Документ это с юридической точки зрения

Понятие правовых документов

В современном мире документы играют значительную роль. Ранее документом в широком смысле считалась бумага, которая подтверждала какой-либо факт, несла информацию. Появление компьютеров документы не отменило. Напротив, новая форма документов (электронная) сделала документооборот более эффективным.

Как бумажные, так и электронные документы по содержанию могут иметь разный характер: текстовый, графический, видеографический, фотографический, изобразительный, звуковой.

Юридические документы (синоним: правовые документы) чаше всего существуют на бумаге.

Юридический документ — это документ, содержащий правовую информацию.

Значение юридических документов

Значение юридических документов состоит в следующем:

• с их помощью средства правового регулирования (нормы, соглашения, индивидуальные решения и т. д.) становятся объективированными и доступными для других субъектов права;
• они позволяют достичь определенности, стабильности в отношениях между людьми, прочности их правового положения;
• благодаря им юридическим действиям придается официальный характер.

Юридическая информация содержится не только в документах. Немалая ее часть документально не оформляется, а просматривается в действиях граждан, должностных лиц. Предположим, вы дарите какую-либо вещь подруге. Понятно, вещь переходит в се собственность, но документ при этом не составляется. Или инспектор Государственной инспекции безопасности дорожного движения (далее — ГИБДД) жезлом показывает, что проезд по определенной части магистрали в данный момент запрещен. Неподчинение этому требованию грозит применением санкции.

Как видим, понятия «юридический акт» и «юридический документ» не совпадают. Однако издание юридических документов среди юридически значимых действий занимает в целом значительное место.

Можно попытаться установить удельный вес юридических документов в зависимости от сферы правового регулирования. Тогда получится, что их большая часть будет обнаружена в правоохранительной сфере. Удельный вес юридических документов снижается в сфере политики. В социальной области, возможно, их будет еше меньше (хотя здесь в основном идет распределение государственных средств, и поэтому юридические документы не теряют своей значимости). В сфере экономики многое происходит без юридического документооборота (например, граждане часто заключают договоры в устной форме). Это общий взгляд на проблему. Вообще же юриспруденция — это не математика, и точные подсчеты здесь делать трудно. Однако это не означает, что надо вообще от них отказаться.

Признаки юридических документов

Признаков юридических документов несколько:

• они содержат юридически значимую информацию;
• изготавливаются в процессе юридической деятельности;
• основанием их издания является законодательство, волеизъявления граждан и организаций;
• они издаются (составляются) в пределах компетенции (если речь идет о государственных органах и должностных лицах) или правоспособности (если речь идет о гражданах и организациях);
• порождают юридические последствия, т. е. имеют обязательный характер (например, издание приказа о зачислении в вуз на дневное отделение дает право на приобретение льготного проездного билета и ни один кассир в метро не может отказать в оформлении такого билета);
• должны быть составлены по всем правилам юридической техники (структура, реквизиты и т. д.);
• могут иметь как документальную, так и электронную форму. Например, наличие чека устанавливается его предъявлением, но наличие акции может отражаться в электронном виде;
• предназначены для регулирования общественных отношений, придания им стабильности и устойчивого характера. В приведенном выше примере необходимость при каждой поездке доказывать, что гражданин имеет статус студента, способна поглотить массу человеческой энергии, которой уже, возможно, не останется для учебы.

Виды правовых документов

Юридические документы опосредуют все стадии правового регулирования (правотворчество, действие норм права, их реализацию, возложение юридической ответственности). Проводя их классификацию (схемы 1, 2), лучше ориентироваться на указанные выше стадии правового регулирования.

Юридические документы делятся на четыре вида:

Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);

Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;

Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:

• фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);
• фиксирующие правовой режим объектов (технический паспорт автомашины, счет в сберегательном банке, сберегательная книжка, свидетельство о праве собственности на недвижимость, ценные бумаги и проч.);
• фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);

Документы, содержащие решения индивидуального характера. Их особенность заключается в том, что они влекут правовые последствия в отношении конкретных лиц. В них находит отражение воля конкретных людей, напраапенная на установление, изменение или прекращение субъективных прав и юридических обязанностей. Их можно разделить на две группы:

• правореализационные документы. Речь идет об индивидуальных актах, в которых фиксируются волеизъявления или собственные решения субъектов права (договоры, доверенности, приказы руководителей организаций, расписки, жалобы, заявления ит. п.);
• правоприменительные документы. Имеют властный и (для лиц, которым они адресованы) обязательный характер. Навязывать волю субъектам права могут государственные органы, обладающие определенной компетенцией. Эти документы различаются в зависимости от видов государственных органов, их издающих: документы исполнительных органов власти (распоряжения Правительства РФ, приказы министров, руководителей федеральных служб и федеральных агентств, администраций субъектов РФ, их отделов и управлений и т. п.); документы правоохранительных органов, фиксирующие процессуальные действия, осуществляемые при расследовании и рассмотрении юридических дел (решения, приговоры, постановления, определения, заключения и др.).

Схема 3.1. Виды нормативных актов в РФ

Схема 2. Виды правовых актов

Система правовых актов представлена на схеме 2.

Юридическая ответственность за нарушение правил документооборота

Надлежащее оформление, хранение, выдача, подлинность юридических документов есть непременное условие установления законности в стране. Вот почему государство, будучи не безразличным к нарушениям в сфере документооборота, устанавливает ответственность за следующие правонарушения, связанные с юридическими документами:

• подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт (ст. 19.23 КоАП РФ);
• умышленная порча или утрата документов воинского учета (ст. 21.7 КоАП РФ);
• подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327 УК РФ);
• изготовление, хранение, перевозка или сбыт поддельных денег или ценных бумаг (ст. 186 УК РФ);
• изготовление или сбыт поддельных кредитных либо расчетных карт и иных платежных документов (ст. 187 УК РФ);
• фальсификация доказательств (ст. 303 УК РФ);
• служебный подлог (ст. 292 УК РФ);
• незаконная выдача паспорта гражданина РФ, а равно внесение заведомо ложных сведений в документы, повлекшие незаконное приобретение гражданства РФ (ст. 292′ УК РФ);
• приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324 УК РФ);
• фальсификация решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества или решения совета директоров (наблюдательного совета).

Понятие и виды юридических документов

В советский период признак «письменности» считался важнейшим при характеристике документа. Это связано с тем, что документом в советском праве назывался только официальный акт, исходящий от властного органа, который в подавляющем большинстве случаев имеет письменную форму. В диссертационном исследовании указывается также, что партийные и социалистические государственные организации пользовались довольно несовершенной оргтехникой, что также не способствовало широкому пониманию документа.

Анализ научных точек зрения относительно понятия «документ», приведенных в диссертации, свидетельствует о том, что общим для них является сведение объема понятия «документ» к материальному носителю (бумаге) и способу документирования (письменному источнику). Тем не менее, прогресс в сфере информатизации и вычислительных технологий показал существенное значение документов на других материальных носителях, фиксирующих информацию иными способами.

Диссертант исходит из того, что документы всегда содержат определенную информацию о тех или иных событиях, фактах, правах и обязательствах субъектов, об обстоятельствах, имеющих или влекущих определенные правовые последствия или способных их повлечь. Именно этот признак отличает документ как объект правовой науки от его оценки как объ­екта науки документалистики.

Далее автором рассматривается документ в плоскости информатики, где объектом изучения является электронный документ, под которым понимается материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Современное законодательство РФ – отмечается в диссертации — также содержит понятие «документ». Ряд анализируемых законов в качестве документа рассматривает сам материальный носитель, т.е. форму выражения информации, и выделяет следующие особенности документа. Во-первых, как материальный носитель относят его к категории вещей как объектов гражданских прав, вследствие чего, на него распространив действие гражданско-правовых норм о вещах (их оборотоспособности, делимости и т.п.). Это позволяет отнести документ к движимым, неделимым, непотребляемым вещам. Во-вторых, по логике данных законов материальный носитель предназначен лишь для передачи информации во времени и пространстве. Поэтому законодательство наделяет его таким свойством, как передаваемость и способностью быть предметом правовых сделок. В-третьих, содержанием данного материального носителя, как это следует из анализируемых выше определений федеральных законов, является информация. В-четвертых, согласно действующему законодательству документальная информация может быть зафиксирована в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания.

Обратим внимание, что общий признак, на который делают акцент анализируемые федеральные законы, – это то, что документ — материальный носитель информации.

Другая группа федеральных законов говорит о документе как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Представляется, что к документам в соответствии с данными законами можно отнести и аудио-, и видеозаписи, и фотографии, созданные и сохраненные на магнитных носителях, перфокартах, перфолентах и т.п.

Итак, федеральное законодательство в понимании документа, его содержания использует разные подходы. Согласно одному из них, первичным в определении документа является материальный носитель информации. В соответствии с другим, главным выступает именно информация, зафиксированная на материальном носителе. Разночтение в действующем законодательстве порождает трудности в правоприменении и споры в юридической науке.

Позиция авторов, признающих главным признаком документа лишь носитель информации, не учитывает, что не будут считаться документами те из них, которые не имеют неразрывной связи с материальной составляющей. Это неизбежно влечет исключение из числа документов, например, тех из них, которые передаются и получаются с использованием электронных средств связи. Такие документы (например, электронные сообщения) сами по себе уже являются материальными объектами, независимо от того, на каком носителе они записаны после получения с использованием электронных средств связи – на дискете, CD-диске или flash-носителе. Электронный документ может быть перемещен с одной дискеты на другую, т.е. физический носитель электронного документа может быть заменен другим. Следовательно, для квалификации такого документа материальный носитель не имеет существенного значения2. Подтверждением этому может служить тот факт, что Арбитражный процессуальный кодекс РФ предусматривает возможность направления судебных извещений и копий судебных актов по электронной почте (ст.ст. 121, 122).

Таким образом, анализ отечественной зарубежной документалистики, юридической науки и действующего законодательства демонстрирует наличие разных подходов в понимании документа, его признаков и роли в документообороте и обществе. С нашей точки зрения, документ важно характеризовать в единстве формы и содержания, в их взаимодополнении и не отрывать информацию от материального носителя. Последний является именно формой существования информации, включающей сведения, зафиксированные в нем в зависимости от цели и через определенные реквизиты, позволяющие донести информацию о создателе, содержании, источнике, адресате информации и других обстоятельствах ее использования. Важно отметить, что в зависимости от информации, составляющей содержание электронного документа, он не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов, в том числе бумажных3. Различие же между ними будет проявляться с позиции формы существования такой информации.

Итак, в диссертации делается вывод, что документ как объект исследования характеризуется следующими признаками. Во-первых, документ – это всегда результат целенаправленной человеческой деятельности. Во-вторых, документ фиксирует какой-либо элемент, фрагмент окружающего мира (события, явления, процессы и т.д.) или определенные сведения о чем-то или ком-то, а нередко и то, и другое вместе. В-третьих, фиксация производится различными способами на основе применения в той или иной мере специальных знаний, навыков, умений, технических средств.

Под документом соискатель понимает зафиксированную по назначению информацию с реквизитами в определенной форме и формате, которая в результате волевых действий содержится на материальном носителе и предназначена для передачи во времени и в пространстве. Данная информация может касаться событий, состояний, фактов, действий и обстоятельств, с которыми связаны определенные правоотношения и/или юридические последствия.

Во втором параграфе «Понятие и признаки юридического документа» характеризуется юридический документ и его черты.

Это следующие признаки:

• юридический документ – это разновидность социального документа;
• юридический документ – документ, вовлеченный в правовое регулирование и имеющий юридическое значение; он корреспондирует всем стадиям правового регулирования;
• юридический документ – это документ, созданный в ходе практической юридической деятельности;
• юридический документ обладает определенными реквизитами.

При характеристике признаков юридических документов особое внимание уделяется реквизитам. Их количество определяется целями документа, его назначением, требованиями к его содержанию и форме. Нормативные правовые акты нередко устанавливают систему реквизитов для того или иного юридического документа, например, в ч. 1 ст. 878 ГК РФ зафиксировано следующее: чек должен содержать: 1) наименование «чек», включенное в текст документа; 2) поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму; 3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж и др.

Юридическую силу диссертант также относит к важнейшим признакам правового документа. Наличие необходимого комплекса реквизитов есть условие юридической силы правового документа. Дело в том, что юридическую силу имеют лишь документы, оформленные с учетом реквизитных правил. Однако юридическая сила документа это не только «реквизитное» оформление в соответствии с действующим законодательством. Представляется, что под юридической силой правового документа следует понимать и свойство документа быть подлинным доказательством зафиксированной в нем информации.

Любой юридический документ, так или иначе, связан с правовым регулированием. Данное положение говорит о том, что признак вовлеченности юридического документа в правовое регулирование также есть характерная черта юридического документа. Кроме того, юридическими можно назвать и документы, которые ранее вовлекались в процесс правового регулирования, а в настоящее время находятся вне этого процесса.

Учитывая сказанное, делается вывод, что юридическому документу можно дать следующие определения. В узком смысле, юридическими называются документы, вовлеченные в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, составляемые в соответствии с правовыми требованиями с целью подтверждения прав и обязанностей или юридических фактов. В более широком смысле данное понятие можно определить как имеющий правовое значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений.

В третьем параграфе первой главы «Требования к юридическим документам» исследуются принципы, которым должны соответствовать юридические документы с позиции правотворческой и правоприменительной техники.

В современной юридической науке требования к юридическим документам исследуются в большей мере на уровне отраслевых наук. Очевидно, эти требования не совпадают. Так, для законов, иных нормативных документов обязательно требование нейтральности, «холодности», отсутствия экспрессивности, художественной красивости, лозунговости, высокопарности слов и т.д. В тоже время для ряда документов, содержащих решения индивидуального характера и фиксирующих юридические факты (например, протоколы следственных действий, заявление о явке с повинной и др.) в силу своей природы такая экспрессивность присуща. При этом нейтральность стиля изложения нарушается не самим создателем документа, не его импульсивностью, а эмоциональным составляющим документа (например, описанием причин нанесения легких телесных повреждений и т.д.)

К общим требованиям, предъявляемым к юридическим документам, относятся: достоверность, своевременность и оперативность их создания, доступность, полноту, связанность и последовательность изложения, точность, ясность, лаконичность, грамотность, обязательность, обоснованность и другие требования, которые в единстве содержания и формы непосредственно образуют юридический документ.

Требования к юридическому документу могут пониматься также как технико-юридические критерии качества юридического документа4.

В четвертом параграфе «Функции юридических документов» анализируемой главы исследуются социальные и собственно юридические функции рассматриваемого феномена. Социальные функции отражают роль документов по отношению к обществу, иллюстрируют их как общественно значимые явления, призванные решать социальные вопросы, удовлетворять нужды общества, коллективов и индивидуальных субъектов.

Собственно юридические функции призваны показать роль юридических документов в процессе правового регулирования, отразить функциональные связи документа с основными средствами правового регулирования (нормами права, индивидуальными предписаниями, правоотношениями).

К социальным функциям в первом приближении можно отнести информационную, историко-культурную, воспитательную, экономическую, политическую, управленческую и символическую.

Функцией, свойственной всем юридическим документам, является информационная. Это сохранение и накопление информации, передача ее во времени и в пространстве. Передача информации от одного субъекта к другому позволяет реализовать положения, зафиксированные в юридическом документе. Это некое проявление «жизни» документа, его воздействие на правовые отношения.

Историко-культурная функция – это возможность документов аккумулировать духовные ценности и достижения мировой культуры. В первую очередь, эти задачи осуществляют конституции (основные законы) государств как важнейшие нормативные правовые акты, выполняющие роль политической, социально-экономической, культурной основы общества.

Российская Федерация обладает огромным культурно-правовым и историко-правовым наследием. Такие юридические документы как Русская правда, Новгородская и Псковская судные грамоты, Судебники 1497 и 1550 годов и другие юридические документы, принятые на Руси, закладывают и прививают культурные традиции в сфере права.

Политическая функция юридических документов проявляется в том, что многие из них связаны с устройством государственной власти, выражают их цели и задачи, закрепляют основные политические институты. К таким юридическим документам относятся Конституция РФ, конституции и уставы субъектов РФ, международные договоры, декларации, и т.д.

Символическая функция заключается в следующем: большинству юридических документов участниками правовых отношений придается особая значимость, и они приобретают статус символа. Общепринятыми символами в ряду юридических документов являются Конституция РФ, паспорт и др.

Воспитательная функция юридических документов состоит в формировании нравственного сознания, правосознания и высокой правовой и общей культуры граждан, моральных качеств личности. Это проявляется в виде профилактического, предупредительного влияния юридических документов на участников юридической практики.

Правовая значимость юридических документов просматривается посредством выделения собственно юридических функций. К ним можно отнести правоустановительную, правореализационную, правоохранительную, удостоверительную, учредительную и доказательственную функции. Именно в них проявляется юридическая направленность правовых документов.

Правоустановительная функция юридических документов свойственна законам, указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ, нормативным правовым актам министерств и ведомств и т.д. Все эти юридические документы – нормативные правовые акты — вводят в действие нормы права либо с помощью их происходит изменение содержания норм.

Правореализационная функция связана с правоустановительной, ибо правоприменительные юридические документы принимаются во исполнение положений, закрепленных в нормативных правовых актах. Тем самым происходит реализация правовых норм.

Правоохранительная функция юридических документов заключается в том, что они действуют комплексно, гарантируя эффективное правовое регулирование. В первую очередь правоохранительная функция свойственна Конституции РФ. Эта функция, реализует основное социальное назначение права – упорядочивать общественные отношения и обеспечить их стабильность, устойчивость, независимость от внешних негативных влияний.

Удостоверительная функция заключается в том, что определенные юридические документы подтверждают личность какого-либо лица, удостоверяют какое-либо событие. Учредительная функция свойственна не всем юридическим документам, а таким как уставы, учредительные договоры, положения о деятельности юридических лиц. Учредительные документы наряду с законодательством являются правовой основой деятельности любого юридического лица.

Доказательственная функция состоит в использовании документов в качестве доказательств при установлении фактов, имеющих юридическое значение, или соответствующих прав и обязанностей.

В диссертации подчеркивается, что один и тот же юридический документ может выполнять одновременно несколько социальных и собственно юридических функций, это придает юридическим документам качественное своеобразие, что является и основой их разделения на виды. С учетом сказанного, сделаны следующие выводы:

1. юридический документ есть средство закрепления, хранения, передачи информации от одного участника правовых отношений к другому;
2. юридический документ выступает как форма юридической практики;
3. юридический документ можно рассматривать как показатель правовой культуры. В данном значении юридический документ является памятником исторического и культурного значения;
4. юридический документ является средством правового регулирования, элементом его механизма. В одних юридических документах закрепляются нормы права, в других акты реализации положений этих норм.

Во второй главе «Основания классификации и виды юридических документов» рассматриваются критерии деления и разновидности юридических документов.

В первом параграфе «Теоретическое и практическое значение классификации юридических документов. Основания классификаций» рассматриваются различные критерии деления юридических документов на виды, обосновывается роль классификации документов в юридической науке и практике. Основными критериями классификации юридических документов, по мнению соискателя, являются: 1) качество правовой информации; 2) статус и наименование создателя юридического документа; 3) отраслевая принадлежность; 4) характер официальности; 5) юридическая сила; 6) действие во времени, в пространстве и по кругу лиц; 7) вид носителя информации; 8) наименование; 9) срок хранения; 10) степень гласности (доступа); 11) форма выражения волеизъявления; 12) степень юридической идентификации; 13) объем; 14) кратность использования и др.

Во втором параграфе второй главы «Виды юридических документов» анализируются их разновидности. Одним из важнейших критериев классификации является характер правовой информации. Данный критерий классификации юридических документов использует в своих работах А.Ф. Черданцев5.

Однако юридические документы можно разделить и в зависимости от субъекта, от которого исходит юридический документ. В соответствии с данным критерием можно выделить документы, исходящие от публичных организаций (государственных и общественных), юридических лиц, отдельных граждан и выполненные ими совместно.

Юридические документы можно классифицировать также по отраслям права. По этому признаку документы, прежде всего, делятся на публично-правовые и частноправовые документы. В свою оче­редь, к частноправовым относятся: гражданско-правовые договоры, наследственно-правовые документы и др. К публично-правовым — государственно-правовые, административ­но-правовые, налоговые, процессуальные и др. Документы некоторых отраслей могут быть как частноправовыми, так и публично-правовыми.

3.2 Юридическая сила документа

Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа— это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.

Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).

Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для доку­ментов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предпри­ятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);

положения (о премировании, о структурном подразделении и т. п.).

В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный харак­тер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книж­ки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматри­вается уголовная ответственность.

Неотъемлемая часть многих документов — печать или штамп. Подделка, изготов­ление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.

Подлинность подписей должностных лиц на документах за­веряется печатью. На многих документах финансового характе­ра проставление печати является обязательным.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербо­вая печать следующий:

АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, обору­дования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помеще­ний, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических соору­жений; капитальное строительство; технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и ав­торефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);

ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, име­ющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);

ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предос­тавление услуг и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуля­цию к договору, капитальное строительство и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использо­вание бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).

Если в организации отсутствует гербовая печать, на докумен­тах ставится простая круглая печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Подлинный документ(подлинник, оригинал) — это первый или единственный экземпляр официального документа.

При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый “подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необ­ходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.

В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предус­матривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность

Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а так­же бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, ка­рается законом.

Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают пра­ва граждан и организаций.

Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ— рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей — это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.»Подлинником документа на машинном носителе, — согласно ГОСТу, — является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином «подлинник» используется и термин «оригинал».

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. «interpolatio»: изменение, искажение) — слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.

В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);

подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

подделка подписей (методом рисования, копирования);

поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.

Копия документа— это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы».Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.

Существует множество видов копий:

отпуск— это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

дубликат— повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

выписка— копия части документа;

копия с копии— создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

заверенные— копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия— это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Юридические документы: понятие, виды и признаки

Юридический документ — понятие видовое. В теории права, да и во всех публичных отраслях, в основном упоминаются нормативные правовые акты и реже — акты правоприменения. В отраслях, относящихся к частным — различные виды договоров, а также иные документы — завещания, доверенности и т.д. Процессуальные отрасли права, помимо нормативных, имеют дело с целым рядом правоприменительных документов — протоколами, постановлениями, определениями, исковыми заявлениями, жалобами. Для прикладных наук также характерен достаточно больший массив юридической документации.

Анализ признаков разнообразных документов юридического толка позволяет сделать вывод о том, что признаки юридических документов, свойственные тому или иному его виду, не всегда являются подходящими для других видов. Поэтому довольно часто понятие «юридический документ» заменяют более четкими понятиями «правовой» или «юридический акт». Действительно, в правовом поле далеко не во всех случаях можно оперировать таким широким понятием, как «документ», так как не все документы являются юридическими.

Юридический документ — это документ особого вида, при помощи которого оформляются решения и действия органов и организаций, должностных лиц и граждан.

Уточнение «юридический» наделяет слово документ дополнительным смыслом — т.е. имеющий отношение к правовым нормам.

Слово «документ» происходит от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство [1] . В толковом словаре Ожегова документ — деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь. Энциклопедические словари определяют документ многозначно, например:

• • как различные виды актов, имеющих юридическое значение (учредительные документы обществ и товариществ, завещания, доверенности, дипломы о высшем и среднем образовании, разнообразные удостоверения личности, документы фиксирующие специальное право гражданина и т.д.);
• • в качестве документа, удостоверяющего личность, а также определенные права (пенсионное удостоверение, водительские права);
• • в виде письменных свидетельств о каких-либо исторических событиях;
• • как материальный носитель определенных данных (бумага, кино-, фото- и видеопленка, магнитная лента, перфокарта, дискета, диск и т.п.) с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Документы могут фиксировать тексты, математические и иные формулы, изображения, звуки и т.д.

Обобщенно под документом следует понимать материальный носитель записи с зафиксированными на нем информационными данными, предназначенными для их передачи во времени и пространстве. В более узком смысле документ — это деловая бумага, юридически подтверждающая и удостоверяющая определенный юридический факт либо определенное право. При этом не совсем верно определять документ только как письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентными государственными органами или должностными лицами в установленном законом порядке.

Все вышеперечисленные формулировки сходятся в том, что документ есть письменный источник, зафиксированный на материальном носителе. Причем если ранее иод таким носителем во всех случаях понималась бумага (или иной материал, предназначенный для механического нанесения информации), то в современных условиях, благодаря развитию информатизации и компьютерных технологий, стало появляться и активно использоваться большое количество документов на иных материальных носителях, предназначенных для фиксации данных иными способами. Так, в информатике под документом подразумевается материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде, имеющий обращение в информационных системах.

Часто определение документа фиксируется в нормативных актах и государственных стандартах, например Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в ст. 1 определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Своеобразие документа как материального объекта состоит в следующем:

• • документ всегда появляется в процессе и является результатом целенаправленной человеческой деятельности;
• • он фиксирует определенный элемент, фрагмент окружающего мира (явление, процесс), определенные сведения или комплекс этих элементов;
• • фиксация может осуществляться различными способами с помощью применения специальных знаний, навыков, умений или технических средств;
• • документ закреплен на материальном носителе.

Сегодня при определении юридического документа используются разнообразные подходы. Так, в соответствии с одним из них, первичным в определении документа является материальность носителя информации. Другой подход в качестве основы понимания сущности документа предполагает саму информацию, т.е. его содержательность. Очевидно, что если признавать основным именно носитель информации, то к числу документов нельзя будет отнести те, в которых материальный носитель не находится в неразрывной связи с зафиксированной на нем информацией (электронный документ), и может быть перемещен с одного накопителя информации на другой, т.е. его носитель может быть заменен другим. Поэтому более правильным будет комплексный подход к определению документа, согласно которому документ следует рассматривать в органичном единстве формы и содержания и не отрывать информацию (содержание) от материального носителя (формы). Из-за этого дополнительного уточнения и разъяснения требуют приобретающие все более важное значение для современного мира понятия «электронный документ» и «электронный документооборот».

Термин «электронный документооборот» с правовой точки зрения отличается от электронного обмена данными, поскольку основу такого документооборота составляет легитимность (законность) электронных документов, а значит, наиболее значимую роль в процессе создания и легитимации электронного документа играет его правовая обеспеченность, суть которой заключается в присвоении данным, создаваемым и передаваемым электронным способом юридического статуса официального документа.

Однако главное в юридическом документе — это то, что он содержит правовую информацию, которая может быть официальной и неофициальной. Неофициальная информация связана со всеми сведениями о правовых явлениях, отраженных в неофициальной юридической литературе. В свою очередь, каждый официальный документ помимо содержательной информации, включает в себя определенную совокупность элементов реквизиты. В качестве реквизитов юридического документа выделяют герб, название документа, дату и место составления, подпись и др. Реквизиты придают юридическую силу документу. Для электронных документов предусматриваются дополнительные реквизиты: код лица, отвечающего за правильность документа, электронная подпись.

Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью [2] или неквалифицированной электронной подписью [3] , признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного документооборота. Такие акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначны документам на бумажных носителях, подписанным собственноручно, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

В том же федеральном законе информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью [4] , признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними подзаконными актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

• • имеет реквизиты;
• • обладает юридической силой;
• • имеет правовое значение;
• • вовлечен в процесс правового регулирования;
• • содержит правовую информацию;
• • соответствует определенным требованиям (ясность, своевременность, полнота и др.);
• • передает информацию во времени и пространстве;
• • является средством укрепления законности и правопорядка.

Рассмотрим эти признаки подробнее.

Как мы уже отмечали, различные юридические документы включают в себя разный набор реквизитов, характер и содержание которых зависят от целей создания документа и установленных требований.

Помимо реквизитов, важным признаком юридического документа нужно признать его юридическую силу. Юридическая сила документа — это не только его правильное оформление. Необходимо, чтобы документ исходил от субъекта, обладающего соответствующей компетенцией. Если же документ предполагает подписание его рядом уполномоченных лиц, юридическую силу он приобретает только после проставления всех подписей.

Вообще под юридической силой документа понимают свойство документа выступать в качестве подлинного доказательства зафиксированной в нем информации.

Можно выделить две категории юридических документов — законные и незаконные. Законные юридические документы обладают юридической силой, создаются в соответствии с законом и влекут определенные правовые последствия. Незаконный юридический документ не обладает юридической силой и попадает в сферу правового регулирования лишь потому, что создается с нарушением действующего законодательства. Однако незаконный документ, также как и законный, может влечь за собой юридические последствия, например, административную или уголовную ответственность, служить доказательством вины в суде.

Любой юридический документ имеет правовое значение, означающее его необходимость для юридических отношений. Юридические документы могут позволить восстановить нарушенное право, способствовать разрешению юридических конфликтов или же повлечь негативные последствия (например, исполнительный лист о взыскании).

Такие документы могут создаваться не только юристами, но и простыми гражданами, например при заключении гражданско-правового договора.

Создание юридического документа — это комплекс действий субъектов юридической практики.

Большой массив документов издается в ходе властной деятельности уполномоченных субъектов публичного управления, волеизъявления которых являются обязательными для адресатов конкретного документа. Однако любое волеизъявление в юридическом документе должно соответствовать закону.

Важным признаком юридического документа является его вовлеченность в процесс

Механизм правового регулирования — это совокупность юридических средств, в том числе и юридических документов, которые сопутствуют всем стадиям правового регулирования.

Особую роль в механизме правового регулирования, безусловно, играет закон.

Такой признак, как вовлеченность в процесс правового регулирования, позволяет признать в качестве юридических документов различные виды письменных доказательств, документов личного характера (например, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о заключении брака). Правила их оформления и подготовки регламентируются нормативными правовыми актами.

Одним из признаков юридических документов является соответствие юридического документа определенным требованиям, к которым относят:

• • ясность;
• • авторитарность;
• • своевременность;
• • полноту.

Особые требования предъявляются к закону, среди которых:

• • точность;
• • определенность формы (формальная определенность);
• • ясность и доступность языка изложения;
• • конкретность и полнота регулирования соответствующей сферы общественных отношений;
• • унификация и типизация структуры и формы.

Многие юридические документы наделяют своих адресатов соответствующими правами и обязанностями, но этот признак не является общим для всей совокупности подобных документов. Есть и такие документы, которые служат для фиксации определенного процесса (служебные записки, протоколы), подтверждают определенный факт (нотариально заверенная копия), или даже устанавливают поражение в правах (приговор суда о лишении специального права, об ограничении свободы, принудительных работах).

Признак передачи информации, содержащейся в правовом документе, во времени и в пространстве, напротив, слишком расширяет объем понятия, поскольку не только юридические документы передают информацию во времени и в пространстве. Поэтому данный признак необходимо рассматривать в совокупности с другими, например признаком вовлеченности в правовое регулирование.

Важным функциональным признаком значительного ряда юридических документов является их необходимость как средства укрепления законности и правопорядка. Законность понимается чаще всего как неукоснительное исполнение всеми субъектами правоотношений действующего законодательства, представляющего собой не что иное, как совокупность юридических документов, которые могут выступать в качестве средства обеспечения законности и правопорядка. В свою очередь, правопорядок определяется в виде основанной на праве и сложившейся в результате осуществления принципов законности упорядоченности общественных отношений, выражающейся в правомерном поведении их участников.

Выделение всех вышеперечисленных признаков позволяет понимать юридический документ как в широком, так и в узком смысле. В широком смысле юридический документ — это имеющий юридическое значение документ, вовлеченный в процесс правового регулирования и правоприменения посредством практической деятельности участников правовых отношений.

Данное определение позволяет относить к этой категории даже такие письменные доказательства, которые не являются процессуальными и могут составляться вне юридического процесса, в том числе и незаконные (принятые с нарушением установленных требований, превышением полномочий или поддельные).

В узком смысле юридический документ — это имеющий юридическое значение и соответствующий определенным требованиям документ, созданный в процессе юридической деятельности участниками правовых отношений.