используют:

Письма оформляются на: бланках для писем.

Реквизит 13 «Ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляются на: общих бланках и бланках писем.

Приказ — это: правовой акт для решения основных задач, стоящих перед данной организацией, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия.

Кем проставляется дата приказа: лицом его подписавшим.

Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

Приказ должен быть зарегистрирован: в день подписания.

Распоряжение — это: правовой акт единолично издаваемый руководителем организации или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Гриф утверждения акта проставляется: в правом верхнем углу

Протокол — это: документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегионных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

К какому виду документов по содержанию относятся справки: информационного характера

Какие справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие организации, в обязательном порядке заверяются печатью: личные

Для уничтожения документов с грифом «КТ»составляется: акт

При составлении приказа по личному составу в тексте отсутствует:констатирующая часть и глагол «ПРИКАЗЫВАЮ»

Протокол составляется: секретарем

Дата протокола должна соответствовать дате: дате проведения мероприятия

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания(заседания) делятся на: полные, краткие и сокращенные.

Вводная часть протокола содержит: постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

Основная часть протокола краткой формы строится по схеме: 1. Слушали; 2. Постановили (решили).

Любой документ состоит из ряда элементов оформления, которые называются:реквизитами.

Реквизиты располагаются на документе каждого вида:

Реквизиты, которые остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия называются:

Реквизиты, которые на разных документах отличаются, называются:

В состав реквизита «Гриф согласования» (25 реквизит) входят следующие элементы:фамилия исполнителя и его служебный телефон

Документ можно разделить на следующие части:

Перечислите виды бланков: бланк для письма; общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изложение основной части протокола полной формы строится по схеме: 1. Слушали;

2. Выступили; 3. Постановили (решили).

Акт — это: документ, составленный комиссией или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события и действия.

В водной части акта: включает основание для составления акта; состав комиссии.

В констатирующей части акта: излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Все реквизиты можно разделить:

Докладная записка — это: информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

При оформлении реквизита «Дата» рекомендуется писать дату в форме: ЧЧ.ММ.ГГГГ

Руководитель предприятия свою деятельность осуществляет изданием приказов, которые делятся на:

Заголовок к тексту (19 реквизит) печатают: в правом верхнем углу первой страницы приложения.

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом:

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом:

Резолюция (18 реквизит) проставляется: перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Государственный герб Республики Беларусь помещается: в центре верхнего поля.

Согласование может быть: внутреннее и внешнее (?)

| следующая лекция ==>
Согласие клиента (представителя клиента) на оказание юридической помощи студентом Юридической клиники СПбГУ | Оформите распоряжение по Столбцовскому суду об увольнении судебного исполнителяПетровой Валентины Ивановны по собственному желанию. Недостающие данные укажите самостоятельно

Дата добавления: 2015-11-05 ; просмотров: 1331 | Нарушение авторских прав

Источники:
  • http://studopedia.ru/11_40736_deloproizvodstvo-sushchnost-osnovnie-ponyatiya-i-termini.html
  • http://lektsii.org/3-115281.html